Размер:
AAA
Цвет: CCC
Изображения Вкл.Выкл.
Обычная версия сайта
Поиск

Распоряжение Администрации города Кургана от 14.02.2012 № 8-р Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах


Тема:  020.010.000 Администрация города
Тип:  РАСПОРЯЖЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА
Подготовлен в подразделении:  АГ ОТДЕЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Номер:  8-р
Дата:  14.02.2012
Статус:  Действует
Отменяемые документы:
РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрация города Кургана от 12.08.2005 N 16-р Об утверждении Инструкции по делопроизводству
РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрация города Кургана от 22.01.2009 N 1-р О внесении изменений в распоряжение Руководителя Администрации города Кургана от 12.08.2005г. №16-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»
Вносились изменения:
Администрация города Кургана от 24.06.2015 N 48-р О внесении изменений и дополнений в распоряжение Администрации города Кургана от 14 февраля 2012 года № 8-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»
Администрация города Кургана от 24.07.2015 N 62-р О внесении изменений и дополнения в распоряжение Администрации города Кургана от 14 февраля 2012 года № 8-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»
Администрация города Кургана от 20.05.2016 N 86-р О внесении изменений в распоряжение Администрации города Кургана от 14 февраля 2012 года № 8-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»

Скачать документ в формате Microsoft Word

Российская Федерация

Курганская область

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА

от «_14_»_______февраля 2012________ г. N___8-р___

Курган

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Кургана и ее органах

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации города Кургана и ее органах:

  1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах (далее - Инструкция) согласно приложению к настоящему распоряжению.

  2. Руководителям органов, структурных подразделений Администрации города Кургана обеспечить соблюдение Инструкции.

  3. Признать утратившими силу:

    • распоряжение Руководителя Администрации города Кургана от 12 августа 2005 года № 16-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

    • распоряжение Руководителя Администрации города Кургана от 22 января 2009 года № 1-р «О внесении изменений в распоряжение Руководителя Администрации города Кургана от 12.08.2005г. №16-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству».

    • Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на управляющую делами Администрации города Кургана Румянцеву Н.А.

    • Руководитель Администрации

      города Кургана А.Г. Якушев

      Мельникова Л.А.

      41-74-94

      Приложение

      к распоряжению

      Администрации города Кургана

      от ____14.02.2012___ г. № _8-р_

      «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»

      ИНСТРУКЦИЯ

      по делопроизводству

      в Администрации города Кургана и ее органах

      РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

      1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности Администрации города Кургана и ее органах документов, способствует совершенствованию делопроизводства Администрации города Кургана и ее органов и повышению эффективности.

      2. Инструкция разработана в соответствии со следующими законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Курганской области, Курганской городской Думы и Администрации города Кургана:

          1. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

          2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

          3. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

          4. постановление Правительства Курганской области от 24 августа 2009 г. № 480 «Об утверждении правил делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области»;

          5. указ Губернатора Курганской области от 05 марта 2011 г. № 72»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Курганской области»;

          6. приказ Комитета по управлению архивами Курганской области от 27 мая 2010 г. № 36 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Курганской области»;

          7. решение Курганской городской Думы от 04 июля 2001 г. № 80 «О гербе муниципального образования города Курган»;

          8. распоряжение Администрации города Кургана от 31 августа 2010 г. № 36-р «О Регламенте Администрации города Кургана».

      1. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Администрации города Кургана и ее органах обеспечивают выполнение требований Инструкции.

      2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в соответствии с Инструкцией об организации работы по рассмотрению обращений и приему граждан в Администрации города Кургана и ее органах, утвержденной распоряжением Администрации города Кургана.

      3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

      4. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

      5. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации города Кургана осуществляет отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана, в органах - отделы, сектор документационного обеспечения органов Администрации города Кургана.

      6. По вопросам организации делопроизводства отделы документационного обеспечения Администрации города Кургана и ее органов взаимодействуют со структурными подразделениями Администрации города Кургана и ее органов, с муниципальными учреждениями.

      7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях и органах возлагается на соответствующих руководителей структурных подразделений и органов Администрации города Кургана.

      8. Руководители структурных подразделений Администрации города Кургана и ее органов определяют ответственного за работу с документами в структурном подразделении Администрации города Кургана, ее органе (далее - служба делопроизводства Администрации города Кургана, ее органа).

      9. Передача копий документов Администрации города Кургана представителям средств массовой информации для официального опубликования в СМИ осуществляется управлением по информационной политике и связям с общественностью аппарата Главы города Кургана на основании представленных документов отделом, сектором документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа. Передача указанных копий документов в обязательном порядке согласуется с управляющим делами Администрации города Кургана.

      10. При работе с документами, поступившими в Администрацию города и ее органы зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить поправки и делать пометки в подлиннике (оригинале) документа.

      11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники структурных подразделений Администрации города Кургана и ее органов обязаны передать все находящиеся у них документы в службу делопроизводства, отделы, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана и ее органов, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа. При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту (образец оформления акта приема-передачи документов приведен в приложении 18 к настоящей Инструкции).

      12. Работники структурных подразделений Администрации города Кургана и ее органов несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

      13. Учет и регистрация документов в Администрации города Кургана и ее органах ведется с использованием автоматизированной системы управления (далее - АСУ).

      РАЗДЕЛ II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

      1. В настоящей Инструкции используются термины, определения, которые установлены Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 27 февраля 1998 года № 28, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года № 65-ст, Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области, утвержденными постановлением Правительства Курганской области от 24 августа 2009 года № 480.

      2. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

        1. автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

        2. бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

        3. вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

        4. внутренний документ - документ, созданный в Администрации города Кургана и ее органе, используемый в текущей деятельности Администрации города Кургана и ее органа;

        5. дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации города Кургана и ее органа;

        6. деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый Администрацией города Кургана и ее органом, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

        7. делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации города Кургана и ее органе;

        8. документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации города Кургана и ее органа;

        9. документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

        10. документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

        11. заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

        12. запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа;

        13. копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

        14. номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации города Кургана и ее органе, с указанием сроков их хранения;

        15. муниципальный правовой акт муниципального образования города Кургана - решение, принятое непосредственно населением города Кургана по вопросам местного значения, либо решение, принятое органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления по вопросам местного значения, по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными и областными законами, а также по иным вопросам, отнесенным Уставом муниципального образования города Кургана в соответствии с федеральными законами к полномочиям органов местного самоуправления и (или) должностных лиц местного самоуправления, документально оформленные, обязательные для исполнения на территории города Кургана, устанавливающие либо изменяющие общеобязательные правила или имеющие индивидуальный характер;

        16. нормативный правовой акт города Кургана - официальный письменный документ, принятый органом местного самоуправления города Кургана в порядке, установленном решением Курганской городской Думы от 21 декабря 2005 г. № 322 «Об утверждении Положения о муниципальных правовых актах города Кургана», в пределах его компетенции, устанавливающий, изменяющий или отменяющий правовые нормы (правила поведения), обязательные для исполнения на территории города Кургана неопределенным кругом лиц, рассчитанные на неоднократное применение;

        17. ненормативный (индивидуальный) правовой акт - официальный письменный документ, принятый (изданный) в порядке, установленном решением Курганской городской Думы от 21 декабря 2005 г. № 322 «Об утверждении Положения о муниципальных правовых актах города Кургана», органом местного самоуправления или должностным лицом местного самоуправления, носящий индивидуальный характер и связанный с конкретными правоотношениями;

        18. обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

        19. объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

        20. оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

        21. подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

        22. протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаниях;

        23. пустая строка - строка, не содержащая символы, с параметрами шрифта основного текста;

        24. регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

        25. реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

        26. «служба делопроизводства» - структурное подразделение Администрации города Кургана и ее органа, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

        27. служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Администрации города Кургана;

        28. служебная переписка - различные виды официальных документов (деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное сообщение) информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Администрации города Кургана и ее органов, органов власти, организаций и граждан;

        29. телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

        30. телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети;

        31. телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

        32. унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

        33. факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

        34. формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

        35. шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

        36. экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав муниципального Архивного фонда города Кургана;

        37. электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

        38. электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

        39. юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

      РАЗДЕЛ III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

      В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА И ЕЕ ОРГАНАХ

      Глава 1. Бланки документов

      1. Документы, создаваемые в Администрации города Кургана и ее органах, оформляются на бланках.

      Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

      Допускается оформление документов на бумаге формата А3 (297х420) и А6 (105х148). Выбор формата бумаги зависит от вида и объема документа.

      При подготовке документов в Администрации города Кургана и ее органах используются электронные шаблоны бланков документов, расположенные в папке (F:\SHABLON) на файловом сервере в сети Администрации города Кургана.

      1. Шаблоны бланков (унифицированные формы документов) размещаются:

              1. бланки муниципальных правовых актов - в папке F:\SHABLON\Правовые акты;

              2. бланки писем Администрации города Кургана, ее органов и ее структурных подразделений - в папке F:\SHABLON\Угловые штампы;

              3. бланк резолюции Руководителя Администрации города Кургана, руководителей органов и управляющего делами Администрации города Кургана, бланк поручения Руководителя Администрации города Кургана - в папке F:\SHABLON\Резолюции.

      1. В Администрации города Кургана и ее органах применяются следующие виды бланков:

        1. бланк постановления Администрации города Кургана;

        2. бланк распоряжения Администрации города Кургана;

        3. бланки писем Администрации города Кургана, ее органа и структурного подразделения;

        4. бланк поручения Руководителя Администрации города Кургана;

        5. бланки приказов органа Администрации города Кургана;

        6. бланки резолюций: «Руководитель Администрации города Кургана», «Первый заместитель Руководителя Администрации города Кургана, директор Департамента развития городского хозяйства»; «Заместитель Руководителя Администрации города Кургана, директор Департамента жилищно-коммунального хозяйства и строительства»; «Заместитель Руководителя Администрации города, директор Департамента экономического развития, предпринимательства и торговли»; «Заместитель Руководителя Администрации города Кургана, директор Департамента социальной политики»; «Заместитель Руководителя Администрации города Кургана, директор Департамента финансов»; «Управляющий делами Администрации города Кургана», «Председатель Комитета архитектуры и градостроительства Администрации города Кургана» - оформляются на формате А5 (148х210), А6 (105х148) и используются должностными лицами Администрации города Кургана и ее органов для внутренней переписки, оформления поручений и ответов на поручения Руководителя Администрации города Кургана.

      Образцы бланков приведены в приложении 1 к настоящей Инструкции.

      1. Письма оформляются на бланках. Необходимость бланков писем структурных подразделений в Администрации города Кургана определяет управляющий делами, в органе Администрации города Кургана - руководитель органа Администрации города Кургана.

      Глава 2. Реквизиты документов

      1. В Администрации города Кургана и ее органах установлен следующий состав реквизитов документов:

      1. герб города Кургана;

      2. наименование - Администрация города Кургана;

      3. должность лица, подписавшего документ;

      4. подпись должностного лица;

      5. вид документа;

      6. место составления (издания) документа;

      7. справочные данные об Администрации города Кургана;

      8. адресат;

      9. дата документа;

      10. регистрационный номер документа;

      11. наименование документа;

      12. текст документа;

      13. ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

      14. отметка о наличии приложений;

      15. гриф согласования;

      16. гриф утверждения;

      17. виза;

      18. оттиск печати;

      19. отметка о заверении копии;

      20. отметка об исполнителе;

      21. указания по исполнению документа;

      22. отметка о контроле документа;

      23. отметка об исполнении документа;

      24. отметка о конфиденциальности;

      25. идентификатор электронной копии документа;

      26. электронная цифровая подпись.

      Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

      1. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Администрацию города Кургана, отметки «Срочно», «Подлежит возврату», «Контроль».

      2. При подготовке документов необходимо руководствоваться в т.ч. Правилами оформления реквизитов документов (приложение 2 к настоящей Инструкции).

      Глава 3. Подготовка и оформление правовых актов

      Администрации города Кургана

      § 1. Общие положения

      1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Администрации города Кургана осуществляется в соответствии с положениями следующих правовых актов:

      1. Закон Курганской области от 8 октября 2004 года №444 «О нормативных правовых актах Курганской области»;

      2. решение Курганской городской Думы от 21 декабря 2005 г. № 322 «Об утверждении Положения о муниципальных правовых актах города Кургана»;

      3. распоряжение Администрации города Кургана от 10.03.2011 № 15-р «О внедрении системы электронного документооборота «Naumen DMS» в Администрации города Кургана, ее органах, структурных подразделениях и подведомственных учреждениях и утверждении Регламента работы с правовыми актами Администрации города Кургана, кроме правовых актов, утверждающих муниципальные контракты, договоры, соглашения, в системе электронного документооборота «Naumen DMS» в Администрации города Кургана, ее органах, структурных подразделениях и подведомственных учреждениях»;

      4. распоряжение Администрации города Кургана от 03.05.2011 № 26-р «Об утверждении Регламента работы с правовыми актами Администрации города Кургана, утверждающими муниципальные контракты, договоры, соглашения, Разрешения на ввод в эксплуатацию в системе электронного документооборота «Naumen DMS» в Администрации города Кургана, ее органах, структурных подразделениях и подведомственных учреждениях».

      § 2. Подготовка и оформление проектов

      постановлений и распоряжений

      1. Подготовка и внесение проектов постановлений и распоряжений Администрации города Кургана осуществляется разработчиками проекта в соответствии с действующим Регламентом Администрации города Кургана. Работа специалистов с проектами правовых актов осуществляется с использованием системы электронного документооборота «Naumen DMS».

      2. Постановления и распоряжения Администрации города Кургана и приложения к ним печатаются шрифтом Times New Roman размером №14 через 1 межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм). Левое поле - 2,5 см., правое, верхнее и нижнее - 2,0 см.

      3. Для постановлений и распоряжений Администрации города устанавливаются следующие реквизиты:

      1. в верхней части по центру отдельной строкой указываются слова «Российская Федерация» шрифтом Times New Roman размером № 12;

      2. ниже по центру отдельной строкой указываются слова «Курганская область» шрифтом шрифтом Times New Roman размером № 12;

      3. ниже по центру помещается герб города Кургана в черно-белом (монохромном) воспроизведении;

      4. ниже по центру отдельной строкой указываются слова «АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА» прописными буквами шрифтом Times New Roman размером № 14;

      5. ниже по центру указывается наименование вида документа - «ПОСТАНОВЛЕНИЕ» либо «РАСПОРЯЖЕНИЕ» прописными буквами полужирным шрифтом Times New Roman размером № 14;

      6. ниже по центру указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера;

      7. ниже по центру указывается место составления (издания) документа «Курган» шрифтом Times New Roman размером № 12;

      8. ниже по центру располагается название правового акта (далее - заголовок).

      Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 4 пустыми строками, печатается через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Пишется с прописной буквы размером шрифта основного текста и отвечает на вопрос «О чем (о ком) издан правовой акт?». Точка в конце заголовка не ставится.

      В заголовке правового акта о внесении изменений или дополнений в действующие муниципальные правовые акты необходимо указывать дату регистрации, регистрационный номер и заголовок конкретного правового акта, в который вносятся изменения или дополнения.

      Например:

      О внесении изменений и дополнений в постановление

      Администрации города Кургана от 06 октября 2006 года № 5972

      «О межведомственной комиссии по регулированию рынка транспортных услуг в городе Кургане»

      Заголовок постановления, распоряжения должен совпадать с наименованием карточки документа в системе электронного документооборота «Naumen DMS».

      1. ниже через две пустые строки по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается текст шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1 межстрочный интервал;

      2. ниже через две пустые строки, указывается подпись, которая состоит из слов «Руководитель Администрации города Кургана» и инициалов имени, отчества и фамилии Руководителя Администрации города Кургана. Слова «Руководитель Администрации города Кургана» печатаются в две строки. От границы левого поля печатаются слова «Руководитель Администрации», а слова «города Кургана» центрируется относительно этих слов. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Все составные части реквизита печатаются размером шрифта основного текста через 1 межстрочный интервал.

      Руководитель Администрации города Кургана подписывает постановления и распоряжения Администрации города Кургана на бумажном носителе собственноручно, применение факсимиле не допускается;

      1. на лицевой стороне последнего листа постановления, распоряжения (после подписи Руководителя Администрации города Кургана) в нижнем углу от левой границы проставляются в две строки размером шрифта №10 фамилия, инициалы имени, отчества исполнителя и номер его телефона;

      2. на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) распечатывается полная история обработки данного документа (информационный лист из системы).

      1. Текстовая часть муниципального правового акта может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

      Преамбула муниципального правового акта содержит разъяснение его целей, мотивов, оснований его принятия со ссылкой на законодательство и может состоять из абзацев. Включение в преамбулу положений нормативного характера не допускается.

      Преамбула в проектах постановления Администрации завершается словами «Администрация города Кургана п о с т а н о в л я е т:». Последнее слово печатается полужирным шрифтом и разряженным интервалом. Не допускается использование пробелов при создании интервала.

      Структура правовых актов Администрации города Кургана может состоять из пунктов, которые при необходимости объединяются в параграфы, главы, разделы. Разделы правовых актов Администрации города Кургана должны иметь нумерацию римскими цифрами с точкой. Главы, параграфы правовых актов Администрации города Кургана должны иметь нумерацию арабскими цифрами с точкой.

      Разделы, главы, параграфы правовых актов Администрации города Кургана обозначаются соответственно словами «Раздел», «Глава», символом «§» должны иметь названия без точки, которые выравниваются по центру.

      Заголовки разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

      Например:

      РАЗДЕЛ VI. ОСНОВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

      Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

      Например:

      Глава 1. Общие положения

      Параграф обозначается знаком «§», имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

      Например:

      § 1. Мероприятия по противопожарной безопасности

      В зависимости от содержания раздел, глава и параграф могут подразделяться на пункты, подпункты, абзацы.

      Пункт может состоять из подпунктов, пронумерованных в пределах данного пункта арабскими цифрами со скобкой без точки. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой.

      Подпункты следуют после двоеточия через точку с запятой. В конце последнего подпункта ставится точка.

      Например:

      3. Порядок получения консультаций (справок) об исполнении муниципальной услуги «Финансирование капитального ремонта многоквартирных домов в городе Кургане»:

      1. консультации (справки) по вопросу финансирования капитального ремонта многоквартирных домов в городе Кургане предоставляются специалистами Департамента;

      2. консультации предоставляются при личном обращении гражданина, индивидуального предпринимателя или представителя юридического лица посредством почтовой связи, телефона или электронной почты.

      Пункт, подпункт, абзац начинаются с абзацного отступа. Пункт, подпункт включают один или несколько абзацев, не имеющих названия.

      Абзацы могут обозначаться дефисами и заканчиваются точкой с запятой, за исключением последнего абзаца, заканчивающегося точкой. Обозначение абзацев другими символами, кроме дефисов, не допускается.

      Например:

      1. Требования, предъявляемые к задачам целевой программы:

        • специфичность (цели должны соответствовать компетенции исполнителей целевой программы);

        • достижимость (цели должны быть потенциально достижимы).

      Разделы, главы, параграфы, пункты должны иметь единую сквозную нумерацию. Не допускается отдельная нумерация пунктов каждого раздела, главы или параграфа. Подпункты каждого пункта нумеруются отдельно.

      В исключительных случаях при внесении изменений и (или) дополнений в виде самостоятельного пункта допускается нумерация пункта со знаками 1,2,3 , оформленных надстрочным шрифтом.

      Приложения к постановлениям, распоряжениям Администрации города Кургана оформляются на отдельных листах бумаги формата А4 - А3.

      Размеры полей, шрифты и интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений Администрации города Кургана.

      Если в тексте постановления, распоряжения Администрации города Кургана дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на постановление, распоряжение Администрации города Кургана и указывается наименование.

      Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля, печатаются через один межстрочный интервал и ограничиваются правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без указания знака «№», при ссылках на приложения в тексте знак «№» также не указывается.

      Например:

      Приложение 2

      к постановлению

      Администрации города Кургана

      от _______________ г. № _______

      «Об утверждении состава комиссии»

      Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру. Заголовок приложения должен быть идентичен названию приложения в постановляющей части муниципального правового акта.

      Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК).

      Все списки и составы комиссий оформляются в алфавитном порядке по фамилии.

      Заголовок приложения располагается через три-четыре пустые строки от даты, номера акта и наименования, а от текста приложения - двумя пустыми строками.

      При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки выравниваются по центру (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов выделяются полужирным шрифтом.

      Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

      Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

      Правила оформления таблиц приведены в приложении 3 к настоящей Инструкции.

      Муниципальный правовой акт имеет сквозную нумерацию, начиная со второго листа, включая приложения. Первый лист документа, выполненный на бланке, включается в общую нумерацию, но номер на нем не проставляется.

      Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля начиная со второй страницы без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов и знаков тире. Номера страниц печатаются размером шрифта №10-12.

      При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой как верхний индекс. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

      На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

      В конце приложения после текста через 2 пустые строки по центру ставится прямая черта.

      Даты в текстах муниципальных правовых актах оформляются либо словесно - цифровым способом в следующей последовательности - число (с добавлением нуля в однозначном числе перед цифрой), месяц (словом), год (обозначенный четырьмя цифрами) с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы с точкой (например - 01 июля 2012 г.), либо цифровым способом в следующей последовательности - число (с добавлением нуля в однозначном числе перед цифрой), месяц (обозначается двумя цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами) с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы с точкой (например - 01.10.2011 г.).

      Образец оформления проекта постановления Администрации города Кургана приведен в приложении 4 к настоящей Инструкции.

      Образец оформления приложения к постановлению Администрации города Кургана приведен в приложении 5 к настоящей Инструкции.

      Образец оформления проекта распоряжения Администрации города Кургана приведен в приложении 6 к настоящей Инструкции.

      1. Распоряжения по личному составу Администрации города Кургана готовятся, печатаются и регистрируются в отделе муниципальной службы и кадров.

      Образец оформления проекта распоряжения по личному составу Администрации города Кургана приведен в приложении 7 к настоящей Инструкции.

      1. Ответственность за соответствие документов, указанных в настоящем разделе, а также за содержание файлов Word и PDF в системе электронного документооборота «Naumen DMS» несет автор проекта правового акта.

      § 3. Организация работы по регистрации и рассылке муниципальных правовых актов

      1. Подписанные Руководителем Администрации города постановления и распоряжения Администрации города передаются для дальнейшей обработки в отдел документационного обеспечения, отдел муниципальной службы и кадров. Правовые акты, содержащие государственную тайну, регистрируются, тиражируются и рассылаются отделом мобилизационной работы.

      2. Датой регистрации муниципального правового акта является дата его подписания.

      Дата муниципального правового акта проставляется специалистами отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана при регистрации документа. Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

      Даты в постановлениях, распоряжениях оформляются словесно-цифровым способом в следующей последовательности - число (цифрами), месяц (словом), год (цифрами) с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы с точкой (например: 10 мая 2012 г.). Если число месяца или порядковый номер месяца в году является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль (например: 05 мая 2012 г.).

      Даты на приложении к постановлению, распоряжению могут оформляться цифровым способом в следующей последовательности - число (с добавлением нуля в однозначном числе перед цифрой), месяц (обозначается двумя цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами) с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы с точкой (например: 01.10.2012 г.).

      1. Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматизированном режиме в пределах календарного года, например, № 52.

      В Администрации города Кургана подлежат регистрации 3 вида постановлений и 5 видов распоряжений. В целях улучшения поисковой системы каждому виду постановления и распоряжения присвоен свой «литер»:

      • постановления Администрации города Кургана;

      регистрируются без литера

      • постановления Администрации города Кургана по заключению договоров бесплатной передачи жилого помещения в собственность граждан;

      N… - п

      • постановления Администрации города Кургана по заключению договоров социального или специализированного найма муниципального жилищного фонда;

      N … - н

      • распоряжения Администрации города Кургана по вопросам организации работы Администрации города Кургана;

      N … - р

        • распоряжения Администрации города Кургана по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации; изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы, учебные отпуска);

      N … - л

      • распоряжения Администрации города Кургана по личному составу (ежегодные очередные оплачиваемые, дополнительные оплачиваемые отпуска, дисциплинарные взыскания, объявление рабочего дня, предоставление дня отдыха, командировки);

      N… - л - 1

      • распоряжения Администрации города Кургана по регулированию трудовых отношений с руководителями муниципальных предприятий, учреждений (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации; изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы, учебные отпуска);

      N … - м

      • распоряжения Администрации города Кургана по регулированию трудовых отношений с руководителями муниципальных предприятий, учреждений (ежегодные очередные оплачиваемые, дополнительные оплачиваемые отпуска, дисциплинарные взыскания, объявление рабочего дня, предоставление дня отдыха, командировки).

      N… - м - 1

      Постановления Администрации города Кургана по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, постановления Администрации города Кургана по заключению договоров бесплатной передачи жилого помещения в собственность граждан, постановления Администрации города Кургана по заключению договоров социального или специализированного найма муниципального жилищного фонда, распоряжения Администрации города Кургана по вопросам организации работы Администрации города Кургана - регистрируются в отделе документационного обеспечения Администрации города, распоряжения по личному составу - в отделе муниципальной службы и кадров.

      Датой распорядительных документов является дата их подписания.

      Внесение каких-либо исправлений в принятые распорядительные документы строго запрещено.

      1. Копии правовых актов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, оформленным в соответствии с распоряжением Администрации города Кургана от 10.03.2011 № 15-р «О внедрении системы электронного документооборота «Naumen DMS» в Администрации города Кургана, ее органах, структурных подразделениях и подведомственных учреждениях и утверждении Регламента работы с правовыми актами Администрации города Кургана, кроме правовых актов, утверждающих муниципальные контракты, договоры, соглашения, в системе электронного документооборота «Naumen DMS» в Администрации города Кургана, ее органах, структурных подразделениях и подведомственных учреждениях» и заверяются печатью «Отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана».

      2. Подлинники правовых актов Администрации города Кургана хранятся в архиве отдела документационного обеспечения Администрации города 5 лет, после чего передаются на постоянное хранение в муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Кургана». Подлинники правовых актов по личному составу хранятся в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и организаций, с указанием сроков хранения (приложение к Приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558) 75 лет в архиве Администрации города Кургана.

      Глава 4. Подготовка и оформление отдельных видов документов в Администрации города Кургана

      § 4. Приказ

      1. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения органов Администрации города Кургана на основании указаний руководителя органа. Работа специалистов с проектами приказов осуществляется с использованием системы электронного документооборота «Naumen DMS».

      2. Для приказов органов устанавливаются следующие реквизиты:

        1. в верхней части по центру отдельной строкой указываются слова «Российская Федерация» шрифтом Times New Roman размером № 12;

        2. ниже по центру отдельной строкой указываются слова «Курганская область» шрифтом шрифтом Times New Roman размером № 12;

        3. ниже по центру помещается герб города Кургана в черно-белом (монохромном) воспроизведении;

        4. ниже по центру отдельной строкой указываются слова «АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА» прописными буквами шрифтом Times New Roman размером № 14;

        5. ниже по центру отдельной строкой указывается наименование органа Администрации города Кургана - «ДЕПАРТАМЕНТ …», «КОМИТЕТ …» прописными буквами шрифтом Times New Roman размером № 14;

        6. ниже по центру указывается наименование вида документа - «ПРИКАЗ» прописными буквами полужирным шрифтом Times New Roman размером № 14 в разрядку;

        7. ниже по центру указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера;

        8. ниже по центру указывается место составления (издания) документа «Курган» шрифтом Times New Roman размером № 12;

        9. ниже по центру располагается заголовок. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал;

        10. ниже через две пустые строки по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст размером шрифта №14;

        11. ниже через три пустые строки указывается подпись. Подпись состоит из слов «Заместитель Руководителя Администрации города, директор Департамента…» или «Председатель Комитета…», инициалов имени, отчества и фамилии руководителя органа.

      Слова «Заместитель Руководителя Администрации города, директор Департамента…» или «Председатель Комитета…» печатаются в три-четыре строки через 1 межстрочный интервал.

      Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Все составные части реквизита печатаются размером шрифта основного текста;

        1. ниже слева указываются фамилия, инициалы имени, отчества исполнителя приказа размером шрифта №10;

        2. ниже слева указывается номер телефона исполнителя размером шрифта №10.

      1. На оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа распечатывается полная история обработки данного документа (информационный лист из системы).

      2. Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной части.

      В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «Во исполнение». Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

      Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами в разрядку.

      Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

      Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения департамента или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

      Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка.

      В текст приказа не включается пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

      Образец оформления приказа приведен в приложении 8 к настоящей Инструкции.

      Приложения к приказам оформляются аналогично приложениям к постановлению (распоряжению) Администрации города.

      § 5. Протокол заседания (совещания)

      1. Протокол заседания (совещания) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

      2. В Администрации города Кургана протоколы заседания (совещания) могут издаваться в краткой форме и полной.

      3. Текст полного протокола заседания (совещания) состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

      Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

      Если в заседании (совещании) принимают участие представители органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

      Вводная часть протокола заседания (совещания) заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

      Основная часть протокола заседания (совещания) состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

      СЛУШАЛИ:

      ВЫСТУПИЛИ:

      ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

      В разделе протокола заседания (совещания) «СЛУШАЛИ» приводятся: фамилия и инициалы докладчика, должность, наименование темы, содержание доклада, информации, отчета. Фамилия и инициалы докладчика пишутся в именительном падеже. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку «Текст доклада прилагается».

      В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются: фамилии, инициалы и должности лиц, принявших участие в обсуждении и выработке решения, краткое содержание их выступления. При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику.

      В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За - ..., против - ..., воздержалось - ...».

      Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола заседания (совещания) или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается».

      1. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

      2. В Администрации города Кургана протоколы заседания (совещания) могут издаваться в краткой форме, при которой фиксируется только принятое по вопросу решение.

      3. Текст краткого протокола заседания (совещания) состоит из двух частей. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

      Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы.

      Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

      Присутствовали:

      Заместители Руководителя Администрации - Фамилия И.О.

      - Фамилия И.О.

      Заместитель директора Департамента финансов - Фамилия И.О.

      Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

      В основной части протокола заседания (совещания) указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

      Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается размером шрифта №14 и выравнивается от границы левого поля.

      Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

      1. Протокол заседания (совещания) подписывается председательствующим после заседания и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

      2. Протоколам заседания (совещания) присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы аппаратных совещаний, протоколы координационных, экспертных советов и других совещательных органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

      3. Копии протоколов заседания (совещания) при необходимости рассылаются заинтересованным органам местного самоуправления, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения Администрации города, ее органа, подготовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заседаний (совещаний) заверяются печатью отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа.

      4. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов заседаний (совещаний), которые заверяются печатью отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана.

      5. Протоколы заседания (совещания) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

      1. вид документа - ПРОТОКОЛ (слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру);

      2. вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

      3. место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте, печатается через две пустые строки после реквизита «вид заседания (совещания)», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

      4. дата и номер протокола заседания (совещания) - дата оформляется словесно - цифровым способом и печатается через пустую строку ниже предыдущего реквизита; номер обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы;

      5. основная часть протокола заседания (совещания) печатается через один межстрочный интервал;

      6. подпись председательствующего отделяется от текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия);

      7. наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

      8. подпись секретаря отделяется от подписи председательствующего двумя пустыми строками и включает наименование должности, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

      1. Образец оформления полного протокола заседания (совещания) приведен в приложении 9 к настоящей Инструкции.

      2. Образец оформления краткого протокола заседания (совещания) приведен в приложении 10 к настоящей Инструкции.

      § 6. Порядок оформления поручений Руководителя Администрации города Кургана

      1. Поручения Руководителя Администрации города Кургана оформляются на бланке поручения Руководителя Администрации города Кургана отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана.

      2. Для бланка поручения Руководителя Администрации города Кургана устанавливается следующий состав реквизитов:

      1. в верхней части по центру помещается герб города Кургана;

      2. ниже по центру отдельной строкой указываются слова «Руководитель Администрации города Кургана», которые выделяются полужирным шрифтом №18;

      3. ниже по центру отдельной строкой указываются фамилия, инициалы имени, отчества Руководителя Администрации города Кургана, которые выделяются полужирным шрифтом №20;

      4. ниже по центру отдельной строкой указывается слово «Поручение» и регистрационный номер, которые выделяются полужирным шрифтом №18;

      5. ниже по центру отдельной строкой указывается дата оформления поручения, которые печатаются размером шрифта №8;

      6. ниже отдельной строкой указываются слова «Основной исполнитель» (печатается размером шрифта №12) и фамилия, инициалы имени, отчества основного исполнителя (печатаются полужирным шрифтом размером №18);

      7. ниже отдельной строкой указываются слова «Соисполнители» (печатается размером шрифта №12) и фамилии, инициалы имен, отчеств соисполнителей (печатаются полужирным шрифтом размером №18);

      8. ниже по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст содержания поручения размером шрифта №12-14;

      9. ниже указываются слова «Срок представления доклада об исполнении:» (печатаются размером шрифта №12) и дата представления доклада об исполнении (печатается полужирным шрифтом №14);

      10. ниже указываются слова «Доклад об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана представить в отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана.», которые печатаются с абзацного отступа по ширине страницы размером шрифта №11;

      11. ниже справа указываются инициалы имени, отчества и фамилия Руководителя Администрации города, Кургана которые печатаются полужирным шрифтом №14.

      1. Если поручение Руководителя Администрации города Кургана дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является основным исполнителем и несет ответственность за сроки и качество его исполнения, организует работу по исполнению поручения Руководителя Администрации города Кургана и подготовке доклада об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана.

      2. Руководителю Администрации города Кургана направляется доклад об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана, который подписывается основным исполнителем и согласовывается со всеми соисполнителями. Доклад об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана согласовывается с соисполнителями в течение рабочего дня. Согласование оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы соисполнителей проставляются в докладе об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана ниже визы основного исполнителя.

      3. При оформлении поручения Руководителя Администрации города Кургана указываются конкретные сроки исполнения (календарная дата), устанавливаемые с учетом возможности реализации поручения Руководителя Администрации города Кургана в указанные сроки и в полном объеме.

      4. Поручение Руководителя Администрации Кургана визируется управляющим делами.

      5. Поручениям Руководителя Администрации Кургана присваивается регистрационный номер в системе электронного документооборота с добавлением букв ПР, например, №ПР-1-17/255.

      6. Подписанные поручения Руководителя Администрации города Кургана в соответствии с его резолюцией тиражируются исполнителям.

      Образец оформления поручения Руководителя Администрации города Кургана приведен в приложении 11 настоящей Инструкции.

      § 7. Порядок оформления служебных писем

      1. Служебные письма Администрации города Кургана и ее органов готовятся:

      • как доклады о выполнении поручений Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области;

      • как доклады органов и структурных подразделений Администрации города Кургана на поручения Руководителя Администрации города Кургана;

      • как исполнение поручений Руководителя Администрации города Кургана по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации города Кургана и ее органов;

      • как сопроводительные письма к проектам решений Курганской городской Думы, проектам муниципальных правовых актов;

      • как ответы на запросы различных организаций, предприятий и граждан;

      • как инициативные письма.

      1. Различают следующие служебные письма:

        1. письмо-просьба - письмо, которое выражает просьбу о выполнении какого- либо действия, например: «В связи с ... просим подтвердить...», «Прошу сообщить...»;

        2. письмо-запрос - письмо, которое выражает просьбу о предоставлении информации;

        3. письмо-ответ - письмо, которое содержит ответ на письмо-просьбу, письмо- запрос, например: «Сообщаем Вам, что...», «Подтверждаем получение...», «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена...», «В ответ на Ваш запрос Администрация города сообщает…». При подготовке письма-ответа необходимо предоставить ответ по каждому пункту письма-запроса;

        4. инициативное письмо - письмо, создающееся по инициативе Руководителя Администрации Кургана, руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана;

        5. сопроводительное письмо - письмо, которое подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей с указанием цели их направления. Например: «Направляем Вам...», «Высылаем запрошенные Вами...». Указанный вид письма обязательно имеет отметку о наличии приложения;

        6. письмо-извещение - письмо, которое содержит какое-либо сообщение, например: «Сообщаем Вам о...», «Извещаем Вас, что...», «Ставим Вас в известность...»;

        7. письмо-напоминание - письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату, например: «Напоминаем Вам, что...», «Вторично сообщаем...». В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

        8. письмо-подтверждение - письмо, которое подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора, например: «Подтверждаем получение...». Письма-подтверждения заканчиваются словами благодарности, просьбой, замечаниями или предложениями;

        9. циркулярные письма - письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в нижестоящие, например: «В целях...», «В соответствии с...», «Во исполнение...».

      1. Сроки подготовки писем-ответов устанавливаются резолюцией Руководителя Администрации Кургана, руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

      2. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Руководителя Администрации Кургана, руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана.

      3. Сроки подготовки инициативных писем определяются Руководителем Администрации города Кургана, руководителями органов Администрации города Кургана, управляющим делами Администрации города Кургана.

      4. Проекты служебных писем Администрации города Кургана подготавливаются структурными подразделениями Администрации города Кургана, руководителями органов Администрации города Кургана по поручению Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Руководителя Администрации Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана и оформляются на бланке писем Администрации города Кургана. Письма, которые подписывает руководитель органа Администрации города Кургана от имени Департамента и Комитета, оформляются на бланках органа Администрации города Кургана, письма, которые подписывает руководитель структурного подразделения Администрации города Кургана - на бланках структурных подразделений Администрации города Кургана.

      5. Проекты служебных писем подготавливаются в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в отделе, секторе документационного обеспечения Администрации города Кургана и ее органа, третий направляется исполнителю. По запросу копия зарегистрированного письма передается исполнителю.

      6. На бланках писем Администрации города Кургана применяется угловое расположение реквизитов:

        1. в верхней части по центру указывается отдельной строкой слова «Российская Федерация»;

        2. в верхней части по центру указывается отдельной строкой слова «Курганская область»;

        3. ниже по центру помещается герб города Кургана;

        4. ниже по центру отдельной строкой указываются слова «Администрация города»;

        5. ниже по центру отдельной строкой указывается слово «Кургана»

        6. ниже по центру отдельной строкой указывается почтовый адрес;

        7. ниже по центру отдельной строкой указываются номера телефона, телефона - факса;

        8. ниже по центру отдельной строкой указывается сайт;

        9. ниже по центру отдельной строкой указывается адрес электронной почты;

        10. ниже слева указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера;

        11. ниже слева указываются отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

      1. Служебные письма адресуют органам государственной власти, местного самоуправления, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

      2. Адресат печатается от верхнего поля страницы на уровне герба города Кургана. Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через одну пустую строку. Центрируются все строки реквизита «Адресат» относительно самой длинной строки. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

      При адресовании документа в Орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

      Главное управление образования

      Курганской области

      При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы имени, отчества и фамилия печатаются после наименования должности через 1 пустую строку, например:

      Директору ООО «Трейд»

      И.О. Фамилия

      В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

      При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, местного самоуправления, организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

      Например:

      Правительство

      Курганской области

      Департамент имущественных

      и земельных отношений

      Директору Департамента

      И.О. Фамилия

      В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

      Например:

      Курганскому транспортному прокурору,

      младшему советнику юстиции

      И.О. Фамилия

      или

      Ректору Курганского государственного университета,

      доктору технических наук

      И.О. Фамилия

      Если документ отправляют в несколько однородных органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, то их следует указывать обобщенно.

      Например:

      Муниципальным бюджетным общеобразовательным учреждениям

      города Кургана

      или

      Заместителям Руководителя Администрации города Кургана

      При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

      В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года №221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

      Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Курганской области, постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на конверте.

      При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

      Например:

      Государственное учреждение «Государственный архив

      Курганской области»

      ул. Свердлова, 11,

      г. Курган, 640000

      При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

      Например:

      Степанову В.А.

      ул. Октябрьская, д. 15в, кв. 2,

      с. Митино, Кетовский район, Курганская область, 641615

      Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

      При направлении документов в федеральные органы законодательной и исполнительной власти полные почтовые адреса могут не указываться.

      Почтовые адреса также не проставляются на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае применяются списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

      При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), д. (дом), кв. (квартира).

      В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (например: кв. 57а).

      Требования к употреблению сокращений слов и наименований приведены в приложении 12 настоящей Инструкции.

      1. К служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма. Наименование документа располагается под реквизитами бланка через две пустые строки и выравнивается по левому краю с длиной строки не более 30 знаков.

      2. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый …!» - в начале письма над текстом и «С уважением, …» в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

      3. Тексты писем-ответов должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

      4. Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа («Администрация города Кургана сообщает, считает»); от первого лица множественного числа («просим выделить...», «направляем на рассмотрение...»); от первого лица единственного числа («прошу», «направляю»). При оформлении текст служебного письма отделяется от заголовка или фразы этикетного характера двумя пустыми строками, располагается по ширине страницы и начинается с абзацного отступа (1,25 см).

      Текст служебного письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма.

      Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, рекомендации.

      Если содержание служебного письма не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть.

      Заключительная часть служебного письма может заканчиваться формой вежливости («С уважением, ...»).

      1. Отметка о наличии приложения печатается через одну-две пустые строки от текста. Если приложение названо в тексте служебного письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

      Приложение: на 3 л. в 1 экз.

      При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

      Приложение:

      1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

      2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

      Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

      Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

      1. Право подписи служебных писем в Администрации города Кургана предоставляется:

      • Руководителю Администрации города Кургана;

      • заместителям Руководителя Администрации города Кургана, руководителю органа, управляющему делами Администрации города Кургана в соответствии с распределением обязанностей между Руководителем Администрации города Кургана, его заместителями, руководителями органов Администрации города Кургана, управляющим делами и делегированием права подписи;

      • начальникам управлений Администрации города Кургана и ее органов;

      • заведующим отделов Администрации города Кургана и ее органов.

      Подготовленный проект служебного письма передается на подпись. Реквизит «Подпись» располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения на расстоянии трех пустых строк.

      В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

      Например:

      Руководитель Администрации

      города Кургана личная подпись А.Г. Якушев

      Наименование должности печатается через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и центрируется относительно самой длинной строки, а инициалы имени, отчества и фамилия - у правой границы текстового поля. Между инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел.

      При подписании служебного письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой через 2 межстрочных интервала.

      Например:

      Начальник управления личная подпись И.О. Фамилия

      Главный бухгалтер личная подпись И.О. Фамилия

      1. Письма финансового характера подписываются управляющим делами Администрации города Кургана и заведующим отдела бухгалтерского учета - главным бухгалтером отдела Администрации города Кургана.

      2. Служебные письма визируются на втором экземпляре, который остается в отделе, секторе документационного обеспечения Администрации города Кургана и ее органа. Визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования.

      Например:

      личная подпись И.О. Фамилия

      дата

      До представления на подпись Руководителю Администрации города Кургана проекты служебных писем визируются руководителями органов Администрации города Кургана, управляющим делами Администрации города Кургана, сферу деятельности которых затрагивает проект служебного письма. Без этих виз представлять на подпись запрещается.

      1. Служебные письма, приложения к ним и визы согласования должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

      2. На лицевой стороне каждого экземпляра служебного письма в нижнем левом углу размером шрифта № 10 делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает фамилию, инициалы имени, отчества исполнителя и номер его служебного телефона.

      Например:

      Иванов И.И.

      53-44-56

      1. Подписанные Руководителем Администрации города Кургана, руководителями органов Администрации города Кургана, управляющим делами Администрации города Кургана служебные письма передаются в отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа на регистрацию и отправку.

      2. Служебные письма со сроками исполнения до 5 дней, а так же с отметками о срочности доставки «Срочно» обрабатываются незамедлительно.

      3. Документы, направленные физическим лицам, отправляются только через почтовое отделение связи.

      4. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Администрации города Кургана.

      Образец оформления служебного письма приведен в приложении 13 к настоящей Инструкции.

      § 8. Записка (служебная, докладная, объяснительная)

      1. Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, поручения, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.

      2. Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

      3. Объяснительная записка - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

      4. Для служебной (докладной, объяснительной) записки устанавливается следующий состав реквизитов:

      1. в правом верхнем углу документа указывают адресат (должностное лицо) и выравнивают по левому краю;

      2. ниже на расстоянии не менее трех пустых строк указывают слова «Служебная (докладная, объяснительная) записка», которые выравнивают по центру и выделяют полужирным шрифтом;

      3. ниже через две пустые строки располагают заголовок к тексту (если текст более 4-5 строк), который выравнивают по левому краю;

      4. ниже через две пустые строки по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается текст размером шрифта №12-14;

      5. ниже через три пустые строки указывается должность составителя, подпись, расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия) и дата составления.

      1. Служебная (докладная, объяснительная) записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

      Служебная (докладная, объяснительная) записка подписывается заместителями Руководителя Администрации города Кургана, руководителем органа, руководителями или специалистами структурных подразделений Администрации города Кургана.

      Образец оформления служебной (докладной, объяснительной) записки приведен в приложении 14 к настоящей Инструкции.

      § 9. Порядок подготовки и оформления телеграммы

      1. Телеграмма оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправления по почте, второй - приобщается к делу в отделе, секторе документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа.

      2. Телеграммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

      3. В правом верхнем углу указывается слова «Телеграмма».

      4. Перед текстом телеграммы под словом «Телеграмма» указывается адрес получателя телеграммы (город, улица, дом, наименование организации, должность, фамилия, имя и отчество получателя; почтовый индекс указывается в случае, если адрес получателя - почтовый ящик, абонентский ящик или воинская часть).

      В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова «дом», «корпус», «квартира» или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово «улица» указывается полностью или сокращенно: «ул.». Остальные слова, используемые при написании адреса, такие как область, район, проспект и другие, указываются полностью.

      Номера домов, строений, корпусов, квартир, наименования номерных улиц и номерных организаций указываются цифрами.

      В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном. В реквизите «Адресат» кавычки не используются.

      При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита «Адресат» указывается: «по списку».

      Примеры оформления реквизита «Адресат»:

      ГОРОД КУРГАН

      КУРГАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

      УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВАРТИРА 25

      641130

      ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ ИВАНОВУ

      или

      МОСКВА

      УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1

      109012

      МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МИНИСТРУ

      ИГОРЮ ЕВГЕНЬЕВИЧУ ЛЕВИТИНУ

      Текст телеграммы не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами.

      Текст телеграммы начинается с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов «номер», «Вам», «на Ваш».

      Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

      Конец текста телеграммы заканчивается точкой («тчк»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

      Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму и расшифровки подписи.

      Далее следует сплошная черта, под которой в левой части текста телеграммы указываются: полный почтовый адрес Администрации города Кургана, ее органа, дата (печатается словесно-цифровым способом).

      Далее располагается наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи.

      Далее располагается виза руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку телеграммы и отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу листа и состоит из фамилии, инициалов имени, отчества исполнителя и номера его телефона.

      Телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и утвержденный список адресатов.

      Входящие телеграммы, адресованные Руководителю Администрации Кургана, управляющему делами Администрации города Кургана, регистрируются в отделе документационного обеспечения Администрации города, адресованные руководителям органов Администрации города Кургана - в отделах, секторе документационного обеспечения органов Администрации города Кургана.

      Образец оформления телеграммы приведен в приложении 15 к настоящей Инструкции.

      § 10. Порядок подготовки и оформления телефонограммы

      1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

      2. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

      3. Исходящая телефонограмма оформляется на листе бумаги формата А4. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается Руководителем Администрации города Кургана, руководителями органов Администрации города Кургана.

      4. В левом верхнем углу листа печатаются наименование «Администрация города Кургана» либо наименование органа Администрации города Кургана, наименование вида документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА» (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

      5. В правом верхнем углу печатается адрес получателя.

      6. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка «Передано согласно списку (список прилагается)».

      7. Текст телефонограммы начинается с абзацного отступа и выравнивается по ширине страницы. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

      8. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

      9. Отметка о приеме телефонограммы оформляется от границы левого поля и состоит из слова «Принял», наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму, номера телефона, по которому принята телефонограмма.

      10. Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в приемных Руководителя Администрации города Кургана, руководителей органов Администрации города Кургана.

      Образец оформления телефонограммы приведен в приложении 16 к настоящей Инструкции.

      РАЗДЕЛ IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

      Глава 5. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов

      1. Документы, поступающие в Администрацию города Кургана и ее органы на бумажных и электронных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и направление исполнителям в соответствии с резолюцией Руководителя Администрации Кургана, руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана.

      2. Прием и первичная обработка поступающих документов осуществляется отделами, сектором документационного обеспечения Администрации города Кургана и ее органов.

      3. Конверты с поступающими документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность адресования поступающих документов, доставки и комплектности документов.

      4. Ошибочно поступившие документы пересылаются по принадлежности, возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения. При отсутствии на поступившем документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

      5. При недостаче поступивших документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе, секторе документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа, второй - приобщается к поступившему документу, а третий - посылается отправителю.

      6. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу прописывается «Документ получен в поврежденном виде».

      7. Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

      8. Документы, поступившие в Администрацию города Кургана, ее орган по вопросам, не требующим рассмотрения Руководителем Администрации города Кургана, руководителями органов Администрации города Кургана, направляются отделами, сектором документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа непосредственно в структурные подразделения.

      Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

      Глава 6. Регистрация и рассмотрение поступивших документов

      1. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

      К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и другие.

      1. Регистрация поступивших документов осуществляется отделами, сектором документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа.

      2. В случае поступления документов Руководителю Администрации города Кургана, руководителям органов Администрации города Кургана, управляющему делами Администрации города Кургана без регистрации в отделе, секторе документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа документы передаются в отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа на регистрацию.

      3. Поступившие документы регистрируются в день поступления. Документы, поступившие в Администрацию города Кургана, ее орган, за исключением письменных обращений граждан, после 16.30 часов, регистрируются на следующий рабочий день.

      Документы, полученные от курьеров, телеграммы, поступившие в Администрацию города Кургана, ее орган в вечернее и нерабочее время, передаются в первый рабочий день в отделы, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа на регистрацию.

      1. Поступившие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям Администрации города Кургана, ее органа регистрируются в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органа.

      2. Порядковый регистрационный номер поступившего документа и дата регистрации в отделе, секторе документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа проставляются в базе данных «Служебная корреспонденция».

      3. Поступивший документ регистрируется в регистрационной карточке в базе данных «Служебная корреспонденция. На поступившем документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в левой нижней части оборотной стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование «Администрация города Кургана», в органе - «название Департамента или Комитета», дату и регистрационный номер, наличие приложений.

      4. Отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа направляет после регистрации поступившие документы Руководителю Администрации города Кургана, руководителю органа Администрации города Кургана для вынесения резолюции по исполнению документа.

      5. Поступившие документы, имеющие пометку «Срочно», «Вручить немедленно», передаются незамедлительно на рассмотрение Руководителю Администрации города Кургана, руководителю органа Администрации города Кургана в соответствии распределением обязанностей между Руководителем Администрации города Кургана, его заместителями, руководителями органов Администрации города Кургана, управляющим делами.

      6. После вынесения резолюции документы возвращаются в отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в карточке.

      7. Подлинник документа направляется руководителю органа Администрации города Кургана, структурного подразделения Администрации города Кургана - основному исполнителю в соответствии с резолюцией, соисполнителям направляются копии документов.

      8. Документы в соответствии с резолюцией выдаются отделом, сектором документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа под расписку службам делопроизводства Администрации города Кургана, ее органа в журнале выдачи корреспонденции. Образец оформления журнала выдачи корреспонденции приведен в приложении 17 к настоящей Инструкции.

      9. При изменении структуры Администрации города Кургана, увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту. Образец оформления акта приема-передачи документов приведен в приложении 18 к настоящей Инструкции.

      Глава 7. Копировально-множительные работы

      1. Выполнение копировально-множительных работ правовых актов производится в процессе регистрации в отделе, секторе документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа, отделе муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана.

      2. Разрешается копирование (тиражирование) только служебных документов.

      3. Копирование (тиражирование) документов (писем, информационных справок) производится в органах, структурных подразделениях Администрации города Кургана и ее органов, имеющих копировально-множительную технику.

      Глава 8. Организация работы с исходящими документами

      1. Отправка исходящих документов из Администрации города Кургана и ее органов производится после их регистрации в отделе, секторе документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа.

      2. Ответственность за составление и оформление исходящего документа (правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание исходящего документа, листа рассылки в Администрации города Кургана, ее органа возлагается на структурное подразделение Администрации города Кургана, ее органа - исполнителя документа.

      3. Исходящие документы Администрации города Кургана оформляются на бланках письма Администрации города Кургана.

      4. Второй экземпляр исходящего документа должен быть завизирован:

        • руководителем органа Администрации города Кургана в соответствии с распределением обязанностей между Руководителем Администрации города Кургана, его заместителями, руководителями органов Администрации города Кургана, управляющим делами;

        • руководителем структурного подразделения Администрации города Кургана;

        • непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона).

        • При отправке исходящего документа отделом, сектором документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа проверяется наличие:

            1. адреса с индексом;

            2. исходящего номера;

            3. фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

            4. указанных в тексте приложений;

            5. подписи на документе.

          1. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке в случае направления документа в один адрес - в трех экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс два.

          2. Обработка исходящих документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

          3. Обработка исходящих документов включает в себя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в почтовый реестр, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение почтовой связи.

          4. Исходящие документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

          Заказные письма сдаются в почтовое отделение до 10 экземпляров, а свыше - по почтовому реестру, который составляется в двух экземплярах в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Один экземпляр почтового реестра передается в почтовое отделение, второй - в отдел документационного обеспечения для отчетности. Возвращенный из почтового отделения экземпляр бланка уведомления, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, возвращается в отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа для передачи исполнителю.

          Глава 9. Прием и отправка документов

          посредством электронной связи

          1. С помощью средств электронной связи осуществляется прием и передача документов в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

          2. В структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органах, в которых установлены средства факсимильной связи, руководителем структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа определяется лицо, ответственное за прием и передачу документов посредством факсимильной связи (далее - факсограмма).

          3. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журнале передачи факсограмм с проставлением даты и времени передачи факсограммы, наименования корреспондента (куда направлена факсограмма), номера его факса, фамилию отправителя.

          4. Ответственность за содержание факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа.

          5. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается прием и передача документов в виде электронных сообщений.

          6. В Администрации города Кургана отправка электронных сообщений с электронного адреса mail@kurgan-city.ru осуществляется отделом документационного обеспечения Администрации города в течение рабочего дня.

          С указанного адреса электронные сообщения направляются за подписью Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана.

          1. Электронные сообщения в органах, структурных подразделениях Администрации города Кургана направляются за подписью руководителей указанных органов, структурных подразделений.

          2. Электронное сообщение содержит электронный адрес, тему электронного сообщения, текст электронного сообщения с указанием исполнителя, вложение (при наличии).

          3. Получатель электронного сообщения должен быть проинформирован о направлении в его адрес электронного сообщения, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

          4. Электронное сообщение оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки.

          5. Ответственность за ненадлежащую подготовку электронного сообщения несет исполнитель.

          6. Передаваемые в виде электронного сообщения официальные документы должны иметь подлинник (оригинал) документа на бумажном носителе.

          7. Отправитель электронного сообщения с помощью почтового клиента создает электронное сообщение, прикладывает при необходимости файл вложения, отправляет сообщение и фиксирует дату и время отправки в бумажном документе. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с листом рассылки.

          8. В структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органах, руководителем структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа определяется лицо, ответственное за прием и передачу документов посредством электронных сообщений.

          Глава 10. Регистрация и прохождение внутренних документов

          1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления осуществляется в соответствии с главой 6 раздела IV настоящей Инструкции.

          2. Регистрация внутренних документов (информационно-справочных докладных, служебных, аналитических записок, справок и других) осуществляется в отделе, секторе документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа.

          3. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение Администрации города Кургана, ее органа в обязательном порядке направляются на регистрацию в отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа.

          4. Передача документов между структурными подразделениями Администрации города Кургана осуществляется через отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа.

          Глава 11. Учет и анализ объемов документооборота

          1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

          2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию города Кургана и ее органы и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

          3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа и представляются Руководителю Администрации города Кургана, руководителям органов Администрации города Кургана, управляющему делами Администрации города Кургана в виде справок (сводок, отчетов, информаций).

          4. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Администрацию города Кургана, ее органов и созданных ими за определенный период времени (месяц, год).

          5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

          6. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по данным журнала учета копируемых документов для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании.

          7. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

          РАЗДЕЛ V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД

          АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА И ЕЕ ОРГАНОВ

          Глава 12. Разработка и ведение номенклатуры дел

          1. Формирование документального фонда Администрации города Кургана осуществляется службами делопроизводства структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальный архив.

          2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации города Кургана, ее органов, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

          3. В Администрации города Кургана, ее органах составляются номенклатуры дел структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органа (образец оформления номенклатуры дел структурных подразделений Администрации города Кургана приведен в приложении 19 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Администрации города Кургана.

          4. Сводная номенклатура дел Администрации города Кургана, ее органа используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Сводная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

          5. Сводная номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации города Кургана и ее органа. Документальный фонд Администрации города Кургана и ее органа - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Администрации города Кургана и ее органа составляют документы, созданные в Администрации города Кургана и ее органе и полученные ей в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

          6. Составление сводной номенклатуры дел Администрации города Кургана и ее органа, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив» города Кургана осуществляет отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа.

          7. При составлении сводной номенклатуры дел отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа руководствуется Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации города Кургана, ее органе, их виды, состав и содержание.

          8. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа составляется службой делопроизводства Администрации города Кургана, ее органа согласовывается с отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана, подписывается руководителем структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа и представляется в отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа.

          Вновь созданное структурное подразделение Администрации города Кургана, ее органа обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа и представить ее в отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа.

          1. Сводная номенклатура дел составляется и подписывается заведующим отделом, сектором документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа на основе номенклатур дел структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органа, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивами Курганской области (далее - ЭПК) и управляющим делами Администрации города Кургана, в органах - руководителем органа Администрации города Кургана.

          2. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации города Кургана, ее органа получают выписки из соответствующих ее разделов для формирования и оформления дел, учета и передачи дел в муниципальный архив.

          3. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый - как документ постоянного срока хранения помещается в дело отдела, сектора документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа, второй - используется отделом, сектором документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа в качестве рабочего экземпляра, третий - применяется в архиве отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана, четвертый - в МКУ «Муниципальный архив». Рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органа допускается вести в электронном виде.

          4. Сводная номенклатура дел Администрации города Кургана на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, согласовывается и утверждается управляющим делами, в органе - руководителем органа и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

          5. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структуры Администрации города Кургана, ее органа разрабатывается новая номенклатура дел.

          6. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности Администрации города Кургана, ее органа.

          В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания.

          Образец оформления сводной номенклатуры дел Администрации города Кургана приведен в приложении 20 к настоящей Инструкции.

          1. Графы номенклатуры дел Администрации города Кургана, ее органа заполняются в следующем порядке.

          В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации города Кургана, ее органе цифрового обозначения (кода) структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения Администрации города, ее органа. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

          Например:

          03-05, где 03 - код структурного подразделения Администрации города Кургана, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

          В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органа; для переходящих дел индекс сохраняется.

          В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

          Заголовок дела должен точно и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

          Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

          Например:

          Распоряжения Администрации города Кургана по вопросам организации работы Администрации города Кургана.

          Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и другие), а также вводные слова и сложные обороты.

          Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и другие) или разновидности документов (распоряжения, постановления, протоколы, приказы и другие); название «Администрация города Кургана» или структурного подразделение Администрации города Кургана (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

          В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», после которого, в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и другие).

          Например:

          Документы (обзоры, сводки, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан.

          В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

          В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

          Например:

          Переписка с Департаментами Администрации города Кургана по оперативным правовым вопросам.

          В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

          Например:

          Переписка по земельным вопросам.

          В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

          Например:

          Переписка со службой судебных приставов.

          При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

          Например:

          Переписка с муниципальными учреждениями города Кургана по вопросам социальной защиты населения.

          Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

          Например:

          Переписка с Прокуратурой города по вопросам правоохранительного характера.

          В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

          Например:

          Годовой бухгалтерский отчет и документы к нему за 2011 год.

          Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

          Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

          Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

          В графе 3 указывается количество дел (томов, частей), заполняется по окончании календарного года.

          В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭК срок хранения.

          В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2011 года), о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

          1. Если в течение года в Администрации города Кургана, ее органе возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

          2. По окончании года в конце сводной номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

          Глава 13. Формирование дел и их текущее хранение

          1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

          2. Дела формируются в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органа и отделе, секторе документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органе в пределах своей компетенции в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Кургана, ее органа.

          3. Исполненные документы сдаются исполнителем в службу делопроизводства структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа для формирования их в дела.

          4. При формировании дел необходимо:

          1. помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

          2. помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

          3. помещать приложения вместе с основными документами;

          4. группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

          5. раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

          6. включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

          7. помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы;

          8. помещать в дело документ, оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией;

          9. не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

          10. по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет может быть более 4 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений, например: «Том № 1», «Том № 2».

          1. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

          2. В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации; актов Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Курганской области, актов Курганской городской Думы, Администрации города Кургана.

          3. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области, Главы города Кургана, Руководителя Администрации города Кургана, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на указанный акт дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело постоянного срока хранения за текущий год.

          4. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

          5. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

          Документы к заседаниям группируются в отдельное дело.

          Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

          1. Распоряжения по личному составу формируются в отдельные дела по различным вопросам в соответствии со сроками хранения.

          2. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

          3. Документы в личных делах работников Администрации города Кургана располагаются по мере их создания и поступления.

          4. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Администрации города Кургана, структурных подразделений Администрации города Кургана или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

          5. Карточки-справки начисления заработной платы работников Администрации города Кургана по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту.

          6. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

          7. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Кургана отдельно от документов на бумажных носителях в папках системы электронного документооборота.

          8. Дела со дня их заведения до передачи в ведомственный архив Администрации города Кургана или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

          9. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки - регистраторы.

          10. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

          1. создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

          2. размещение дел;

          3. проверка наличия и состояния документов и дел;

          4. соблюдение порядка выдачи дел;

          5. обеспечение защиты информации в информационной системе, обеспечивающей хранение электронных документов.

          1. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

          2. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

          При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

          Дела документального фонда Администрации города Кургана, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в муниципальное казенное учреждением «Муниципальный архив города Кургана», проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

          1. Выдача дел из архива Администрации города Кургана, структурным подразделениям Администрации города Кургана производится с разрешения заведующей отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана.

          Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Администрации города Кургана на срок не более 7 дней и после его истечения подлежат возврату. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в журнал учета выдачи дел во временное пользование.

          Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по согласованию с управляющим делами.

          1. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющим делами Администрации города Кургана с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника (оригинала).

          Глава 14. Подготовка документов и дел к передаче

          в муниципальное казенное учреждение

          «Муниципальный архив города Кургана»

          1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города Кургана создается постоянно действующая ЭК, действующая на основании положения, утверждаемого Руководителем Администрации города Кургана.

          2. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органа службой делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив города Кургана», отдела, сектора документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа.

          3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения для передачи в муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Кургана»; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органе, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

          4. Отбор документов для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

          Образец оформления описи дел постоянного хранения приведен в приложении 21 к настоящей Инструкции.

          1. Ежегодно отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана и ее органов совместно с муниципальным казенным учреждением «Муниципальный архив города Кургана» составляются сводные описи на дела постоянного хранения.

          2. По этим описям документы передаются в архив. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

          3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

          1. заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

          2. каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

          3. графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

          4. при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

          1. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

          2. Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Администрации города со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и других.

          3. В конце описи заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

          4. По завершении календарного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

          5. Обложка (титульный лист) дела постоянного хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (образец оформления обложки (титульного листа) дела постоянного хранения и по личному составу приведен в приложении 22 к настоящей Инструкции). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять разборчиво, без сокращений.

          6. На обложке дела указываются реквизиты: наименование фондообразователя «Администрация города Кургана» и структурного подразделения Администрации города, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части). Количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела проставляется муниципальным казенным учреждением «Муниципальный архив города Кургана».

          7. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

          1. наименование «Администрация города Кургана». В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Администрация города Кургана была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

          2. наименование структурного подразделения Администрации города Кургана, записывается его название в соответствии с утвержденной структурой; делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

          3. заголовок (наименование) дела, переносится из сводной номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и других). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и других), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

          4. дата дела, указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Дата на обложке дела оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами;

          Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и другие), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

          Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.

          Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

          Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

          1. Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

          2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов.

          Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

          Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

          1. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

          2. Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

          3. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другие), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

          4. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и другие) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

          5. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 0,5 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

          6. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

          7. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

          8. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

          9. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

          10. Дела постоянного срока хранения и по личному составу обрабатываются под методическим руководством и при участии муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив города Кургана».

          11. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

          12. Документы постоянного хранения Администрации города Кургана после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче в муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Кургана».

          Глава 16. Уничтожение документов и дел

          с истекшими сроками хранения

          1. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период времени, сроки хранения которых истекли, оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению приведен в приложении 23 к настоящей Инструкции).

          Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).

          1. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела Администрации города Кургана, ее органа (при этом дела каждого структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

          2. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

          3. Согласованные ЭК акты утверждаются управляющим делами после утверждения ЭПК описей дел постоянного срока хранения.

          После утверждения управляющим делами актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел. После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел Администрации города Кургана, ее органа проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... №...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

          Глава 16. Передача дел в муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Кургана»

          1. Передача дел в муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Кургана» осуществляется по графику, составленному муниципальным казенным учреждением «Муниципальный архив города Кургана», согласованному с заведующим отделом, сектором документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа и утвержденному постановлением Администрации города Кургана.

          2. Передача дел в муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Кургана» производится лицом, ответственным за архив в отделе, секторе документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа. При этом составляется акт приема-передачи документов на хранение, который утверждается управляющим делами и директором муниципального архива (образец оформления акта приема-передачи документов на хранение приведен в приложении 24 к настоящей Инструкции).

          3. В случае изменения структуры Администрации города Кургана лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении Администрации города Кургана, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел, сектор документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по номенклатуре дел по акту (образец оформления акта приема-передачи документов приведен в приложении 18 к настоящей Инструкции).

          Глава 17. Использование документов архива

          Администрации города Кургана

          1. Основными формами использования документов архива Администрации города Кургана являются:

          1. исполнение запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

          2. выдача заверенных архивных копий документов;

          3. исполнение тематических запросов.

          Срок исполнения запросов граждан и организаций (далее — пользователь информации) по материалам архива отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса. В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного настоящим пунктом срока для ответа на запрос.

          Если запрос не относится к деятельности Администрации города Кургана, то в течение семи дней со дня регистрации запроса он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации.

          1. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве Администрации города Кургана, на бланке письма Администрации города Кургана или отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана.

          Архивная справка подписывается управляющим делами Администрации города Кургана либо заведующим отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана, заверяется круглой печатью отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана.

          1. Архивные копии и выписки из документов.

          Архивные справки, копии и выписки из документов выдаются в соответствии с письменным запросом организации или частного лица. Идентичность подлиннику, выданных архивных копий и выписок, заверяется подписью заведующим отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана и круглой печатью.

          Листы многостраничных копий сшиваются нитками белого цвета, закрепляются листом прямоугольной формы, на котором оформляется заверительная надпись, содержащая: слово «Верно», подпись и расшифровку подписи заведующего отдела документационного обеспечения, дату заверения. На заверительную подпись ставится круглая печать отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана, заверившего копию. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

          Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «В тексте неразборчиво» или «Так в документе».

          1. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным управляющим делами Администрации города Кургана либо заведующим отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана, или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

          2. Дела, находящиеся на хранении в архиве отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана, предоставляются для работы сотрудникам структурных подразделений Администрации города в помещении архива или во временное пользование (не более 7 дней) под расписку в журнале регистрации выдачи дел.

          3. При работе с подлинными документами в делах не разрешается вносить поправки, делать пометки, изымать документы из дел.

          4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами Администрации города Кургана. В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.

          РАЗДЕЛ VI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ

          С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

          1. Прием электронных документов от организаций, граждан и отправка электронных документов осуществляется отделом, сектором документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органов, службой делопроизводства структурного подразделения.

          2. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

          3. Правовые акты Администрации города Кургана создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота «Naumen DMS».

          4. Для автоматизации работы с правовыми актами Администрации города Кургана, ведения Реестра муниципальных правовых актов, и предоставления нормативных правовых актов и сведений о них для Регистра муниципальных нормативных правовых актов Курганской области и публикации на официальном сайте муниципального образования город Курган, тексты муниципальных правовых актов и сведения о них включаются в программный комплекс «Клерк».

          5. В программный комплекс «Клерк» включаются следующие сведения о муниципальных правовых актах:

          1. вид муниципального правового акта и наименование принявшего его органа;

          2. сведения о подразделении, подготовившем муниципальный правовой акт;

          3. сведения о служебности:

          • «Конфиденциальный»;

          • «Включены в Реестр»;

          • «Включены в Регистр»;

          1. номер и дата регистрации муниципального правового акта (номер и дата указываются арабскими цифрами, дата регистрации включает день, месяц и год);

          2. статус муниципального правового акта:

                • «действующий»;

                • «недействующий» - если муниципальный правовой акт отменен или признан утратившим силу, органом, его принявшим, а также в случае признания документа судом незаконным (недействующим) или если срок действия муниципального правового акта истек;

                • рубрика классификатора муниципальных правовых актов (в соответствии с Классификатором правовых актов, утвержденным Указом Президента РФ от 15.03.2001 г. «О классификаторе правовых актов»);

                • заголовок муниципального правового акта (указывается полностью в именительном падеже);

                • текст муниципального правового акта;

                • сведения об источнике и дате официального опубликования (обнародования) муниципального правового акта или поправки к нему;

                • номер и дата регистрации муниципального правового акта, вносящего изменения (дополнения) в правовой акт, на который заполнена электронная регистрационная карточка;

                • номер и дата регистрации муниципального правового акта, отменяющего (признающего утратившим силу) правовой акт, на который заполнена электронная регистрационная карточка;

                • сведения об актах прокурорского реагирования, принятых в отношении муниципальных актов (протесты, представления и заявления в суд);

                • сведения о вступивших в законную силу судебных актах по делам об оспаривании муниципальных правовых актов;

                • сведения о предписаниях Управления Федеральной антимонопольной службы по Курганской области об отмене или изменении муниципальных актов, нарушающих антимонопольное законодательство (с указанием об удовлетворении или отказе в удовлетворении предписания);

                • сведения о письмах, иной информации, поступившей из органов прокуратуры, органов государственной власти Курганской области и иных государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Курганской области в отношении муниципальных актов, подлежащих включению в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Курганской области.

                  1. Включение сведений в программный комплекс «Клерк» муниципальных правовых актов осуществляется отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана.

                  2. Поручения Руководителя Администрации города Кургана, письма, запросы и обращения граждан и организаций, правовые акты органов федеральной, региональной исполнительной власти и Курганской городской Думы, поступающие в Администрацию города Кургана на бумажном носителе и в электронном виде, обрабатываются с помощью баз данных «Обращения граждан», «Служебная корреспонденция» и «Правовые акты вышестоящих организаций». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке баз данных «Обращения граждан», «Служебная корреспонденция» и «Правовые акты вышестоящих организаций».

                  3. Регистрация и обработка писем, запросов и обращений граждан, поступивших в электронном виде, осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

                  4. В целях учета и поиска документов в базах данных «Обращения граждан», «Служебная корреспонденция» и «Правовые акты вышестоящих организаций» используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

                  № п/п

                  Наименование сведений

                  о документе

                  Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку

                  Адресант

                  Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)

                  Адресат

                  Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат»)

                  Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

                  В соответствии с реквизитом «Подпись»

                  Вид документа

                  В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа

                  Дата документа

                  В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует

                  Номер документа

                  В соответствии с номером, присвоенном документу автором

                  Дата поступления документа

                  Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)

                  Входящий номер документа

                  Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)

                  Ссылка на исходящий номер и дату документа

                  В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите

                  Наименование текста

                  Краткое содержание документа (заголовок к тексту)

                  Индекс дела

                  Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа

                  Сведения о переадресации документа

                  На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению»)

                  Общее количество листов приложений

                  Общее количество листов приложений

                  Указания по исполнению документа

                  Резолюция или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения

                  Должность, фамилия и инициалы исполнителя

                  Должность, фамилия и инициалы исполнителя

                  1. В состав дополнительных сведений об электронном документе включаются сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие.

                  2. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в базах данных «Обращения граждан» и «Служебная корреспонденция», «Правовые акты вышестоящих организаций» и в системе электронного документооборота «Naumen DMS». Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

                  3. После отправки электронного документа досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационной сети, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

                  Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Кургана.

                  1. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

                  2. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Администрации города Кургана программно-технических средств, нормативных и методических документов.

                  3. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаемого управляющей делами Администрации города Кургана, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

                  4. Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

                  РАЗДЕЛ VII. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ

                  1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органа осуществляется на основании резолюций по исполнению документов Руководителя Администрации, руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана.

                  2. Структурное подразделение Администрации города Кургана, ее органа получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются незамедлительно.

                  3. Документы, поступившие в структурное подразделение Администрации города Кургана с резолюцией Руководителя Администрации Кургана, руководителей органа Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа.

                  4. Специалисты структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органа в процессе исполнения документа осуществляют:

                  1. сбор и обработку необходимой информации;

                  2. подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением настоящей Инструкции;

                  3. согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

                  4. доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

                  5. в необходимых случаях - подготовку листа (указателя) рассылки документа;

                  6. представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

                  7. определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

                  1. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

                  При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

                  Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержит слова «Срок контроля продлить до...» с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты.

                  В случае временного отсутствия руководителя его вопросы (рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и другие) рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей между Руководителем Администрации города Кургана, его заместителями, руководителями органов Администрации города Кургана, управляющим делами и делегированием права подписи.

                  Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

                  1. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

                  РАЗДЕЛ VIII. УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ

                  Глава 18. Использование и хранение печатей

                  с воспроизведением Государственного герба

                  Российской Федерации Администрации города Кургана и ее органа

                  1. Порядок изготовления печатей c воспроизведением Государственного герба Российской Федерации регламентируется ГОСТом Р 51515-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

                  2. Для удостоверения подлинности документов и для заверения подлинности подписи должностного лица на документах в Администрации города Кургана, ее органа применяется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Администрации города Кургана, ее органа.

                  3. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Администрации города Кургана хранится у заведующим отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана, в органах - в отделе бухгалтерского учета - у главного бухгалтера.

                  Глава 19. Порядок изготовления, использования и хранения штампов с факсимильным воспроизведением подписи

                  1. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Руководителя Администрации города Кургана определяется Руководителем Администрации города Кургана (далее - штамп с факсимильным воспроизведением подписи) соответственно.

                  2. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи изготавливается в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

                  3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи используется по прямому указанию Руководителя Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана при подготовке телеграмм, благодарственных, поздравительных писем, приветственных адресов, почетных грамот и других документов, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса.

                  4. Запрещается применять штамп с факсимильным воспроизведением подписи на документах, связанных с финансовыми последствиями, а также использовать при оформлении подлинников всех документов.

                  5. Ответственность за хранение и правильность использования штампа с факсимильным воспроизведением подписи Руководителя Администрации города Кургана возлагается на управляющего делами Администрации города Кургана;

                  6. В отсутствие управляющего делами Администрации города Кургана штамп с факсимильным воспроизведением подписи Руководителя Администрации города Кургана передается заведующей отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана под расписку с указанием даты.

                  Глава 20. Использование печатей и штампов

                  1. Для структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органов изготавливаются круглые мастичные печати и штампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместо изображения Государственного герба Российской Федерации размещается название конкретного структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа:

                    1. в отделе муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана применяется круглая печать с надписью «Отдел муниципальной службы и кадров»;

                    2. в отделе документационного обеспечения Администрации города Кургана применяются круглые печати с надписью «Отдел документационного обеспечения», «Администрация города Кургана», угловой штамп Администрации города Кургана;

                    3. в отделе мобилизационной работы Администрации города Кургана применяется круглая печать с надписью «Отдел мобилизационной работы», а также печати и штампы, предусмотренные Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

                  1. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются штампы: «Контроль», «Верно», «Подлежит возврату», регистрационный штамп входящих документов.

                  2. В Администрации города Кургана используются металлические выжимные печати для опечатывания помещений, сейфов, шкафов, в которых вместо изображения Государственного герба Российской Федерации размещается номер.

                  3. Структурные подразделения Администрации города Кургана, ее органа изготовление печатей и штампов осуществляют на основании заявки управляющему делами.

                  4. Заявки структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органа с эскизами печатей и штампов согласовываются с отделом мобилизационной работы.

                  Глава 21. Учет, хранение, выдача и уничтожение

                  печатей и штампов

                  1. Отдел мобилизационной работы осуществляет учет и оформление выдачи имеющихся в Администрации города Кургана, ее органах печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков, а также хранение не выданных металлических выжимных печатей.

                  2. На журнале учета выдачи печатей и штампов проставляется пометка («Для служебного пользования»), листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

                  Образец оформления журнала учета выдачи печатей и штампов приведен в приложении 25 к настоящей Инструкции.

                  1. В органах Администрации города Кургана руководителем органа Администрации города Кургана приказом назначаются лица, ответственные за использование и хранение печатей и штампов.

                  2. Вновь изготовленные печати и штампы представляются структурными подразделениями Администрации города Кургана, ее органами в 3-х дневный срок со дня изготовления в отдел мобилизационной работы для учета и оформления выдачи с приложением копий документов по их изготовлению.

                  3. Печати и штампы выдаются отделом мобилизационной работы Администрации города Кургана под расписку лицам, ответственным за использование и хранение печатей и штампов.

                  4. Печати и штампы хранятся в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органах в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.

                  5. Проверку наличия печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органа ежегодно осуществляет отдел мобилизационной работы Администрации города Кургана.

                  Результаты проверок рассматриваются годовой комиссией по проверке наличия секретных документов и оформляются актом.

                  1. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность управляющий делами Администрации города Кургана и отдел мобилизационной работы Администрации города Кургана.

                  2. При увольнении лицо, ответственное за использование и хранение печатей и штампов, сдает печати и штампы в отдел мобилизационной работы Администрации города Кургана.

                  3. Уничтожение печатей и штампов, признанных негодными к применению, ежеквартально организуется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации с оформлением соответствующего акта и внесением отметок в журнале учета.

                  ____________________________________________

                  Приложения

                  Приложение 1

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образцы бланков

                  Образец 1

                  Образец 2

                  Образец 3

                  Образец 4

                  Образец 5

                  Образец 6

                  Образец 7

                  Образец 8

                  Образец 9

                  Образец 10

                  Образец 11

                  Образец 12

                  Образец 13

                  Образец 14

                  Образец 15

                  Образец 16

                  Образец 17

                  Образец 18

                  Образец 19

                  Образец 20

                  Образец 21

                  Образец 22

                  Образец 23

                  ,

                  Образец 24

                  Образец 25

                  Образец 26

                  Образец 27

                  Образец 28

                  Образец 29

                  Образец 30

                  Приложение 2

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Правила оформления реквизитов документов*

                  Герб Кургана

                  Изображение Герба города Кургана помещают на бланках документов в соответствии с решением Курганской городской Думы от 04 июля 2001 г. № 80 «О гербе муниципального образования города Курган».

                  На бланках документов Администрации города ее органов изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом «Наименование Администрации города Кургана, ее органа, структурного подразделения»

                  Наименование Администрации города Кургана, ее органа и структурного подразделения

                  Наименование Администрации города Кургана, ее органа, структурного подразделения - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об Администрации города Кургана, ее органе, структурном подразделении.

                  Над наименованием органа Администрации города Кургана, структурного подразделения указывается наименование Администрации города Кургана.

                  Справочные данные об Администрации города, органе

                  Справочные данные об Администрации города, органе указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Администрации города, органа, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес официального сайта и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления.

                  ____________________

                  * Правовые акты Администрации города Кургана оформляются в порядке, установленном разделом III настоящей Инструкции.

                  Вид документа

                  Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов.

                  Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

                  Место составления (издания) документа

                  Место составления или издания документа (Курган) указывается в бланках документов Администрации города Кургана, ее органов, за исключением бланков писем.

                  Дата документа

                  Датой документа является дата его подписания, утверждения (постановления, распоряжения, приказа, письма, докладной, служебной записки, акта и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

                  Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим документ, или отделом, сектором документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

                  Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

                  Даты оформляются словесно-цифровым способом в следующей последовательности - число (цифрами), месяц (словом), год (цифрами) с добавлением слова «год» в соответсвующем падеже, без сокращения (10 мая 2012 года) либо цифровым способом в следующей последовательности - число (с добавлением нуля в однозначном числе перед цифрой), месяц (обозначается двумя цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами) с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы с точкой (01.10.2012 г.).

                  Регистрационный номер документа

                  Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации города Кургана.

                  Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

                  Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

                  Ссылка на исходящий номер и дату документа

                  Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при регистрации.

                  Адресат

                  Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

                  При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже и центрируются относительно самой длинной строки, например:

                  Департамент социальной политики

                  Администрации города

                  или:

                  Правительство

                  Курганской области

                  Управление внутренней политики

                  При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                  Начальнику управления

                  образования Курганской области

                  И.О. Фамилия

                  В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

                  Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. года №221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).

                  Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, Правительство Курганской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в Курганской области, постоянным корреспондентам.

                  При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

                  Строки реквизита «Адресат» выравниваются по центру относительно самой длинной строки.

                  Наименование документа

                  Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

                  Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

                  Например:

                  Постановление (о чём?) Об утверждении Положения о Комиссии по приватизации муниципального имущества города Кургана и её составе

                  Письмо (о чём?) Об оказании консультативной помощи

                  Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

                  Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

                  Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах муниципальных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

                  Текст документа

                  Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

                  Тексты документов излагаются от:

                  1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

                  3-го лица единственного числа: ...Администрация города постановляет...; департамент не считает возможным...;

                  1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

                  В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили... .

                  В текстах муниципальных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

                  «Виза включает в себя наименование должности руководителя департамента (комитета, управления) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

                  «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

                  В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

                  «В соответствии с постановлением Правительства Курганской области от 24 августа 2009 года № 480 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах власти Курганской области»;

                  «В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

                  Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, главы, параграфы, пункты, подпункты.

                  Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля начиная со второй страницы.

                  Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

                  Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы приложений идентичны, применяемым в тексте документа.

                  При наличии приложений к тексту документа, в тексте на них обязательно делается ссылка. Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение, ниже дается ссылка на документ и указывается название документа. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

                  Например:

                  Приложение 4

                  к письму

                  Администрации города Кургана

                  от _______________ №_______

                  «Название»

                  Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.п.).

                  Списки и составы комиссий во всех документах оформляются в алфавитном порядке по фамилии, например:

                  Заведующая отделом муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана

                  Бессонова Ю.Н.

                  Начальник правового управления Администрации города Кургана

                  Неупокоева Л.Н.

                  Управляющая делами Администрации города Кургана

                  Румянцева Н.А.

                  При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов выделяются полужирным шрифтом.

                  В документах, за исключением муниципальных правовых актов, листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

                  В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

                  Если таблица располагается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

                  При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой как верхний индекс. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. Для текста сноски рекомендуется уменьшать размер шрифта на 1-2 пункта относительно текста документа.

                  На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

                  Отметка о наличии приложений

                  Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, приказам и другим документам.

                  В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

                  Приложение: на 3 л. в 1 экз.

                  При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

                  Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

                  2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

                  Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

                  Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

                  Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

                  Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях,

                  для служебного пользования, per. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

                  На приложениях справочного характера к постановлениям, распоряжениям, приказам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

                  Приложение 2

                  к приказу

                  Департамента социальной политики

                  от _______________ №_______

                  «Название»

                  Гриф согласования

                  Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

                  Например:

                  СОГЛАСОВАНО

                  Управляющий делами Администрации города

                  личная подпись И.О. Фамилия

                  дата

                  СОГЛАСОВАНО

                  Письмо правового Управления Администрации города

                  города Кургана

                  от 26.09.2011 г. №01-18/115

                  Гриф согласования оформляется от границы левого поля под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

                  Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельных листах согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

                  Виза

                  Согласование проекта документа с должностными лицами Администрации города Кургана, ее органов и структурных подразделений оформляется визой.

                  Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

                  Начальник Управления земельными ресурсами

                  личная подпись И.О. Фамилия

                  дата

                  На документах, подлинники которых помещаются в дела Администрации города Кургана, ее органа, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (постановления, распоряжения, приказы) в виде распечатки электронного согласования из системы «Naumen DMS».

                  В служебных письмах визы проставляются на 2 экземпляре документа, помещаемом в дело Администрации города Кургана, ее органов.

                  На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

                  Допускается полистное визирование документа и его приложений.

                  При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

                  Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

                  Начальник правового управления

                  Администрации города Кургана

                  личная подпись И.О. Фамилия

                  дата

                  Замечания, мнения о проекте документа оформляются отдельным письмом и передаются исполнителю.

                  Подпись должностного лица

                  В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени, отчества и фамилия).

                  Например:

                  Первый заместитель Руководителя

                  Администрации города Кургана,

                  директор Департамента

                  развития городского хозяйства личная подпись И.О. Фамилия

                  Между инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел, например:

                  И.О. пробел Фамилия

                  Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с правовым актом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

                  При подписании документа лицом, в соответствии с правовым актом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

                  И.о. директора Департамента

                  социальной политики личная подпись И.О. Фамилия

                  или:

                  Исполняющий обязанности

                  директора Департамента

                  социальной политики личная подпись И.О. Фамилия

                  При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

                  При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

                  Строки реквизита «Подпись» центрируются относительно самой длинной строки.

                  Гриф утверждения

                  Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

                  УТВЕРЖДАЮ

                  Управляющая делами

                  Администрации города Кургана

                  личная подпись И.О. Фамилия

                  дата

                  Строки реквизита «Гриф утверждения» выравниваются по левому краю текстового поля реквизита.

                  Оттиск печати

                  Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

                  Печать проставляется так, чтобы ею была захвачена часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.

                  В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

                  Отметка о заверении копии

                  Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

                  Верно

                  Ведущий специалист

                  отдела документационного обеспечения личная подпись И.О. Фамилия

                  дата печать

                  Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

                  Отметка об исполнителе

                  Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля.

                  Отметка включает фамилию и инициалы исполнителя, номер его телефона, например:

                  Николаев П.О.

                  24-56-88

                  Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

                  В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

                  Указания по исполнению документа

                  Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

                  Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                  Морозову Н.В., Федосеевой И.А.

                  Прошу подготовить проект постановления к 05.12.2012 г.

                  личная подпись дата

                  Отметка о контроле документа

                  Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.

                  Отметка об исполнении документа

                  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

                  Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

                  Отметка об исполнении может содержать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении.

                  Отметку об исполнении документа, поставленного на контроль, и направлении его в дело подписывает лицо, на которое возложен контроль за исполнением. Отметку об исполнении документа, поставленного на контроль, подписывает руководитель, определивший указания по исполнению.

                  Отметка о поступлении документа

                  Отметка о поступлении документа в Администрацию города Кургана и ее органы может содержать очередной порядковый номер, дату, часы и минуты поступления документа.

                  Отметка о конфиденциальности

                  Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах власти (утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

                  Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

                  В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» доступ к информации может быть ограничен только федеральными законами. Поэтому отметку о конфиденциальности рекомендуется дополнять ссылкой на соответствующий 3акон. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. от 23.09.2005). федеральный закон, в соответствии с которым ограничивается доступ к информации, содержащейся в документе.

                  Например:

                  Для служебного пользования. Экз.№3

                  (п.1 ст.7 ФЗ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ)

                  Приложение 3

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Правила оформления таблиц

                  1. Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляет заголовок граф и наименования граф, а наименования объектов - заголовок строк таблицы, расположенных в крайней левой графе. Например:

                  п/п

                  Заголовок строк

                  Заголовок граф

                  Наименование

                  графы

                  Наименование

                  графы

                  Наименование

                  графы

                  Наименование строки

                  Наименование строки

                  Наименование строки

                  Наименование строки

                  Если таблицу печатают более чем на одной странице, то наименование граф повторяется на каждой странице.

                  1. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а наименования граф со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, например:

                  п/п

                  Объем строительно-монтажных работ, выполненных

                  подрядным

                  способом

                  хозяйственным способом

                  1.

                  2.

                  Если наименования граф имеют самостоятельные значения, то они пишутся с прописной буквы, например:

                  п/п

                  Наименование

                  автоматических

                  манипуляторов

                  Исполнитель и срок выполнения работ

                  Разработка технической

                  документации

                  Производство первой

                  промышленной серии

                  1.

                  При нумерации строк их порядковые номера ставятся в графе «№ п/п», которая располагается перед графой «Заголовок строк».

                  Заголовки, наименования граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. Точки в заголовках, наименованиях граф и строк не проставляются.

                  1. Таблицы нумеруются арабскими цифрами без знака «№» и располагаются в порядке первого упоминания в тексте. Слово «Таблица» и ее номер отделяют от наименования точкой и пробелом. В конце наименования таблицы точка не ставится. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в документе использована одна таблица, то номер не проставляется, например:

                  Таблица. Наименование таблицы

                  Наименование таблицы отделяют от предшествующего текста интервалом в одну пустую строку и выравнивают по центру. Такой же интервал делают между последней строкой примечания к таблице и первой строкой следующего за ней текста.

                  Наименование таблицы должно быть лаконичным и информативным. Наименование таблицы должно состоять из одного предложения. Сокращение слов в наименовании таблицы, заголовках граф и строк не допускается.

                  Термины в наименовании таблицы должны соответствовать терминам в тексте.

                  В случае оформления таблицы без наименования, на неё делается ссылка в тексте документа, слово «Таблица» выравнивается по правому краю.

                  1. Графа «в том числе» должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается, например:

                  Таблица 5

                  (тыс. рублей)

                  п/п

                  Лимиты капитальных вложений

                  Всего

                  в том числе:

                  2010 год

                  2011 год

                  2012 год

                  1.

                  1. Единицы измерения в таблицах пишутся в именительном падеже. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Например:

                  Таблица 6. Наименование

                  (штуки)

                  п/п

                  Наименование

                  оборудования

                  Количество поставленных автобусов

                  Всего

                  в том числе:

                  2010 год

                  2011 год

                  2012 год

                  1.

                  Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то единицы измерения следует писать после заголовка каждой графы в скобках или через запятую после слова или предложения, описывающего содержание графы, например:

                  Таблица 7. Наименование

                  п/п

                  Наименование

                  объектов

                  строительства

                  Металл (тонн)

                  Лес (куб.м)

                  на армирование

                  железобетона

                  на прочие

                  нужды

                  круглый

                  пиленый

                  1.

                  Если каждая строка таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу, например:

                  Таблица 8. Наименование

                  п/п

                  Наименование

                  материалов

                  Единицы

                  измерения

                  Количество

                  Срок поставки

                  1.

                  Цемент

                  тыс.т

                  27

                  05.01.2012

                  2.

                  Пиломатериалы

                  куб.м

                  160

                  05.01.2013

                  Числа и однострочные текстовые элементы в графах выравниваются по верхней строке.

                  Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

                  При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

                  Допускается оформлять таблицы следующим образом:

                  Таблица 9. Наименование

                  п/п

                  Замечания и предложения

                  по улучшению работы с

                  обращениями граждан

                  Количество жалоб

                  граждан

                  Принято граждан на

                  личном приеме

                  Всего

                  в том числе:

                  Всего

                  в том числе:

                  поступило в Администрацию города Кургана

                  поступило в Департаменты

                  Руководителем Администрации города Кургана

                  заместителями Руководителя Администрации города Кургана

                  1.

                  При оформлении таблиц используется шрифты № 10 - 14.

                  Содержимое таблицы, исключая заголовки строк и граф, которые выравниваются по центру, должно быть выровнено однообразно: либо по левому краю, либо по правому краю, либо по центру.

                  Приложение 4

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления проекта постановления Администрации города Кургана

                  Российская Федерация

                  Курганская область

                  АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА

                  от «_14_»_______февраля 2012________ г. N___8-р___

                  Курган

                  ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                  Об утверждении Перечня многоквартирных домов на проведение капитального ремонта при поддержке Фонда содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства

                  В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», во исполнение решения Комиссии по определению очередности проведения капитального ремонта от 18.10.2011 г., Администрация города Кургана п о с т а н о в л я е т:

                  1. Утвердить Перечень многоквартирных домов на проведение капитального ремонта при поддержке Фонда содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства согласно приложению.

                  2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Руководителя Администрации города Кургана, директора Департамента жилищно-коммунального хозяйства и строительства Дубанича М.М.

                  Руководитель Администрации

                  города Кургана А.Г. Якушев

                  Иванов А.А.

                  44-45-55

                  Приложение 5

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления приложения к постановлению Администрации города Кургана

                  Приложение 2

                  к постановлению

                  Администрации города Кургана

                  от _________________ г. № _______

                  «Об утверждении мероприятий о подготовке к новому учебному году»

                  М Е Р О П Р И Я Т И Я

                  о подготовке к новому учебному году

                  1. Подготовить ………….

                  2. Принять …………

                  _____________________________________________

                  Приложение 6

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления проекта распоряжения Администрации города Кургана

                  Российская Федерация

                  Курганская область

                  АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА

                  от «_14_»_______февраля 2012________ г. N___8-р___

                  Курган

                  РАСПОРЯЖЕНИЕ

                  Об утверждении Положений о структурных подразделениях

                  Департамента социальной политики

                  Администрации города Кургана

                  В соответствии с Уставом муниципального образования города Кургана:

                  1. Утвердить Положения о структурных подразделениях Департамента социальной политики Администрации города Кургана согласно приложений 1-7.

                  2. Признать утратившим силу распоряжение Администрации города Кургана от 01.06.2009 г. № 25-р «Об утверждении Положения об управлении опеки и попечительства Департамента социальной политики Администрации города Кургана».

                  3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Руководителя Администрации города Кургана, директора Департамента социальной политики Осипова В.А.

                  Руководитель Администрации

                  города Кургана А.Г. Якушев

                  Иванова А.А.

                  44-45-66

                  Приложение 7

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления проекта распоряжения по личному составу Администрации города Кургана

                  Приложение 8

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления

                  приказа

                  О назначении ответственного лица за разработку технологической карты межведомственного взаимодействия

                  Во исполнение п. 2 вопроса 3 протокола заседания № 14 от 31 января 2012 г. комиссии по проведению административной реформы в городе Кургане ПРИКАЗЫВАЮ:

                  1. Назначить ответственным лицом за разработку технологической карты межведомственного взаимодействия Петрова Петра Петровича - ведущего специалиста отдела доходов Департамента финансов.

                  2. Установить срок разработки технологической карты межведомственного взаимодействия - 15 февраля 2012 года.

                  3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заведующую отделом доходов Департамента финансов Самылову Т.В.

                  Заместитель Руководителя

                  Администрации города Кургана,

                  директор Департамента финансов И.В. Зворыгин

                  Иванов А.А.

                  44-45-55

                  Приложение 9

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления полного протокола заседания (совещания)

                  П Р О Т О К О Л

                  совещания

                  __________________________________________________________________

                  у Руководителя Администрации города Кургана

                  А.Г. Якушева

                  от 21 января 2012 г. № 3

                  Председательствующий - Фамилия И.О.

                  Секретарь - Фамилия И.О.

                  Присутствовали: 16 человек (список прилагается).

                  ПОВЕСТКА ДНЯ:

                  1. О строительстве 2-х многоквартирных жилых домов для детей-сирот в районе улиц Комиссаров, ул. Чкалова в г. Кургане (докладчик - Иванов И.И.).

                  2. О ….

                  1. СЛУШАЛИ:

                  Иванов И.И. - должность

                  О строительстве 2-х многоквартирных жилых домов для детей-сирот в районе улиц Комиссаров, ул. Чкалова в г. Кургане.

                  Текст доклада прилагается.

                  ВЫСТУПИЛИ:

                  Фамилия И.О. - должность

                  - Краткое содержание выступления: …..

                  РЕШИЛИ:

                  1.1.

                  1.2.

                  Особое мнение: …..

                  1. СЛУШАЛИ:

                  ВЫСТУПИЛИ:

                  РЕШИЛИ:

                  Наименование должности

                  председательствующего личная подпись И.О. Фамилия

                  Наименование должности

                  секретаря личная подпись И.О. Фамилия

                  Приложение 10

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления краткого протокола заседания (совещания)

                  П Р О Т О К О Л

                  совещания

                  у Руководителя Администрации города Кургана

                  А.Г. Якушева

                  от 14 марта 2012 г. № 8

                  Председательствующий - Фамилия И.О.

                  Секретарь - Фамилия И.О.

                  Присутствовали:

                  Наименование должности - Фамилия И.О.

                  Наименование должности - Фамилия И.О.

                  1. О выполнении мероприятий по..…

                  (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

                    1. Принять к сведению...

                    2. Директору МУ …

                  Наименование должности

                  председательствующего личная подпись И.О. Фамилия

                  Наименование должности секретаря личная подпись И.О. Фамилия

                  Приложение 11

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления поручения Руководителя Администрации города Кургана

                  Руководитель Администрации города Кургана

                  ЯКУШЕВ А.Г.

                  Поручение № ПР-1-17/777

                  (14.02.2012 г.)

                  Основной исполнитель: Фамилия И.О.

                  Соисполнители: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

                  Содержание поручения.

                  Срок представления доклада об исполнении: 08.03.2012 г.

                  Доклад об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана представить в отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана.

                  А.Г. Якушев

                  Приложение 12

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Требования к употреблению сокращений слов и наименований

                  1. В документах Администрации города Кургана не употребляются сокращения слов, наименования органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их полным официальным наименованием.

                  2. В документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».

                  3. Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН.

                  4. Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:

                  • прописными буквами, если образованы от имени собственного, например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);

                  • строчными буквами, если образованы от имени нарицательного, например: вуз (вуза).

                  5. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются:

                  названия единиц измерения (при цифрах):

                  • гектар - га;

                  • грамм - г;

                  • квадратный метр - кв. м; кв. метр;

                  • килограмм - кг;

                  • кубический метр - куб. м; куб. метр;

                  • литр - л;

                  • метр - м;

                  • миллиметр - мм;

                  • секунда - с;

                  • тонна - т;

                  • центнер - ц;

                  различные обозначения:

                  • годы - гг. (при цифрах);

                  • город - г.;

                  • дом - д.;

                  • другой (другие) - др.;

                  • железнодорожный - ж.д.;

                  • и так далее - и т.д.;

                  • и тому подобное - и т.п.;

                  • кабинет - каб.;

                  • комната - к.;

                  • корпус - корп.;

                  • лист - л. (при цифрах);

                  • миллиард - млрд.;

                  • миллион - млн.;

                  • область - обл.;

                  • площадь - пл.;

                  • подъезд - под.;

                  • поселок - пос.;

                  • проезд - пр.;

                  • проспект - просп.;

                  • прочее - пр.;

                  • пункт - п.;

                  • район - р-н (при названии);

                  • рисунок - рис.;

                  • рубль - руб.;

                  • село - с. (при названии);

                  • смотри - см.;

                  • страница - с. (при цифрах);

                  • таблица - табл.;

                  • то есть - т.е.;

                  • тысяча - тыс.;

                  • улица - ул.;

                  • этаж - эт.

                  Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия должно быть одинаковым. Например: 89,775; 15,300; 16,323.

                  В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и других должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.

                  Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должна употребляться так же.

                  Инициалы имени и отчества не отделяют от фамилии, не переносят на другую строку или страницу.

                  Приложение 13

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления служебного письма

                  О выдаче акта выбора

                  Уважаемый Иван Иванович!

                  В ответ на Ваше обращение….

                  Приложение:

                  1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

                  2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

                  Руководитель Администрации

                  города Кургана А.Г. Якушев

                  Петров П.П.

                  41-11-11

                  Приложение 14

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления служебной (докладной, объяснительной) записки

                  Руководителю

                  Администрации города Кургана

                  А.Г. Якушеву

                  Объяснительная записка

                  Об обращениях граждан,

                  закрытых с нарушением срока

                  За I полугодие мной были нарушены сроки рассмотрения обращений по письмам № А- 666 от 22.02.2012 г. и № 1-11/666 от 05.03.2012 г. в связи с ….

                  Главный специалист

                  отдела личная подпись И.О. Фамилия

                  дата

                  Приложение 15

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления телеграммы

                  Телеграмма

                  ГОРОД КУРГАН

                  КУРГАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

                  УЛИЦА КИРОВА ДОМ 77 КВАРТИРА 7

                  640000

                  ОЛЬГЕ ИВАНОВНЕ ИВАНОВОЙ

                  УВАЖАЕМАЯ ОЛЬГА ИВАНОВНА ПРИМИТЕ ИСКРЕННИЕ

                  ПОЗДРАВЛЕНИЯ ПО СЛУЧАЮ ВАШЕГО ЮБИЛЕЯ ЖЕЛАЕМ ВАМ И ВАШИМ БЛИЗКИМ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ПУСТЬ ВАМ ВО ВСЕМ СОПУТСТВУЕТ УДАЧА А ОПОРОЙ В ЖИЗНИ БУДУ ВЕРНЫЕ ЕДИНОМЫШЛЕННИКИ И НАДЕЖНЫЕ ДРУЗЬЯ ТЧК

                  РУКОВОДИТЕЛЬ АДМИНИСТРАЦИИ

                  ГОРОДА КУРГАНА А Г ЯКУШЕВ

                  ________________________________________________________________

                  пл. Ленина, город Курган, 640000

                  Администрация города Кургана

                  30 декабря 2012 года

                  Руководитель Администрации

                  города Кургана личная подпись А.Г. ЯКУШЕВ

                  Управляющая делами

                  Администрации города Кургана личная подпись Н.А. Румянцева

                  Бессонова Ю.Н.

                  44-44-44

                  Приложение 16

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления

                  телефонограммы

                  Администрация города Кургана

                  Наименование

                  организации-получателя

                  либо

                  Передано согласно списку (список прилагается)

                  ТЕЛЕФОНОГРАММА

                  01.03.2012 № 15

                  16.50

                  Текст телефонограммы (до 50 слов).

                  Наименование должности лица,

                  подписавшего телефонограмму личная подпись И.О. Фамилия

                  Передал

                  Должность, И.О. Фамилия работника,

                  передавшего телефонограмму, телефон

                  Принял

                  Должность, И.О. Фамилия работника,

                  принявшего телефонограмму, телефон

                  Приложение 17

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления

                  журнала выдачи корреспонденции

                  Журнал

                  выдачи корреспонденции

                  дата получения

                  наименование подразделения

                  № документа

                  подпись, расшифровка подписи

                  Приложение 18

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления

                  акт приема-передачи документов

                  АКТ

                  Департамент ……

                  ____________________№______

                  г. Курган

                  о приеме-передаче

                  документов

                  УТВЕРЖДАЮ

                  Заместитель Руководителя Администрации города Кургана, директор Департамента

                  личная подпись И.О. Фамилия дата

                  На основании________________________________________________

                  ___________________________передает, а _____________________________

                  (наименование органа, структурного подразделения) (наименование органа, структурного подразделения)

                  принимает следующие документы:

                  п/п

                  Индекс

                  дела

                  (или документа)

                  Крайние даты

                  (или дата документа)

                  Заголовок дела

                  (или документа)

                  Количество томов

                  (или листов)

                  Примечание

                  1

                  2

                  3

                  4

                  5

                  6

                  Итого______________________________________________________ед.хр.

                  (цифрами и прописью)

                  Передачу произвел:

                  Прием произвел:

                  Наименование должности

                  работника, сдавшего документы

                  Наименование должности

                  работника, принявшего документы

                  личная подпись И.О. Фамилия

                  личная подпись И.О. Фамилия

                  дата

                  дата

                  СОГЛАСОВАНО:

                  Заведующий отделом

                  СОГЛАСОВАНО:

                  Заведующий отделом

                  личная подпись И.О. Фамилия

                  личная подпись И.О. Фамилия

                  дата

                  дата

                  Приложение 19

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления

                  номенклатуры дел структурных подразделений Администрации города Кургана

                  УТВЕРЖДАЮ

                  Начальник

                  правового управления

                  Администрации города Кургана

                  ________________ Л.Н. Неупокоева

                  «_____»_______________________ г.

                  Администрация города Кургана

                  Правовое управление

                  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                  на 2012 год

                  Индекс

                  дела

                  Заголовок дела

                  Кол-во ед. хранения

                  Срок

                  хранения и № статей по перечню

                  Примечание

                  1

                  2

                  3

                  4

                  5

                  01-01

                  Переписка по вопросам правоохранительного характера

                  5 лет ЭПК

                  ст. 190

                  01-02

                  Переписка по оперативно правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства

                  3 года

                  ст. 194

                  01-03

                  Переписка с Управлением антимонопольной службы по Курганской области по правовым вопросам

                  3года

                  ст. 194

                  01-04

                  Номенклатура дел управления на 2012 год

                  ДЗН

                  ст. 200 а

                  Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

                  01-05

                  01-06

                  Старший инспектор отдела нормотворчества

                  и правовой экспертизы правового управления

                  Администрации города Кургана

                  «_____» ________________ 20 г И.И. Иванова

                  СОГЛАСОВАНО

                  Заведующая отделом

                  документационного обеспечения

                  Администрации города Кургана

                  «_____» ________________ 20 г Л.А. Мельникова

                  Приложение 20

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления сводной номенклатуры дел Администрации города Кургана

                  Российская Федерация

                  Курганская область

                  АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА

                  КУРГАНА

                  УТВЕРЖДАЮ

                  Управляющая делами

                  Администрации города Кургана

                  ____________ Н.А. Румянцева

                  «____»_______________________г.

                  СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                  на 2012 год

                  Индекс

                  дела

                  Заголовок дела

                  Кол-во ед.

                  хранения

                  Срок

                  хранения дел и № статей по перечню

                  Примечание

                  1

                  2

                  3

                  4

                  5

                  01. Правовое управление

                  01-01

                  Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, суды

                  35

                  5 лет

                  ст. 189

                  После

                  вынесения

                  решения

                  01-02

                  База данных регистрации арбитражных дел, претензий и исков

                  5 лет

                  ст. 195

                  На электронном носителе.

                  После вынесения последнего решения

                  02. Отдел муниципальной службы и кадров

                  02-01

                  Личные дела руководителей муниципальных предприятий, учреждений

                  45

                  75 лет ЭПК

                  ст. 656 б

                  02-02

                  Журнал регистрации распоряжений по личному составу

                  3

                  75 лет

                  ст. 258 б

                  Хранится в организации

                  1

                  2

                  3

                  4

                  5

                  07. Отдел бухгалтерского учета

                  07-02

                  Штатное расписание и изменения к нему на 2012 год (копии)

                  1

                  ДМН

                  ст. 71 а

                  Постоянно в деле

                  № 05-14

                  07-27

                  Номенклатура дел отдела на 2012 год

                  1

                  ДЗН

                  ст. 200 а

                  Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

                  При составлении сводной номенклатуры дел был использован Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и организаций, с указанием сроков хранения (приложение к Приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558). М., 2010

                  Заведующая отделом

                  документационного обеспечения

                  Администрации города Кургана

                  «_____» ________________ 20 г. Л.А. Мельникова

                  СОГЛАСОВАНО

                  Протокол ЭК

                  от ______________ 20 г. № ____

                  ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

                  о категориях и количестве дел, заведенных в 2012 году

                  По срокам хранения

                  Всего

                  В том числе

                  Переходящих

                  с отметкой ЭПК

                  Постоянного

                  Временного (свыше 10 лет)

                  Временного (до 10 лет включительно)

                  Итого:

                  Заведующая отделом

                  документационного обеспечения

                  Администрации города Кургана

                  «_____» ________________ 20 г. Л.А. Мельникова

                  Приложение 21

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления

                  описи дел постоянного хранения

                  Администрация города Кургана УТВЕРЖДАЮ

                  Управляющая делами

                  Администрации города Кургана

                  ______________ Н.А. Румянцева

                  « _____ »__________________г.

                  Фонд №

                  ОПИСЬ № 1 (продолжение)

                  дел постоянного хранения

                  за 2008 год

                  п/п

                  Индекс

                  дела

                  Заголовок дела

                  Крайние

                  даты

                  Кол-во

                  листов

                  Примечание

                  1

                  2

                  3

                  4

                  5

                  6

                  Общий отдел

                  05-03

                  Постановления Администрации города Кургана и документы к ним, том 1,

                  № 1- № 64

                  09.01.2008

                  15.01.2008

                  257

                  - « -

                  То же, том 2, № 65 - № 137

                  15.01.2008

                  18.01.2008

                  304

                  - « -

                  То же, том 3, № 138 - № 216

                  21.01.2008

                  25.01.2008

                  179

                  Отдел бухгалтерского учета

                  1236

                  08-02

                  Штатные расписания Администрации города Кургана и структурных подразделений и изменения к ним на 2008 год

                  69

                  В данный раздел описи внесено 149 (Сто сорок девять) ед.хр., с № 1233 по № 1381.

                  Заведующая отделом документационного

                  обеспечения Администрации города Кургана Л.А. Мельникова

                  СОГЛАСОВАНО:

                  Протокол ЭК

                  от __________________201__г. № _______

                  Приложение 22

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления

                  обложки (титульного листа) дела постоянного и по личному составу

                  Наименование органа

                  Наименование

                  структурного

                  подразделения

                  ДЕЛО №_______ ТОМ №_______

                  ________________________________________________________________

                  _______________________________________________________________

                  ________________________________________________________________

                  (Заголовок дела)

                  ________________________________________________________________

                  (Крайние даты)

                  Приложение 23

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления

                  акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

                  АКТ

                  Администрация города Кургана

                  УТВЕРЖДАЮ

                  __________№__________ Управляющий делами

                  г. Курган Администрации города

                  Кургана

                  о выделении к уничтожению

                  документов, не подлежащих личная подпись И.О. Фамилия

                  хранению дата

                  На основании______________________________________________________

                  (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

                  отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы Администрации города Кургана, ее органа

                  (название организации)

                  п/п

                  Заголовок

                  дела или

                  групповой

                  заголовок

                  документов

                  Крайние

                  даты

                  Номера

                  описей

                  Индекс дела по номенклатуре

                  или № дела по описи

                  Количество

                  ед. хр.

                  Сроки

                  хранения и номера статей

                  по перечню

                  Примечание

                  1

                  2

                  3

                  4

                  5

                  6

                  7

                  8

                  Итого_______________________ед.хр. за ________________________годы.

                  (цифрами и прописью)

                  Описи дел постоянного хранения за_________________годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК

                  (протокол от______________________№_________________).

                  Наименование должности лица,

                  проводившего экспертизу

                  ценности документов личная подпись И.О. Фамилия

                  дата

                  СОГЛАСОВАНО

                  Протокол ЭК

                  от_____________№__________________

                  Документы в количестве_____________________________________ед. хр.,

                  (цифрами и прописью)

                  весом________________кг сданы в__________________________________

                  (наименование организации)

                  на переработку по приемо-сдаточной накладной от___________№_______.

                  Наименование должности

                  работника, сдавшего документы личная подпись И.О. Фамилия

                  Изменения в учетные документы внесены.

                  Заведующий отделом, сектором

                  документационного обеспечения

                  Администрации города Кургана, ее органа личная подпись И.О. Фамилия

                  дата

                  Приложение 24

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления

                  акт приема-передачи документов на хранение

                  УТВЕРЖДАЮ

                  Управляющая делами

                  Администрации города Кургана

                  _______________ Н.А. Румянцева

                  дата

                  УТВЕРЖДАЮ

                  Директор муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив города Кургана»

                  __________________Д.Д. Останин

                  дата

                  АКТ

                  __________№__________

                  приема-передачи архивных документов на хранение

                  В связи с ______________________________________________________

                  (основание передачи)

                  __________________________________________________________________________________________________________

                  (название передаваемого фонда)

                  Администрация города Кургана передает,

                  (название организации-сдатчика)

                  а муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Кургана»

                  (название организации-приемщика)

                  принимает документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

                  п/п

                  Название, номер описи

                  Количество экземпляров описи

                  Количество

                  ед. хр.

                  Примечания

                  1

                  2

                  3

                  4

                  5

                  Итого принято ______________________________________ед. хр.

                  (цифрами и прописью)

                  Передачу произвел:

                  Прием произвел:

                  Наименование должности

                  работника, сдавшего документы

                  Наименование должности

                  работника, принявшего документы

                  личная подпись И.О. Фамилия

                  дата

                  личная подпись И.О. Фамилия дата

                  Фонду присвоен № __________________

                  Изменения в учетные документы внесены

                  Наименование должности

                  работника, внесшего изменения

                  в учетные документы личная подпись И.О. Фамилия

                  дата

                  Приложение 25

                  к Инструкции

                  по делопроизводству

                  в Администрации города Кургана и ее органах

                  Образец оформления журнала учета выдачи печатей и штампов

                  Журнал учета выдачи печатей и штампов

                  п/п

                  Оттиск

                  печати

                  (штампа)

                  Наименова-

                  ние печати

                  (штампа)

                  Дата получения

                  печати

                  (штампа) от

                  изготовителя

                  Предприятие-

                  изготовитель,

                  дата и № сопро-

                  водительного

                  документа

                  Кому выдана

                  (должность,

                  подразделение)

                  1

                  2

                  3

                  4

                  5

                  6

                  Подпись

                  работника

                  Дата возврата

                  печати

                  Подпись

                  работника

                  Дата уничтожения

                  печати

                  Дата, номер

                  акта

                  7

                  8

                  9

                  10

                  11

                  1

                  67

                  70

                  71

                  74

                  72

                  72

                  74

                  73

                  75

                  74

                  76

                  75

                  75

                  76

                  78

                  77

                  84

                  85

                  79

                  80

                  81

                  86

                  102

                  108

                  131

                  133

                  1 инт.

                  2 пустые строки

                  1,25 см.

                  левое поле

                  2,5 см.

                  правое поле

                  2 см.

                  1 инт.

                  2 пустые строки

                  нижний левый угол

                  нижнее поле 2 см.

                  3-4 пустые строки

                  2 пустые строки

                  1 инт.

                  2 пустые строки

                  1,25 см.

                  левое поле

                  2,5 см.

                  1 инт.

                  правое поле

                  2 см.

                  2 пустые строки

                  нижний левый угол

                  нижнее поле 2 см.

                  1 инт.

                  2 пустые строки

                  1,25 см.

                  1 инт.

                  правое поле

                  2 см.

                  левое поле

                  2,5 см.

                  3 пустые строки.

                  1 инт.

                  нижний левый угол

                  нижнее поле 2 см.

                  нижний левый угол

                  3 пустые строки

                  1,25 см.

                  1-2 пустые строки

                  2 пустые строки

                  1,25 см.

                  верхнее поле 2 см.

                  2 пустые строки

                  1 инт.

                  3 пустые строки

                  2 пустые строки

                  2 пустые строки

                  1,25 см.

                  3 пустые строки

                  Ф.№__________

                  Оп.№_________

                  Д.№__________

                  1 инт.

                  1 инт.

                  нижнее поле 2 см.

                  верхнее поле 2 см.

                  левое поле

                  2 см.

                  правое поле

                  2,5 см.

                  верхнее поле 2 см.

                  1 инт.

                  1 инт.

                  верхнее поле 2 см.

                  2 пустые строки

                  1 инт.

                  На _______листах

                  Хранить________

                  Ф. №__________

                  Оп. №_________

                  Д. №__________

                  через 2 пустые строки

                  от последней строки

                  текста приложения

Возврат к списку