Размер:
AAA
Цвет: CCC
Изображения Вкл.Выкл.
Обычная версия сайта
Поиск

Распоряжение мэра города Кургана № 6109-р от 31.12.1997 О регламенте Администрации города Кургана


Тема:  Городское самоуправление
Тип:  РАСПОРЯЖЕНИЕ МЭР ГОРОДА КУРГАНА
Подготовлен в подразделении:  НЕ ОПРЕДЕЛЕН
Номер:  6109-р
Дата:  31.12.1997
Статус:  Действует

Скачать документ в формате Microsoft Word

ГЛАВА ГОРОДСКОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ - МЭР ГОРОДА КУРГАНА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_______N_6109-р ____

г.Курган

й О регламенте Администрации

города Кургана ы

В соответствии с Уставом города Кургана и в целях повыше-

ния эффективности деятельности Администрации города:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.98 г. Регламент

Администрации города Кургана согласно приложению.

2. Управляющей делами Администрации города Новоселовой

Р.А. обеспечить безусловное соблюдение требований Регламента

должностными лицами и муниципальными служащими Администрации

города и ее структурных подразделений.

3. Считать утратившим силу с момента введения в действие

настоящего распоряжения решения Курганского горисполкома от

18.09.90 г. N 302 "О временном регламенте исполкома Курганско-

го городского Совета народных депутатов" и распоряжение Адми-

нистрации города Кургана от 08.02.93 г. N 34 "Об утверждении

инструкции по делопроизводству в Администрации города".

4. Установить, что вопросы, не урегулированные настоящим

распоряжением разрешаются на основании иных нормативных актов

Администрации города.

Мэр города Кургана А.Ф. Ельчанинов

.

Проект распоряжения внесен:

Управляющая делами

Администрации города Р.А. Новоселова

Проект согласован:

Первый заместитель мэра

города Кургана В.В. Пчельников

Первый заместитель мэра,

директор Департамента

социальной политики В.В. Серков

Заместитель мэра города,

директор Департамента по

управлению жилищно-коммунальным,

дорожным хозяйством и

благоустройству О.В. Попов

Заместитель мэра города,

директор Департамента

муниципальной собственности Н.Д. Пшеничников

Заведующая юридическим отделом Л.Н. Неупокоева

Заведующая организационным

отделом З.П. Незговорова

Заведующая общим отделом Л.А. Алексеева

.

Приложение

к распоряжению мэра

города Кургана

от 31.12.97 N 6109-р

РЕГЛАМЕНТ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Администрация города Кургана является исполнитель-

но-распорядительным органом городского самоуправления, подот-

четным городской Думе. Правовой статус Администрации города,

пределы ее компетенции регулируются Конституцией и законами

РФ, правовыми актами Президента и Правительства РФ, законами

Курганской области, Уставом города Кургана, Положением об Ад-

министрации города, другими правовыми актами города.

1.2. Настоящий регламент определяет порядок организацион-

ного и документационного обеспечения деятельности Администра-

ции города:

- планирования работы Администрации города;

- подготовки и проведения заседаний и совещаний;

- подготовки проектов правовых актов города и организации

их исполнения;

- организации работы и контроля по исполнению служебных

документов;

- работы с обращениями граждан, поступившими в Админист-

рацию города, и организации приема граждан;

- выполнения машинописных и копировально-множительных ра-

бот;

- формирования архивных дел и использования архивных до-

кументов;

- информирования населения города о деятельности Адми-

нистрации города;

- режима работы Администрации города.

П. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

2.1. Приоритетные направления деятельности Администрации

города по социально-экономическому развитию города базируются

на комплексных и долговременных программах и реализуются в

квартальных планах работы.

2.2. План работы Администрации города на квартал формиру-

ется организационным отделом на основе предложений структурных

подразделений Администрации города и включает разделы:

2.2.1. Подготовка вопросов на заседаниях городской Думы;

2.2.2. Подготовка нормативно-правовых актов Администрации

города;

2.2.3. Заседания, совещания, проводимые мэром города, его

заместителями и управляющим делами Администрации города;

2.2.4. Общегородские и представительские мероприятия;

2.2.5. Мероприятия по контролю за исполнением служебных

документов.

2.3. Руководители структурных подразделений Администрации

города представляют организационному отделу свои предложения в

план работы Администрации города, согласованные с соответству-

ющим заместителем мэра города, не позднее 10 числа месяца,

предшествующего очередному планируемому периоду.

Проект квартального плана за 15 дней до начала планируе-

мого периода организационный отдел представляет мэру города,

его заместителям и управляющему делами на предварительное

рассмотрение.

2.4. План работы Администрации города утверждается мэром

города, а в его отсутствие его первым заместителем.

Проект распоряжения мэра города по плану работы вносится

мэру города организационным отделом с учетом поступивших заме-

чаний после визирования его заместителями мэра города не позд-

нее 25 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

2.5. Контроль за выполнением плана работы Администрации

города осуществляется заместителями мэра города и управляющим

делами Администрации города в соответствии с распределением

обязанностей.

Общий контроль за выполнением плана работы Администрации

города возлагается на управляющего делами Администрации города.

Соответствующие структурные подразделения Администрации

города представляют организационному отделу справки о выполне-

нии плана работы не позднее 5 числа первого месяца следующего

квартала.

2.6. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планом

работы, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок

или намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на

рассмотрение, заместитель мэра города информирует мэра города

об этом за 7 дней до намеченного срока проведения мероприятия.

Мэр города рассматривает предложение об изменении или

уточнении плана и принимает по нему решение.

2.7. В соответствии с квартальным планом работы Админист-

рации города организационный отдел составляет еженедельный

план основных организационно-массовых мероприятий общегородс-

кого значения на текущую неделю, проводимых структурными под-

разделениями Администрации города.

План таких мероприятий, в том числе выездного характера,

с подробным указанием тематики рассматриваемых вопросов, даты,

места и формы проведения, состава участников структурные под-

разделения передают в организационный отдел еженедельно в чет-

верг в первой половине дня.

Ш. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ И

СОВЕЩАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

__3.1. Подготовка и проведение заседаний Коллегии Админист-

__рации города.

3.1.1. Коллегия Администрации города является коллегиаль-

ным совещательным органом при мэре города.

3.1.2. Заседания Коллегии проводятся согласно плана рабо-

ты Администрации города не реже одного раза в квартал.

Заседания Коллегии проводятся в малом зале Администрации

города, выездные заседания - в обозначенном месте.

Выездные заседания Коллегии проводятся по инициативе за-

местителей мэра города, управляющего делами Администрации го-

рода, других членов Коллегии, утвержденной мэром города.

3.1.3. Повестка заседаний Коллегии формируется Управляю-

щим делами Администрации города и организационным отделом в

соответствии с планом работы Администрации города.

3.1.4. Перенос даты рассмотрения вопроса, не подготовлен-

ного в установленный срок, осуществляется мэром города на ос-

новании служебной записки ответственного за подготовку вопро-

са.

3.1.5. В проект повестки дня очередного заседания Колле-

гии могут быть внесены вопросы, не включенные в план работы

Администрации города.

3.1.6. Предложения по дополнению повестки дня Коллегии,

необходимые справочные материалы, проекты решений и списки

приглашенных вносятся заместителями мэра города управляющему

делами Администрации города не позднее, чем за пять дней до

установленного дня проведения Коллегии, и согласовываются им с

мэром города.

Решение о включении в повестку дня таких вопросов прини-

мают члены Коллегии в начале заседания.

3.1.7. Мэр города и члены Коллегии не позднее, чем за три

дня до заседания, должны быть ознакомлены с повесткой дня и

материалами по всем основным вопросам.

Материалы к заседаниям Коллегии готовятся в соответствии

с требованиями к порядку подготовки проектов правовых актов

города, определенных настоящим Регламентом.

3.1.8. За 30 минут до начала заседания Коллегии начинает-

ся регистрация членов Коллегии и приглашенных.

3.1.9. Заседания Коллегии проводятся гласно и носят отк-

рытый характер.

3.1.10. Для членов Коллегии и приглашенных в зале отво-

дятся специальные постоянные места. Во время заседания все

присутствующие подчиняются распоряжениям председательствующего.

3.1.11. Ведет заседание Коллегии Глава городского самоуп-

равления - мэр города, в его отсутствие - первый заместитель

мэра города.

3.1.12. Заседание Коллегии правомочно при наличии не ме-

нее двух третей от общего количества ее членов.

3.1.13. Продолжительность заседания Коллегии и регламент

устанавливаются на каждом заседании отдельно открытым голосо-

ванием.

В течение заседаний возможны перерывы на 15 минут через

каждые полтора часа работы, при необходимости устраивается пе-

рерыв на обед продолжительностью 1 час.

3.1.14. Время для докладов на заседании Коллегии устанав-

ливается до 20 минут, для содокладов - до 15 минут. Время для

выступающих в прениях по повестке дня - до 7 минут, для обсуж-

дения проекта документа членам Коллегии - до 10 минут. Коли-

чество вопросов к докладчикам не ограничивается.

Председательствующий на заседании Коллегии может продлить

время для доклада и выступлений самостоятельно без согласия

членов Коллегии.

Председательствующий вправе взять слово для выступления и

задавать вопросы в любое время заседания, остальные члены кол-

легии и приглашенные - только с разрешения председательствую-

щего.

3.1.15. Заседания Коллегии протоколируются. Ведение и

оформление протоколов заседаний Коллегии возлагается на общий

отдел Администрации города.

Протокол заседания подписывают мэр города и управляющий

делами Администрации города.

3.1.16. По вопросам, внесенным в повестку дня заседания

Коллегии, принимаются решения Коллегии, постановления Адми-

нистрации города и распоряжения мэра города.

Документы принимаются большинством голосов от состава

Коллегии открытым голосованием. При необходимости документ

должен быть доработан в течение 10 дней со дня заседания Кол-

легии, после чего предоставляется авторами управляющему делами

Администрации города для подписи мэром города.

Материалы Коллегии Администрации города подлежат опубли-

кованию.

__3.2. Подготовка и проведение Аппаратных совещаний у Главы

__городского самоуправления - мэра города.

3.2.1. Для координации деятельности всех структурных под-

разделений Администрации города, обсуждения проблем, требующих

оперативного решения, проводятся Аппаратные совещания у мэра

города.

3.2.2. Аппаратные совещания подразделяются на ежемесяч-

ные, с рассмотрением запланированных основополагающих и конт-

рольных вопросов социально-экономического развития города, и

еженедельные - по вопросам текущего характера.

Аппаратные совещания, как правило, носят открытый харак-

тер.

3.2.3. Ежемесячные Аппаратные совещания проводятся в по-

недельник четвертой недели каждого месяца в малом зале Адми-

нистрации города в 12 часов.

Еженедельные Аппаратные совещания проводятся в понедель-

ник в кабинете мэра города в 8.30 часов.

3.2.4. Во время отсутствия мэра города по его поручению

совещания проводит его первый заместитель.

При этом совещание проводится в кабинете первого замести-

теля мэра города или малом зале Администрации города в утверж-

денные Регламентом сроки.

3.2.5. На еженедельных Аппаратных совещаниях присутствуют

заместители мэра города, управляющий делами Администрации го-

рода, председатель Финансового Комитета Администрации города,

начальник городского управления внутренних дел, пресс-секре-

тарь и референт Главы городского самоуправления.

3.2.6. Состав участников ежемесячных Аппаратных совещаний

утверждается мэром города по предложению управляющего делами

Администрации города.

По согласованию в состав участников ежемесячных Аппарат-

ных совещаний включаются начальник ГУВД, начальник Государс-

твенной налоговой инспекции по г.Кургану, начальник отделения

Федерального казначейства по г.Кургану, начальник штаба ГО,

директор городского центра занятости населения, заместитель

председателя Государственного Комитета охраны окружающей сре-

ды, главный врач Городского центра Госсанэпиднадзора, началь-

ник отдела пожарной охраны г.Кургана.

На Аппаратных совещаниях могут присутствовать прокурор

города и председатель районного и (городского) суда.

3.2.7. В повестку дня ежемесячных Аппаратных совещаний

вносится не более 3 вопросов.

Предложения в повестку дня ежемесячных Аппаратных совеща-

ний вносятся заместителями мэра города и управляющим делами

Администрации города организационному отделу одновременно с

предложениями в квартальный план работы.

3.2.8. Не позднее 7 дней до даты проведения ежемесячного

Аппаратного совещания должностное лицо, ответственное за вне-

сенный в повестку Аппаратного совещания вопрос, подтверждает

управляющему делами Администрации города готовность докладчика

и предоставляет необходимые материалы и список приглашенных.

3.2.9. Предложения о дополнительных вопросах в повестку

ежемесячного Аппаратного совещания могут быть внесены управля-

ющему делами Администрации города, заместителями мэра города

не позднее, чем за 3 дня до даты совещания.

После согласования в этот же день у мэра города дополни-

тельной повестки ежемесячного Аппаратного совещания управляю-

щему делами Администрации города предоставляются все необходи-

мые материалы и список приглашенных.

3.2.10. Оперативное приглашение всех участников и пригла-

шенных на ежемесячное Аппаратное совещание осуществляет рефе-

рент Главы городского самоуправления.

3.2.11. Время для докладов на Аппаратных совещаниях уста-

навливается до 10 минут, для обсуждения вопроса - до 5 минут.

Количество вопросов к докладчикам не ограничивается.

Проводящий совещание может продлить время для доклада,

выступлений и обсуждений. Он вправе взять слово для выступле-

ния и задавать вопросы в любое время заседания, постоянные

участники совещания и приглашенные - только с его разрешения.

3.2.12. В ходе ежемесячных и еженедельных Аппаратных со-

вещаний референтом Главы городского самоуправления ведется

протокол, который оформляется в двухдневный срок. Выписки из

протокола с конкретными поручениями и сроками их выполнения

направляются исполнителям на следующий день после подписания

протокола проводящим Аппаратное совещание руководителем.

3.2.13. Контроль за выполнением поручений мэра города

осуществляется в соответствии с порядком контроля за выполне-

нием правовых актов города и поручений мэра города, установ-

ленным настоящим регламентом.

__3.3. Подготовка и проведение совещаний, представительских

__мероприятий Главы городского самоуправления.

3.3.1. Проведение совещаний, представительских мероприя-

тий Главы городского самоуправления включается в план работы

Администрации города.

3.3.2. Глава городского самоуправления определяет место

проведения, повестку дня, порядок ведения, состав участников и

продолжительность: совещаний - по предложению заместителей мэ-

ра города, представительских мероприятий - по предложению уп-

равляющего делами Администрации города.

3.3.3. Участники совещаний и представительских мероприя-

тий приглашаются отраслевыми отделами, при необходимости - ор-

ганизационным отделом Администрации города.

Пригласительные билеты на представительские мероприятия

изготавливаются общим отделом Администрации города.

Тиражирование необходимых документов, регистрация участ-

ников обеспечивается общим отделом Администрации города, под-

готовка помещения в здании Администрации города - хозяйствен-

ной службой.

3.3.4. Расходы по проведению совещаний и представитель-

ских мероприятий при использовании бюджетных средств согласо-

вываются с Финансовым Комитетом и управляющим делами Админист-

рации города и утверждаются специальным распоряжением мэра го-

рода.

3.3.5. Организаторская работа по подготовке совещаний,

представительских мероприятий мэра города, проводимых вне зда-

ния Администрации города, возлагается на отраслевые отделы.

При необходимости к этой работе могут быть привлечены отделы

Управления делами по согласованию с управляющим делами Адми-

нистрации города.

__3.4. Подготовка и проведение оперативных совещаний замес-

__тителями мэра города и руководителями структурных подразделе-

__ний Администрации города.

3.4.1. Проведение оперативных совещаний заместителями мэ-

ра города и руководителями структурных подразделений Админист-

рации города носит, как правило, плановый характер.

3.4.2. Повестка дня, состав участников, место и время

проведения совещаний заместителями мэра города и руководителя-

ми структурных подразделений устанавливаются, как правило, са-

мостоятельно, исходя из квартального плана работы и еженедель-

ного плана мероприятий Администрации города, указаний и пору-

чений вышестоящего руководителя, производственной необходи-

мости.

3.4.3. Использование для проведения совещаний и других

мероприятий малого и большого залов согласовывается с общим

отделом Администрации города.

Заявка на подключение усиления и проведение других работ,

необходимых для проведения совещания, мероприятия, не позднее,

чем за один день, передается руководителю хозяйственной службы

Администрации города.

3.4.4. При необходимости регистрации участников, ее про-

ведение обеспечивается силами проводящего мероприятия струк-

турного подразделения.

3.4.5. Тиражирование необходимых материалов для участни-

ков совещаний и других мероприятий обеспечивается обычным по-

рядком.

3.4.6. Один комплект подготовленных к совещаниям по наи-

более значимым вопросам социально-экономического развития го-

рода материалов заблаговременно (не позднее, чем за 2 дня) пе-

редается ответственным за проведение руководителем в отдел ин-

формационной политики, изучения общественного мнения и связям

с общественностью.

3.4.7. Ведение и оформление стенограмм и протоколов осу-

ществляется по необходимости и реализуется силами проводящего

совещание структурного подразделения.

1У. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГОРОДА

__4.1. Порядок подготовки нормативно-правовых актов Адми-

__нистрации города.

4.1.1. Правовые акты Администрации города принимаются для

осуществления управленческой деятельности Администрации города

Кургана в соответствии, во исполнение и в развитие федерально-

го и областного законодательства, решений Курганской городской

Думы, а также по инициативе должностных лиц или структурных

подразделений Администрации города в пределах их компетенции.

4.1.2. Мэр города в пределах своей компетенции в соот-

ветствии с законодательством и решениями городской Думы прини-

мает постановления и издает распоряжения, обязательные для ис-

полнения на территории города.

Постановления Администрации города издаются по вопросам

нормативного характера.

Распоряжения мэра города издаются по вопросам правоприме-

нения и организации деятельности Администрации города.

4.1.3. В период временного отсутствия мэра города либо

досрочного прекращения его полномочий, первый заместитель мэра

города подписывает постановления Администрации города и распо-

ряжения мэра города в пределах полномочий, определенных мэром

города или Уставом города.

4.1.4. Руководители самостоятельных структурных подразде-

лений Администрации города в пределах своей компетенции в со-

ответствии с законодательством, решениями городской Думы и

правовыми актами мэра города издают приказы.

4.1.5. Издание нормативных правовых актов в виде писем и

телеграмм не допускается.

4.1.6. Нормативный правовой акт может быть издан совмест-

но с другими органами городского самоуправления, органами го-

сударственной власти и органами местного самоуправления других

муниципальных образований, выборными органами профессиональных

союзов и других общественных организаций, либо по согласованию

с ними.

Совместный нормативный правовой акт должен быть подписан

всеми должностными лицами, издавшими его. При этом подписи

должностных лиц располагаются на одном уровне. Подлинники пра-

вовых актов, принятых совместно несколькими должностными лица-

ми (органами), оформляются в количестве, равном числу долж-

ностных лиц (органов), подписавших документ.

4.1.7. Подготовка правового акта Администрации города

возлагается на одно или несколько структурных подразделений

Администрации города с учетом их функций и компетенции. При

этом определяется круг должностных лиц, ответственных за под-

готовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необхо-

димости - организации, привлекаемые к этой работе.

Сроки подготовки проекта и издания правового документа во

исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Прези-

дента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, Адми-

нистрации области, областных законов и решений городской Думы,

как правило, не должен превышать одного месяца, если не уста-

новлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных норма-

тивно-правовых актов, а также актов, издаваемых совместно нес-

колькими должностными лицами или органами, могут создаваться

рабочие группы.

4.1.8. В процессе работы над проектом нормативного право-

вого акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта зако-

нодательство Российской Федерации и Курганской области, прак-

тика применения соответствующих нормативных правовых актов,

научная литература и материалы периодической печати по расс-

матриваемому вопросу, а также данные исследований, если тако-

вые проводились.

4.1.9. Структура нормативного правового акта должна обес-

печивать логическое развитие темы правового регулирования.

При подготовке проектов правовых актов должны строго соб-

людаться требования стандартов на организационно-распоряди-

тельную документацию, основных положений единой государствен-

ной системы делопроизводства и Инструкции по делопроизводству,

являющейся приложением к настоящему регламенту.

4.1.9.1. Правовой акт должен иметь заголовок, отражающий

содержание вопроса и отвечающий на вопрос "О чем?"

Текст документа излагается литературным языком. Сложные

предложения заменяются простыми, применяются устойчивые слово-

сочетания делового стиля, употребляются глаголы неопределенной

формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.).

4.1.9.2. Если требуется разъяснение целей и мотивов при-

нятия нормативного акта, то в проекте дается вступительная

часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбу-

лу не включаются.

4.1.9.3. Нормативные предписания (постановляющая часть)

оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими циф-

рами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразде-

ляться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифро-

вую нумерацию.

4.1.9.4. В постановляющей части правового акта должны

быть указаны сроки и должностные лица, ответственные за испол-

нение содержащихся в тексте поручений, указание на представле-

ние информации и должностное лицо, отвечающее за исполнение

акта в целом.

Если в правовом акте содержатся указания о выделении фи-

нансовых средств, то должен быть указан источник финансирова-

ния.

4.1.10. В правовом акте делается ссылка на документ,при-

нявший его орган, дату принятия, номер и заголовок, если он

принимается во исполнение федеральных или областных законов,

Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоря-

жений Правительства РФ, Администрации области, областных зако-

нов и решений городской Думы.

При необходимости для полноты изложения вопроса в право-

вых актах могут воспроизводиться отдельные положения этих до-

кументов со ссылкой на официальный источник их опубликования.

4.1.11. Правовой акт Администрации города должен быть ла-

коничным, его объем не должен превышать трех печатных листов.

Правила, инструкции, положения, таблицы, графики, схемы,

как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответс-

твующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.

Приложение должно иметь заголовок, определяющий его со-

держание, а в правом верхнем углу указание на принадлежность к

нормативному акту.

Приложения к постановлениям Администрации города и распо-

ряжениям мэра города подписываются управляющим делами Адми-

нистрации города и визируются авторами документа.

Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами (При-

мер: Приложение N 2 к распоряжению мэра города от ______ N __).

Дата и номер проставляется на приложении при регистрации нор-

мативного акта.

4.1.12. Одновременно с разработкой проекта правового акта

должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении

или признании утратившими силу ранее изданных по этому вопросу

актов или их частей, которые включаются в текст нового норма-

тивного акта.

Если изменения или дополнения ранее изданного по этому

вопросу правового акта значительного объема или вносятся более

трех раз, то в целях их упорядочения разрабатывается и вносит-

ся новый единый правовой акт.

Совместные правовые акты изменяются, дополняются или

признаются утратившими силу по согласованию с теми должностны-

ми лицами, органами, совместно с которыми они изданы.

4.1.13. Проект нормативного правового акта подлежит сог-

ласованию с соответствующим заместителем мэра города, в струк-

турных подразделениях Администрации города, с предприятиями и

организациями, являющимися исполнителями поручений, содержа-

щихся в нормативном акте. Проекты нормативных актов, выполне-

ние которых требует финансового обеспечения, обязательно сог-

ласовываются Финансовым Комитетом Администрации города. Все

правовые акты Администрации города подлежат согласованию с

первым заместителем мэра города и управляющим делами Админист-

рации города и юридическим отделом Администрации города.

Проекты нормативных правовых актов согласовываются долж-

ностными лицами не более чем в трехдневный срок. Согласование

нормативного правового акта оформляется визами.

4.1.14. Виза включает в себя наименование должности руко-

водителя или его заместителя и личную подпись визирующего,

расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа

подлинника нормативного правового акта или на отдельном листе

согласования с полным указанием названия визируемого докумен-

та. Возникшие у должностного лица возражения по проекту акта

излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту

акта, о чем делается отметка рядом с подписью должностного ли-

ца на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Если в процессе доработки в проект правового акта внесены

изменения принципиального характера, то он подлежит повторному

визированию.

4.1.15. Подготовленный проект нормативного правового акта

в течение одного-пяти дней, в зависимости от степени его го-

товности, сложности и правовой обоснованности, проверяется на

соответствие действующему законодательству, а также правилам

русского языка, и визируется юридическим отделом.

4.1.16. Ответственность за несоблюдение установленного

порядка подготовки правовых актов города несут руководители

структурных подразделений Администрации города, которым пору-

чена его подготовка.

4.1.17. Проекты постановлений Администрации города и рас-

поряжений мэра города с внесенными при согласовании изменения-

ми вносятся автором правового акта управляющему делами Адми-

нистрации города.

Если автор проекта не достиг согласования со всеми испол-

нителями проекта правового акта, то создается согласительная

комиссия с участием соответствующих заместителей мэра города.

Если и в этом случае согласование не достигнуто, то управляю-

щему делами Администрации города вносится два проекта (в це-

лом, либо по его отдельным частям) с указанием автора.

4.1.18. Управляющий делами Администрации города предо-

ставляет проекты нормативных актов на подпись мэру города

ежедневно.

4.1.19. Подписанные мэром города постановления Админист-

рации города и распоряжения мэра города регистрируются в общем

отделе Администрации города с присвоением порядковых номеров

по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года

отдельно для постановлений и распоряжений.

Датой распорядительных документов является дата их подпи-

сания.

4.1.20. В Администрации города подлежат регистрации 5 ви-

дов распоряжений. В целях улучшения поисковой системы каждому

виду распоряжения присвоен свой "литер".

- распоряжения по основной деятельности N-Р

- распоряжения по приватизации

жилья N-П

- распоряжения о регистрации

договоров купли-продажи N-Д

- распоряжения по личному составу

- распоряжения по личному составу

руководителей муниципальных

предприятий N-М

Внесение каких-либо исправлений в подписанные распоряди-

тельные документы строго запрещено.

4.1.21. Размножение и рассылка подписанных нормативных

правовых актов производится в трехдневный срок общим отделом

Администрации города в соответствии со списком, который напе-

чатан по предложению авторов документа на оборотной стороне

каждого акта. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен

быть заверен печатью общего отдела. Общий отдел отвечает за

точное соответствие копий подлиннику акта.

Один экземпляр правовых актов Администрации города подле-

жит отправке в прокуратуру города, один экземпляр - в библио-

теку имени В.В.Маяковского, один экземпляр - в юридический от-

дел.

Передача правовых актов Администрации города для исполь-

зования в правовых автоматизированных информационных системах

осуществляется только по разрешению управляющего делами Адми-

нистрации города через общий отдел.

4.1.22. Нормативные акты Администрации города, затрагива-

ющие интересы, права, свободы и обязанности человека и гражда-

нина, публикуются в городской газете "Курган и курганцы". Под-

готовка акта к публикации производится пресс-секретарем Главы

городского самоуправления.

4.1.23. Подлинники нормативных актов Администрации горо-

да, спустя 5 лет после их выпуска, сдаются в государственный

архив вместе с оригиналами документов, на основании которых

они приняты.

4.1.24. Контроль за сохранностью, качеством и полнотой

дел, сдаваемых в архив, осуществляет общий отдел Администрации

города.

__4.2. Порядок подготовки и внесения проектов правовых ак-

__тов городской Думы

4.2.1. Правовые акты городской Думы издаются в виде реше-

ний.

4.2.2. Проекты решений городской Думы готовятся на расс-

мотрение городской Думы, как правило, депутатами Думы, струк-

турными подразделениями Администрации города, прокурором горо-

да, Курганским районным (городским) судом и арбитражным судом

Курганской области.

Проекты решений, исходящие от общественных объединений,

граждан, могут быть внесены на рассмотрение городской Думы че-

рез лица, указанные в настоящем пункте.

4.2.3. Проекты решений городской Думы до внесения их в

проект повестки дня заседания Думы предварительно рассматрива-

ются постоянными комиссиями городской Думы.

4.2.4. Инициатива в разработке проекта решения, вносимого

на рассмотрение городской Думы от имени Администрации города,

может исходить от мэра города, его заместителей, управляющего

делами Администрации города, руководителей структурных подраз-

делений.

Если инициатива исходит от мэра города, он может лично

курировать разработку проекта решения либо поручить это любому

должностному лицу Администрации города.

Если инициатива исходит от иных, указанных в части первой

настоящего пункта должностных лиц, указанные лица ставят об

этом в известность мэра города, который, рассмотрев предложе-

ние, либо отклоняет его, либо дает поручение о разработке

предлагаемого проекта решения.

При необходимости мэр города может определить сроки

представления разрабатываемого документа.

4.2.5. Поручения мэра города по разработке проектов реше-

ний городской Думы передаются в организационный отдел Адми-

нистрации города для включения в квартальный план работы Адми-

нистрации города.

4.2.6. Предложения о подготовке и внесении на рассмотре-

ние городской Думы проектов ее решений, по вопросам, не вклю-

ченным в план работы Администрации города, рассматриваются

мэром города дополнительно.

4.2.7. Перенос даты рассмотрения проекта решения городс-

кой Думы, не подготовленного в установленные сроки, осущест-

вляется мэром города на основании служебной записки ответс-

твенного за подготовку вопроса.

4.2.8. Должностное лицо Администрации города, получившее

поручение о подготовке проекта решения городской Думы, органи-

зует эту работу самостоятельно либо во взаимодействии с заин-

тересованными подразделениями Администрации города.

На этапе подготовки проекта решения городской Думы разра-

ботчик по своей инициативе проводит внутренние согласования

разрабатываемого документа с руководителями заинтересованных

структурных подразделений Администрации города. Не согласован-

ные документы на рассмотрение постоянных комиссий городской

Думы не выносятся.

4.2.9. В процессе подготовки проекта решения городской

Думы разработчик руководствуется требованиями, предусмотренны-

ми настоящим регламентом для подготовки нормативно-правовых

актов Администрации города.

4.2.10. Документы, представленные в организационный отдел

для внесения их на предварительное рассмотрение в постоянных

комиссиях Думы с нарушением установленных требований, к расс-

мотрению не принимаются, а должностные лица, виновные в срыве

подготовки проектов решений Думы, привлекаются к дисциплинар-

ной ответственности.

4.2.11. При предварительном рассмотрении проектов решений

городской Думы в постоянных комиссиях принимают участие долж-

ностное лицо Администрации города, ответственное за подготовку

проекта решения, и по его усмотрению другие заинтересованные

лица.

4.2.12. Проекты решений городской Думы для включения в

повестку дня вносятся организационным отделом Администрации

города после предварительного рассмотрения в постоянных комис-

сиях, как правило, не позднее чем за 5 дней до заседания Думы.

Проекты решений городской Думы по перспективным планам,

важнейшим программам социально-экономического развития города,

годовым прогнозам развития города, городскому бюджету вносятся

Администрацией города, не позднее чем за 10 дней до рассмотре-

ния их на заседании Думы.

4.2.13. К проекту решения городской Думы авторами прила-

гается список лиц, которых необходимо пригласить на заседание

Думы, и лист рассылки решения.

У. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

5.1. Контролю за сроками исполнения и выполнению вопросов

по существу подлежат законодательные, нормативные и распоряди-

тельные документы Российской Федерации, законы и решения об-

ластной Думы, постановления и распоряжения Главы Администрации

(Губернатора) области, решения городской Думы, постановления

Администрации города и распоряжения Главы городского самоуп-

равления - мэра города.

5.2. Организационные основы работы по контролю и проверке

исполнения базируются и регламентируются нормативными докумен-

тами городской Думы и Администрации города.

5.3. Система контроля включает в себя обеспечение своев-

ременного исполнения указанных в документах сроков, качествен-

ного, полного и точного выполнения поручений, обобщение ре-

зультатов исполнения и информирование об этом должностного ли-

ца Администрации города, ответственного за исполнение докумен-

та.

Контроль за исполнением документов осуществляется путем

проверки состояния дел на местах, заслушивания информаций и

отчетов на заседаниях городской Думы, аппаратных совещаниях у

мэра города, получения справок, других информационных материа-

лов от соответствующих организаций.

5.4. Глава городского самоуправления - мэр города являет-

ся ответственным лицом за исполнение в пределах своей компе-

тенции законодательных, нормативных и распорядительных доку-

ментов Президента и Правительства Российской Федерации, феде-

ральных органов государственной власти, законов областной Ду-

мы, постановлений и распоряжений Главы Администрации (Губерна-

тора) области.

Заместители мэра города, управляющий делами Администрации

города являются ответственными лицами за выполнение решений

городской Думы, постановлений Администрации города, распоряже-

ний и прямых поручений мэра города согласно утвержденному

распределению обязанностей.

Руководители структурных подразделений Администрации го-

рода являются по поручению заместителей мэра, управляющего де-

лами Администрации города непосредственными организаторами ис-

полнения документов, контролируют своевременность исполнения

служебных документов по соответствующим отраслям хозяйственной

деятельности и направлениям работы, назначают из числа подчи-

ненных муниципальных служащих ответственных за работу по конт-

ролю за исполнением документов и ведению по ним делопроиз-

водства.

5.5. Организационный и общий отделы под руководством уп-

равляющего делами Администрации города обеспечивают единство

системы контроля и исполнения документов в целом по Админист-

рации города.

На них возложены обязанности по организационно-методичес-

кому обеспечению контрольной деятельности структурных подраз-

делений Администрации города.

Ежеквартально организационный и общий отделы до 10 числа

месяца, следующего за отчетным, представляют управляющему де-

лами Администрации города для последующего доклада мэру анали-

тическую справку о ходе выполнения поставленных на контроль

документов и перечень контролируемых решений областной и го-

родской Думы, постановлений и распоряжений Главы Администрации

области, постановлений Администрации города и распоряжений мэ-

ра города.

5.6. Общий отдел ведет регистрацию документов, поступаю-

щих из органов государственной власти, в т.ч. областных, а

также правовых актов, принятых Администрацией города и мэром,

заносит их в базу данных и с визой мэра или первого заместите-

ля мэра передает документы исполнителям.

С решениями городской Думы эту работу осуществляет оргот-

дел.

5.7. Референт Главы городского самоуправления обеспечива-

ет контроль за исполнением поручений мэра города должностными

лицами по итогам рассмотрения вопросов на аппаратных совещани-

ях, а также вопросов, поступивших при проведении "прямого про-

вода с населением города" и через газету "Курган и курганцы".

5.8. Отдел информационной политики обеспечивает своевре-

менную публикацию необходимых документов в газете "Курган и

курганцы".

5.9. Ответственные за исполнение документов и организацию

контроля должностные лица, руководители и специалисты подраз-

делений Администрации города вправе:

- организовать проверку исполнения документа на местах;

- запросить от руководителей и других ответственных ра-

ботников структурных подразделений Администрации города,

предприятий, учреждений, организаций документы и материалы о

ходе исполнения или исполнении контролируемых документов;

- внести предложения о включении вопросов контроля в план

работы Администрации города.

- внести предложения по совершенствованию системы органи-

зации контроля;

- внести предложения по привлечению к ответственности

должностных лиц и муниципальных служащих за нарушение сроков

исполнения и невыполнение контролируемых документов.

5.10. Организация контроля и проверки исполнения.

5.10.1. Документы Президента, Правительства Российской

Федерации и других федеральных органов.

Федеральные Законы, Указы Президента России, постановле-

ния Правительства Российской Федерации, правовые акты феде-

ральных органов государственной власти общий отдел регистриру-

ет, с визой мэра города передает исполнителям и об этом изве-

щается организационный отдел, осуществляет контроль за их ис-

полнением.

5.10.2. Законы Курганской области и решения областной Ду-

мы, постановления и распоряжения Главы Администрации (Губерна-

тора) области.

Документы областной Думы и Администрации области, требую-

щие исполнения и контроля, с визой мэра города общим отделом

передаются исполнителям и об этом извещается организационный

отдел.

Организационный отдел ведет учет контролируемых докумен-

тов, заводит контрольные карточки, следит за прохождением сро-

ков контроля и своевременностью представления информаций в Ад-

министрацию области.

Получив сообщение о снятии постановления с контроля, со-

общает об этом исполнителям и принимает документы в архив для

последующей передачи на хранение в общий отдел.

Работники структурных подразделений, контролирующие пос-

тановления, заводят на них контрольное дело, готовят информа-

ции, которые визируют их руководители и заместители мэра. Ин-

формации в Областную Думу и Администрацию области об исполне-

нии документа подписывает мэр города, в его отсутствие - пер-

вый заместитель.

5.10.3. Постановления Администрации города и распоряжения

мэра города.

Контроль за выполнением постановлений Администрации горо-

да и распоряжений мэра города осуществляют заместители мэра

города в соответствии с распределением обязанностей, определя-

ют исполнителей и сроки работы с документами, если они не ого-

ворены в самом правовом акте.

В структурном подразделении Администрации города на каж-

дый взятый на контроль документ заводится контрольное дело, в

котором должны быть следующие документы:

- контролируемый правовой акт;

- план мероприятий по организации его выполнения;

- отчеты, справки, информации;

- итоговая справка за подписью руководителя структурного

подразделения о конкретных результатах работы по выполнению

документа с предложением о снятии с контроля, завизированная

заместителем мэра города.

Правовой акт снимает с контроля мэр города.

Если правовой акт или его отдельные пункты не могут быть

выполнены в установленный срок, руководители структурных под-

разделений за 7 дней до истечения срока по согласованию с за-

местителем мэра, контролирующим его, обращаются к мэру города

с обоснованной просьбой о продлении срока.

После снятия с контроля контрольное дело передается в ор-

ганизационный отдел для сдачи в архив.

5.10.4. Решения городской Думы.

Решения городской Думы, требующие контроля, передаются ор-

готделом для организации работы по их выполнению структурным

подразделениям Администрации города, указанным в контрольных

пунктах решения.

В сроки, указанные в решениях, подразделения Администра-

ции города информируют Думу на ее заседании о ходе или полном

выполнении решений Думы.

Ежеквартально на первое очередное заседание Думы орготдел

представляет справочный материал о состоянии дел по выполнению

решений Думы.

5.11. Все участники контроля в Администрации города за

неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них

обязанностей несут ответственность в соответствии с действую-

щим законодательством.

Если нормативный документ или поручение адресованы однов-

ременно нескольким должностным лицам, ответственность за сво-

евременное выполнение и представление информации об исполнении

несет руководитель органа или должностное лицо, указанное пер-

вым. Все другие исполнители в равной степени отвечают за ка-

чественное и своевременное исполнение документа и представле-

ние необходимых материалов.

Перед уходом в отпуск или увольнением работник обязан пе-

редать неисполненные документы назначенному временно исполнять

его обязанности работнику или руководителю подразделения.

Мэр города вправе принять решение о депремировании руко-

водителей и специалистов структурных подразделений за наруше-

ние дисциплины при исполнении документов.

У1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Организация работы по учету корреспонденции, посту-

пающей в Администрацию города и исходящей из нее, осуществля-

ется общим отделом.

6.2. Корреспонденция, поступившая в общий отдел Админист-

рации города, подлежит регистрации в день ее поступления.

6.2.1. При вскрытии конвертов проверяется правильность

адресования, комплектность и целостность документов, приложе-

ний к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам,

указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый

номер и дата. На телеграммах и документах фельдсвязи ставится

номер, дата и время поступления. Неправильно адресованные или

ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности

или возвращаются отправителю.

6.2.2. Документ регистрируется в день поступления с рас-

печаткой регистрационного штампа установленного образца в ниж-

ней правой части лицевой стороны первого листа входящего доку-

мента и двух экземпляров учетных карточек. Данные о документе

вносятся в базу данных деловой корреспонденции.

6.2.3. После регистрации в соответствии с распределением

обязанностей формируется почта мэру города (в электронном ви-

де), заместителям мэра города и управляющему делами Админист-

рации города.

Документы, поступившие через Администрацию Президента РФ,

Правительство РФ, Государственную Думу, Курганскую областную

Думу, Администрацию области, депутатов всех уровней, а также

поступившие повторно готовятся в почту мэра города.

Документы доставляются по назначению в день их регистра-

ции, срочная корреспонденция - немедленно.

6.2.4. Руководители Администрации города, ее структурных

подразделений должны рассматривать почту ежедневно. Не допус-

кается прием писем руководителями Администрации города без

предварительной регистрации в общем отделе. Руководитель зна-

комится с содержанием письма, накладывает резолюцию или гото-

вит текст ответа.

В резолюции даются указания по исполнению документа. В

ней содержатся: фамилия исполнителя(ей), содержание поручения,

срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нес-

кольких исполнителей указывается ответственный исполнитель

(как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

6.2.5. После рассмотрения руководителями Администрации

города почта возвращается в общий отдел для отметки в регист-

рационной карточке резолюции, после чего направляется исполни-

телям. Не допускается передача писем руководителями Админист-

рации города исполнителям без предварительной отметки в общем

отделе, а также переадресация напрямую другим лицам исполнение

письма. Передача письма может быть произведена только с разре-

шения мэра города с соответствующей на то резолюцией.

6.2.6. При резолюции "Подготовить ответ заявителю" текст

ответа готовит исполнитель на бланке Администрации города за

подписью мэра города или его заместителей (в зависимости от

того, чья была резолюция), визируя 2-й экземпляр ответа. Все

ответы с первоначальным материалом также передаются через об-

щий отдел.

При резолюции "Для ответа заявителю и Администрации" ис-

полнитель дает ответ заявителю и в копии - Администрации горо-

да.

6.2.7. Ответы в Администрацию Президента РФ, Правительст-

во РФ, Государственную Думу, Курганскую областную Думу, Адми-

нистрацию области, а также депутатам всех уровней готовятся

только за подписью мэра города.

6.2.8. Исполнители работают с письмами в срок до 10 дней,

с телеграммами от 2 до 10 дней, с правительственными телеграм-

мами в течение 3-х дней, с протестами прокуратуры в течение 10

дней, если в резолюции руководителя срок не оговорен дополни-

тельно.

В тех случаях, когда для решения вопроса необходимо про-

ведение специальной проверки, истребование дополнительных ма-

териалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут

быть в порядке исключения продлены мэром города или его замес-

тителями, но не более, чем на 10 дней. О продлении срока долж-

но быть сообщено заявителю. Если по каким-то причинам, испол-

нитель не может дать ответ заявителю в десятидневный срок, ему

сообщается об этом в устном или письменном виде либо дается

промежуточный ответ.

Ответы на письма, поступившие исполнителям через вышесто-

ящие органы, представляются в Администрацию города не позднее,

чем за 3 дня до окончания срока, указанного в регистрационном

штампе вышестоящего органа.

Если ответ возвращается на доработку руководством Адми-

нистрации города, исполнитель обязан доработать его в 3-х

дневный срок.

6.2.9. В ответе должны быть конкретно даны ответы на все

вопросы, поставленные заявителем. Ответы, содержащие обещания,

ставятся в общем отделе на контроль, в адрес исполнителя отп-

равляется контрольная карточка.

6.2.10. Все письма после окончательного решения и их ис-

полнения списываются "В дело", хранятся в общем отделе по но-

менклатуре дел. В дело принимаются только полностью исполнен-

ные документы, закрытые мэром города, его заместителями, уп-

равляющим делами Администрации города с указанием даты закры-

тия.

6.3. Отправляемому из Администрации города документу:

- присваивается исходящий номер;

- на последнем листе в левом нижнем углу исходящего доку-

мента указывается фамилия исполнителя и номер его служебного

телефона;

- исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Ко-

пия исходящего документа, завизированная исполнителем, помеща-

ется в дело в соответствии с номенклатурой;

- в документах-ответах указываются номер и дата докумен-

та, на который дается ответ;

- служебные документы подписываются должностными лицами в

соответствии с предоставленными полномочиями;

- при подписании документов указывается должность (полное

наименование, если документ оформлен не на бланке) и произво-

дится расшифровка подписи лица, подписавшего документ;

- подписание документа, на котором обозначена подпись од-

ного должностного лица, другим должностным лицом (путем прос-

тавления предлога "за" или косой черты перед наименованием

должности подписывающего) не рекомендуется;

- представляемые на подпись документы должны быть завизи-

рованы исполнителями и другими лицами, ответственными за под-

готовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с

расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование долж-

ности визирующего;

- при адресовании документа руководителю подразделения

Администрации города или организации их наименование входит в

состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата

пишут в дательном падеже, при направлении документа в подраз-

деление Администрации города или в организацию их наименования

пишут в именительном падеже, а должность и фамилию адресата -

в дательном);

- адрес печатается в правом верхнем углу документа.

6.4. В случае приема или передачи служебных документов по

каналам факсимильной связи действует следующий порядок:

- служебная информация, передаваемая и принимаемая по ка-

налам факсимильной связи, не считается официальным документом;

- запрещается передавать секретные сведения, тексты доку-

ментов с грифом "Для служебного пользования", а также рукопис-

ные материалы;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при на-

личии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- ответственность за содержание передаваемой информации

возлагается на исполнителя, подготовившего материал к переда-

че, и руководителя соответствующего подразделения;

- объем передаваемого материала (текста, схемы, графичес-

кого изображения), выполненной на писчей бумаге формата А4

(210х297) черным цветом, не должен превышать 5-ти листов;

- подлежащий передаче материал регистрируется общим отде-

лом в журнале установленной формы;

- подлинники материалов после передачи информации возвра-

щаются исполнителям с отметкой о времени отправки и передаются

в общий отдел по общим правилам.

Официальный номер факсимильного аппарата установлен в

отделе информационной политики, изучения общественного мнения

и связей с общественностью.

УП. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ

ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

7.1. Организация работы с письменными и устными обращени-

ями граждан осуществляется общим отделом Администрации города.

7.2. Все письменные обращения граждан, поступившие в Ад-

министрацию города, регистрируются в день поступления в общем

отделе. Не допускается прием руководителями Администрации го-

рода письменных обращений граждан без регистрации в общем от-

деле, а также возврат обращений без ведома общего отдела в те

организации, откуда они поступили.

7.3. При регистрации письменных обращений информация о

них вносится в базу данных письменных обращений граждан; по

каждому заявлению выясняются справочные данные (принадлежность

объекта или организация, в чьей компетенции находится разреше-

ние поставленных вопросов); при повторных обращениях приобща-

ется имеющийся первичный материал.

(Примечание: повторным обращением считается обращение,

поступившее от одного и того же лица по одному и тому же воп-

росу, если со времени подачи первого обращения истек установ-

ленный срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным

ему ответом).

7.4. Если в обращении поставлены вопросы, не относящиеся

к ведению Администрации города, общий отдел в пятидневный срок

готовит ответ разъяснительного характера.

Анонимные обращения рассмотрению не подлежат.

7.5. После регистрации в соответствии с распределением

обязанностей формируется почта мэру города (в электронном ви-

де), заместителям мэра города и управляющему делами.

Письма граждан, поступившие через Администрацию Президен-

та РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Курганскую об-

ластную Думу, Администрацию области, депутатов всех уровней,

средства массовой информации, а также повторные и коллективные

направляются в почту мэра города.

7.6. Руководители Администрации города и ее структурных

подразделений рассматривают почту с заявлениями граждан ежед-

невно.

Руководитель знакомится с содержанием обращения и прила-

гаемыми документами, накладывает резолюцию или готовит текст

ответа.

Не допускается передача обращений граждан должностными

лицами Администрации города исполнителям без предварительной

отметки в общем отделе, а также переадресация заместителями

мэра города обращения, направленного им мэром города, другим

заместителям.

7.7. При необходимости, в недельный срок мэр города и его

заместители проводят совещания по вопросам, поставленным в

письменных обращениях граждан, после чего, на основании прото-

колов, готовят тексты ответов.

Протоколы совещаний, проводимых мэром города с участием

специалистов по вопросам, поставленным в заявлениях, ведет и

оформляет референт Главы городского самоуправления. Протоколы

совещаний, проводимых заместителем мэра города, ведет и оформ-

ляет по его поручению работник одного из отделов, участвующих

в совещании (который готовит затем и текст ответа).

7.8. После рассмотрения руководителями Администрации го-

рода обращения возвращаются в общий отдел, который после от-

метки в регистрационной карточке направляет в тот же день об-

ращение исполнителю.

7.9. Уведомление граждан о принятых мерах по письму с ре-

золюцией "Для ответа заявителю" осуществляет исполнитель.

При резолюции "Для ответа заявителю и Администрации горо-

да" исполнитель дает ответ автору и в копии - Администрации

города, при этом сроки исполнения обращения контролируются об-

щим отделом Администрации города.

7.10. При резолюции "Подготовить ответ заявителю" уведом-

ление граждан о принятых мерах производит Администрация горо-

да. Исполнитель готовит текст ответа на бланке Администрации

города за подписью мэра города или его заместителя (в зависи-

мости от того, чья была резолюция), визируя 2-й экземпляр от-

вета.

7.11. Ответы в Администрацию Президента РФ, Правительство

РФ, Государственную Думу, Курганскую областную Думу, Админист-

рацию области, а также депутатам всех уровней готовятся только

за подписью мэра города.

7.12. Исполнители проводят работу с обращениями в сроки,

установленные законом - 15 дней, для обращений военнослужащих

- 7 дней, если в резолюции руководителя срок не оговорен до-

полнительно.

В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо

проведение специальной проверки, истребование дополнительных

материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения заяв-

ления могут быть в порядке исключения продлены мэром города,

или его заместителем, но не более, чем на 1 месяц. О продлении

срока должно быть сообщено заявителю.

7.13. Исполнители письменных обращений граждан представ-

ляют в общий отдел ответ на обращение, где к нему приобщают

все имеющиеся материалы и знакомят с ним автора резолюции.

7.14. В ответе должны быть конкретно и полно, по возмож-

ности со ссылкой на законы и нормативные акты даны разъяснения

на все поставленные вопросы.

Если ответ возвращен на доработку, исполнитель обязан до-

работать его в 3-х дневный срок.

Ответы и заявления, поступившие исполнителям через Адми-

нистрацию области, представляются в городскую Администрацию,

не позже, чем за 3 дня до окончания срока, указанного в ре-

гистрационном штампе Администрации области.

7.15. Письменные обращения считаются разрешенными, если

рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходи-

мые меры, заявителю дан ответ в устной или письменной форме.

На каждом обращении после окончательного решения и его

исполнения должна быть надпись "В дело" или "На контроль", ес-

ли указан срок обещания и личная подпись должностного лица,

принявшего решение.

Ответы, содержащие обещания, ставятся в общем отделе на

повторный контроль.

При поступлении ответов о выполнении обещания обращение

снимается с контроля с визой "с контроля снять".

7.16. Личный прием граждан ведут мэр города, его замести-

тели и управляющий делами Администрации города, а также руко-

водители ее структурных подразделений в соответствии с графи-

ком приема посетителей.

Ответственность за организацию приема граждан несет долж-

ностное лицо Администрации города, ведущее прием; за ведение

делопроизводства по личному приему руководителей Администрации

города, контроль за выполнением решений по устным обращениям

граждан ответственность лежит на общем отделе Администрации

города.

7.17. Прием граждан ведется по предварительной записи

лично или по телефону. При этом с гражданами проводится беседа

для выявления существа вопроса и определения должностного лица

или органа, в компетенции которого находится разрешение обра-

щения, к каким должностным лицам или органам уже обращался за-

явитель и какое решение было принято.

На личный прием к руководителям Администрации города зая-

витель записывается, если вопрос уже рассматривался в струк-

турных подразделениях Администрации города, к компетенции ко-

торых относится разрешение обращения, и он не согласен с при-

нятым по его вопросу решением.

7.18. Накануне приема в почту руководителям Администрации

города представляется список граждан с указанием вопросов, по

которым они хотят обратиться на прием, с приложением докумен-

тов по первичным обращениям заявителя в Администрацию города.

7.19. После беседы и ознакомления с документами посетите-

ля должностное лицо, ведущее прием, принимает решение по обра-

щению:

- решение об удовлетворении обращения. При этом, как пра-

вило, дается указание исполнителю в письменной или устной фор-

ме с указанием сроков;

- решение о передаче обращения для рассмотрения в струк-

турные подразделения Администрации города, городские службы,

предприятия, учреждения, организации. При этом в резолюции

указывается исполнитель, действия, которые необходимо предпри-

нять, и сроки исполнения;

- решение об отклонении обращения или разъяснение. При

этом заявителю сообщаются причины отказа, даются ссылки на за-

кон, разъясняются соответствующие положения закона.

7.20. Допускается одновременный прием нескольких посети-

телей по их просьбе по одному вопросу. При этом учетная

карточка приема граждан заполняются на каждого.

7.21. Решения руководителя по устным обращениям граждан

записываются самим руководителем в учетную карточку, которые

после окончания приема при необходимости ставятся на контроль.

На основании решения руководителя общий отдел готовит

письма исполнителям за подписью руководителя, ведущего прием,

или снимает копию карточки с резолюций руководителя для отп-

равки исполнителю.

Дальнейшая работа проводится в соответствии с инструкцией

по рассмотрению письменных обращений граждан.

7.22. Сведения о содержании и сроках исполнения обращений

граждан, поступивших в Администрацию города, по существующей

форме ежемесячно обобщаются общим отделом по состоянию на пер-

вое число каждого месяца и докладываются управляющему делами

Администрации города и мэру города.

Вопрос о работе с обращениями граждан не реже одного раза

в квартал рассматривается на аппаратном совещании Администра-

ции.

Примечание: В отделах и управлениях Администрации города

работа по рассмотрению письменных и устных обращений граждан

ведется аналогично.

7.23. Должностные лица Администрации города и муниципаль-

ные служащие принимают участие в рассмотрении обращений граж-

дан, адресованных Главе городского самоуправления через газету

"Курган и курганцы" и "прямой провод с населением города".

7.24. Прием граждан руководителями всех муниципальных

предприятий и учреждений проводится еженедельно в пятницу.

Организацию приема обеспечивает руководитель муниципаль-

ного предприятия или учреждения.

Контроль за проведением приема граждан руководителями му-

ниципальных предприятий, учреждений осуществляет общий отдел

совместно с отраслевыми структурными подразделениями Админист-

рации города.

УШ. ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИНОПИСНЫХ И МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ

8.1. Выполнение машинописных работ, формирование распоря-

дительных документов Администрации города в электронном виде,

машинописные работы для мэра города, его заместителей, управ-

ляющего делами и отделов Администрации города выполняются об-

щим отделом Администрации города.

8.2. Выполнение машинописных работ для самостоятельных

структурных подразделений Администрации города (Департамента

муниципальной собственности, Департамента социальной политики,

Департамента по управлению жилищно-коммунальным, дорожным хо-

зяйством и благоустройству, Финансового комитета, управления

архитектуры и градостроительства, управления пенсионного обес-

печения) осуществляют работники указанных подразделений, ис-

пользуя имеющиеся технические средства.

8.3. Для печати принимаются только служебные материалы.

8.4. Печатание под диктовку не допускается.

8.5. Печатание производится в порядке поступления матери-

алов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выпол-

нения срочных работ определяется общим отделом по согласованию

с исполнителями, передавшими материал для печатания.

8.6. Передаваемые для печати рукописи должны быть написа-

ны разборчиво, чернилами черного или синего цвета с одной сто-

роны листа.

Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправлен-

ные карандашом, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание

следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий,

специальных терминов, иностранных слов и географических назва-

ний. Сокращения слов применяются только общепринятые.

Рукописи должны иметь реквизиты: подписи исполнителя и

руководителя структурного подразделения, подготовившего доку-

мент, наименование бланка документа, указание о требуемом ко-

личестве экземпляров.

8.7. Рукопись визируется заведующим общим отделом и сда-

ется в машинописное бюро.

8.8. На обратной стороне последнего листа отпечатанного

документа внизу слева проставляются инициалы имени и фамилии

машинистки, дата, фамилия исполнителя и номер его служебного

телефона.

8.9. Копировально-множительные работы.

8.9.1. Копировально-множительные работы (размножение до-

кументов) в Администрации города осуществляются общим отделом.

Размножению подлежат только служебные документы и матери-

алы. Размножение производится по заказу, подписанному заведую-

щим общим отделом.

Самостоятельные структурные подразделения копироваль-

но-множительные работы выполняют самостоятельно.

8.9.2. Заказы выполняются в порядке очередности их пос-

тупления.

8.9.3. Не допускается необоснованное размножение докумен-

тов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

В общем отделе ведется учет произведенных работ по разм-

ножению документов.

1Х. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ

В АРХИВ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Обязанности по оперативному хранению документов и

формированию архивных дел возлагаются на руководителей струк-

турных подразделений Администрации города.

Организацию и методическое обеспечение этой работы в Ад-

министрации города и ее структурных подразделениях осуществля-

ет общий отдел.

9.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

9.2.1. Номенклатура дел представляет собой систематизиро-

ванный перечень заголовков дел, заводимых в Администрации го-

рода и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их

хранения.

9.2.2. В номенклатуру дел включаются дела и документы,

отражающие все документируемые участки работы и вопросы дея-

тельности Администрации города.

9.2.3. Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок

дела и срок хранения, в конце номенклатуры дел составляется

итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоян-

ного и временного хранения.

Номенклатура разрабатывается в последнем квартале пред-

шествующего года лицом, ответственным за ведение делопроиз-

водства в данном подразделении. Сводная номенклатура дел в

конце каждого года уточняется общим отделом, утверждается и

вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При изменении структуры Администрации города в сводную номенк-

латуру дел вносятся соответствующие изменения.

9.2.4. Сводная номенклатура дел Администрации города сос-

тавляется заведующим общим отделом Администрации города на ос-

новании номенклатур дел подразделений, согласованных с руково-

дителем подразделения, и утверждается управляющим делами Адми-

нистрации города.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные

подразделения Администрации города получают выписку соответс-

твующих ее разделов для использования в работе.

9.3. Формирование дел в подразделениях Администрации го-

рода. Оформление документов, законченных делопроизводством.

9.3.1. Законченные делопроизводством документы сдаются

исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроиз-

водства в подразделении Администрации города, который формиру-

ет их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

9.3.2. Исполненные документы формируются в отдельные де-

ла. Документы постоянного и временного срока хранения формиру-

ются отдельно.

9.3.3. Отбор документов постоянного хранения проводится

на основании перечня документов с указанием сроков их хранения

и номенклатуры дел. Сроки хранения дел, содержащих документы

временного хранения, определяются по номенклатуре дел Адми-

нистрации города.

9.3.4. Законченные делопроизводством дела в течение одно-

го года хранятся в подразделениях Администрации города, затем

сдаются в общий отдел.

9.3.5. Дела годичного, трехлетнего срока хранения уничто-

жаются отраслевыми и общим отделами Администрации города по

акту установленной формы, который утверждается управляющим де-

лами.

9.3.6. Законченные делопроизводством дела длительного и

постоянного хранения всех структурных подразделений Админист-

рации города подлежат проведению экспертизы ценности внутри

дела (удаляются копийные и черновые экземпляры, проверяется

наличие подписей, приложений). После проведения экспертизы

ценности документы подшиваются, нумеруются, на обработанные

дела составляются описи, а на дела с истекшими сроками хране-

ния составляются акты об уничтожении.

Эти дела хранятся в текущем архиве Администрации города и

через пять лет (кроме дел по личному составу) сдаются общим

отделом на хранение в Государственный архив.

Самостоятельные структурные подразделения Администрации

города проводят эту работу аналогично.

9.3.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделе-

ния Администрации города работник, ответственный за ведение

делопроизводства, в течение 2- месяцев с момента принятия ре-

шения о ликвидации или реорганизации подразделения формирует

все имеющиеся документы в дела и передает их в текущий архив

независимо от сроков хранения.

9.4. Использование архивных документов.

9.4.1. Дела и копии документов, хранящихся в текущем ар-

хиве, предоставляются муниципальным служащим для работы во

временное пользование.

Муниципальные служащие несут ответственность за сохран-

ность и правильное использование архивных документов. Изъятие

документов из архивных дел, внесение в них поправок запрещает-

ся.

9.4.2. Подлинники постановлений Администрации города,

распоряжений мэра города не выдаются.

9.4.3. При увольнении или переводе на другую работу муни-

ципальные служащие передают дела и документы работнику, вновь

назначенному на данную должность, или работнику, ответственно-

му за ведение делопроизводства в подразделении, по акту уста-

новленной формы.

9.5. Руководители структурных подразделений Администрации

города и работники, отвечающие за делопроизводство и архив,

несут ответственность за сохранность документов и дел в соот-

ветствии с законом Курганской области "Об архивном фонде Кур-

ганской области и архивах".

Х. ОТТИСКИ ПЕЧАТЕЙ НА ДОКУМЕНТАХ

10.1. Оттиск печати проставляется на документах, требую-

щих особого удостоверения их подлинности, содержащих обяза-

тельства, гарантии или удостоверяющих чьи-либо права. Наряду с

подписью ответственного должностного лица оттиск печати явля-

ется дополнительной гарантией подлинности документа.

10.2. Оттиск печати проставляется так, чтобы им были зах-

вачены часть наименования должностного лица, подписавшего до-

кумент, и часть его личной подписи.

10.3. В Администрации города применяется несколько печа-

тей:

- круглая гербовая печать Администрации города;

- круглая печать общего отдела Администрации города;

- круглая печать управления персоналом Администрации го-

рода;

- круглая печать бухгалтерии Администрации города;

- факсимиле Главы городского самоуправления-мэра города и

управляющего делами Администрации города.

10.4. Оттиски печатей Администрации города проставляются:

10.4.1. Круглая гербовая печать Администрации города -

только на документы с подписью Главы городского самоуправления

- мэра города, его заместителей, управляющего делами Админист-

рации города. Эти документы подтверждают права юридических и

физических лиц, расходование денежных средств и материальных

ценностей, выборные документы, договора, а также на удостове-

рениях должностных лиц Администрации города, (в том числе ко-

мандировочные), муниципальных служащих, руководителей муници-

пальных предприятий и учреждений.

10.4.2. Круглая печать общего отдела Администрации города

- на копии всех нормативно-правовых актов города и прилагаемых

к ним документах, на подпись заведующих общим и организацион-

ным отделами;

10.4.3. Круглая печать бухгалтерии Администрации города -

на подпись управляющего делами Администрации города и главного

бухгалтера. Такими документами могут быть договора с юридичес-

кими лицами, контракты с физическими лицами, заявки, наряды,

акты, другие бухгалтерские документы;

10.4.4. Круглая печать управления персоналом Администра-

ции города проставляется на подпись начальника управления на

справках, подтверждающих стаж работы, справках с места работы,

доверенностях на получение заработной платы, в трудовых книж-

ках и на выписках из них, на копиях документов об образовании

и других документах для личных дел муниципальных служащих.

10.5. Круглая гербовая печать Администрации города и фак-

симиле Главы городского самоуправления - мэра города и управ-

ляющего делами хранятся у управляющего делами Администрации

города, остальные печати и штампы - в соответствующих струк-

турных подразделениях Администрации города.

Х1. ИНФОРМИРОВАНИЕ НАСЕЛЕНИЯ ГОРОДА О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

11.1. Организация и координация работы по информированию

населения города о деятельности Администрации города и ее

структурных подразделений осуществляется отделом информацион-

ной политики, изучения общественного мнения и связей с общест-

венностью.

11.2. Формами информирования населения о деятельности Ад-

министрации города и ее структурных подразделений являются:

- публикации в городской газете "Курган и курганцы" нор-

мативных актов города, затрагивающих права, свободы и обязан-

ности граждан, в полном объеме;

- брифинги и пресс-конференции мэра города и его замести-

телей со средствами массовой информации;

- ежегодный отчет мэра города перед населением о своей

деятельности через средства массовой информации.

- выступления руководителей Администрации города и ее

структурных подразделений в средствах массовой информации;

- "прямой провод с населением города" мэра города;

- "Колонка мэра" в газете "Курган и курганцы";

- пресс-релизы, составляемые пресс-секретарем Главы го-

родского самоуправления для средств массовой информации по

итогам совещаний, проводимых мэром города;

11.3. Ответственность за информационное обеспечение рабо-

чих поездок, встреч и других мероприятий с участием Главы го-

родского самоуправления возлагается на его пресс-секретаря.

11.4. Материалы пресс-конференций, брифингов, "прямых ли-

ний", встреч с жителями города, проводимых мэром города и его

заместителями, обобщаются и систематизируются отделом информа-

ционной политики, изучения общественного мнения и связей с об-

щественностью, который совместно с референтом Главы городского

самоуправления осуществляет сбор материалов по реализации за-

мечаний и предложений, высказанных населением, и информирует

жителей города через средства массовой информации.

11.5. Пресс-секретарь Главы городского самоуправления

ежемесячно проводит анализ выступлений средств массовой инфор-

мации о проблемах жизнедеятельности города и до 25 числа каж-

дого месяца готовит информационно-аналитический материал, со-

держание которого доводит до сведения мэра города, его замес-

тителей и управляющего делами Администрации города.

ХП. РЕЖИМ РАБОТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

12.1. Режим работы Администрации города утверждается Гла-

вой городского самоуправления - мэром города, контроль за его

соблюдением осуществляет управляющий делами Администрации го-

рода.

12.2. Рабочее время Администрации города устанавливается

продолжительностью 8 часов с 8.30 до 17.30 часов местного вре-

мени с перерывом на обед с 12 до 13 часов при сохранении не-

нормированного рабочего дня для отдельных муниципальных служа-

щих.

12.3. Работники Администрации города,(а также работники

Представительства Полномочного представителя Президента РФ по

Курганской области, Департамента промышленности и управления

государственным имуществом Администрации области, расположен-

ных в здании Администрации города) имеют право на свободный

вход в здание для исполнения служебных обязанностей в рабочие

дни с 7 до 20 часов по предъявлению служебного удостоверения

установленного образца.

Пропуск в здание Администрации города работников Адми-

нистрации города и области и других областных и городских

структур в выходные и праздничные дни осуществляется специаль-

ным подразделением УВД в исключительных случаях по специально-

му разрешению управляющего делами Администрации города.

12.4. Свободный вход граждан в здание Администрации горо-

да соблюдается в рабочие дни и только в рабочее время.

В другое время рабочего дня вход граждан производится с

разрешения наряда спецподразделения УВД и после личной встречи

посетителя работником Администрации города или других органов

государственной власти, расположенных в здании, в фойе здания.

12.5. Ключи от кабинетов работники Администрации города

получают перед началом рабочего времени и сдают при уходе с

работы дежурному спецподразделения УВД.

Получение и сдача ключей от кабинетов с установленной ох-

ранной сигнализацией, а также опечатанных кабинетов произво-

дится под роспись в журнале. При срабатывании сигнализации

сотрудники этих кабинетов вызываются на работу для выяснения

причин в любое время суток.

12.6. Использование большого и малого залов Администрации

города для проведения заседаний, совещаний и других мероприя-

тий согласовывается с общим отделом Администрации города. От-

ветственность за содержание залов в надлежащем состоянии и

постоянной технической готовности возлагается на руководителя

хозяйственной службы Администрации города.

12.7. Время работы гардероба устанавливается руководите-

лем хозяйственной службы в зависимости от погодных условий на

полный рабочий день без перерыва на обед и ненормируемым рабо-

чим днем в период проведения длительных мероприятий.

12.8. Стоянка личного транспорта работников Администрации

города во дворе Администрации города производится с разрешения

управляющего делами Администрации города.

ХП. ПОРЯДОК ВЫЕЗДА ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЗА

ПРЕДЕЛЫ ГОРОДА

13.1. Выезды на служебном транспорте должностных лиц Ад-

министрации города за пределы города согласуются с мэром горо-

да, после чего об этом извещаются управляющий делами Админист-

рации города и руководитель хозяйственной службы.

13.2. Выезды руководителей структурных подразделений Ад-

министрации города (включая выходные и праздничные дни) за

пределы города согласовываются с мэром города и соответствую-

щим заместителем мэра города или управляющим делами Админист-

рации города.

Х1У. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЖУРСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

14.1 Дежурство в Администрации города осуществляется

круглосуточно службой "О54".

14.2. Дежурство в нерабочие, предпраздничные и празднич-

ные дни дополнительно осуществляют заместители мэра города и

руководители структурных подразделений Администрации города.

Дежурство организует заведующий общим отделом Администрации

города.

Управляющая делами

Администрации города Р.А. Новоселова

.

Приложение

к распоряжению мэра

города Кургана

от 31.12.97 N 6109-р

РЕГЛАМЕНТ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Администрация города Кургана является исполнитель-

но-распорядительным органом городского самоуправления, подот-

четным городской Думе. Правовой статус Администрации города,

пределы ее компетенции регулируются Конституцией и законами

РФ, правовыми актами Президента и Правительства РФ, законами

Курганской области, Уставом города Кургана, Положением об Ад-

министрации города, другими правовыми актами города.

1.2. Настоящий регламент определяет порядок организацион-

ного и документационного обеспечения деятельности Администра-

ции города:

- планирования работы Администрации города;

- подготовки и проведения заседаний и совещаний;

- подготовки проектов правовых актов города и организации

их исполнения;

- организации работы и контроля по исполнению служебных

документов;

- работы с обращениями граждан, поступившими в Админист-

рацию города, и организации приема граждан;

- выполнения машинописных и копировально-множительных ра-

бот;

- формирования архивных дел и использования архивных до-

кументов;

- информирования населения города о деятельности Адми-

нистрации города;

- режима работы Администрации города.

П. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

2.1. Приоритетные направления деятельности Администрации

города по социально-экономическому развитию города базируются

на комплексных и долговременных программах и реализуются в

квартальных планах работы.

2.2. План работы Администрации города на квартал формиру-

ется организационным отделом на основе предложений структурных

подразделений Администрации города и включает разделы:

2.2.1. Подготовка вопросов на заседаниях городской Думы;

2.2.2. Подготовка нормативно-правовых актов Администрации

города;

2.2.3. Заседания, совещания, проводимые мэром города, его

заместителями и управляющим делами Администрации города;

2.2.4. Общегородские и представительские мероприятия;

2.2.5. Мероприятия по контролю за исполнением служебных

документов.

2.3. Руководители структурных подразделений Администрации

города представляют организационному отделу свои предложения в

план работы Администрации города, согласованные с соответству-

ющим заместителем мэра города, не позднее 10 числа месяца,

предшествующего очередному планируемому периоду.

Проект квартального плана за 15 дней до начала планируе-

мого периода организационный отдел представляет мэру города,

его заместителям и управляющему делами на предварительное

рассмотрение.

2.4. План работы Администрации города утверждается мэром

города, а в его отсутствие его первым заместителем.

Проект распоряжения мэра города по плану работы вносится

мэру города организационным отделом с учетом поступивших заме-

чаний после визирования его заместителями мэра города не позд-

нее 25 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

2.5. Контроль за выполнением плана работы Администрации

города осуществляется заместителями мэра города и управляющим

делами Администрации города в соответствии с распределением

обязанностей.

Общий контроль за выполнением плана работы Администрации

города возлагается на управляющего делами Администрации города.

Соответствующие структурные подразделения Администрации

города представляют организационному отделу справки о выполне-

нии плана работы не позднее 5 числа первого месяца следующего

квартала.

2.6. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планом

работы, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок

или намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на

рассмотрение, заместитель мэра города информирует мэра города

об этом за 7 дней до намеченного срока проведения мероприятия.

Мэр города рассматривает предложение об изменении или

уточнении плана и принимает по нему решение.

2.7. В соответствии с квартальным планом работы Админист-

рации города организационный отдел составляет еженедельный

план основных организационно-массовых мероприятий общегородс-

кого значения на текущую неделю, проводимых структурными под-

разделениями Администрации города.

План таких мероприятий, в том числе выездного характера,

с подробным указанием тематики рассматриваемых вопросов, даты,

места и формы проведения, состава участников структурные под-

разделения передают в организационный отдел еженедельно в чет-

верг в первой половине дня.

Ш. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ И

СОВЕЩАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

__3.1. Подготовка и проведение заседаний Коллегии Админист-

__рации города.

3.1.1. Коллегия Администрации города является коллегиаль-

ным совещательным органом при мэре города.

3.1.2. Заседания Коллегии проводятся согласно плана рабо-

ты Администрации города не реже одного раза в квартал.

Заседания Коллегии проводятся в малом зале Администрации

города, выездные заседания - в обозначенном месте.

Выездные заседания Коллегии проводятся по инициативе за-

местителей мэра города, управляющего делами Администрации го-

рода, других членов Коллегии, утвержденной мэром города.

3.1.3. Повестка заседаний Коллегии формируется Управляю-

щим делами Администрации города и организационным отделом в

соответствии с планом работы Администрации города.

3.1.4. Перенос даты рассмотрения вопроса, не подготовлен-

ного в установленный срок, осуществляется мэром города на ос-

новании служебной записки ответственного за подготовку вопро-

са.

3.1.5. В проект повестки дня очередного заседания Колле-

гии могут быть внесены вопросы, не включенные в план работы

Администрации города.

3.1.6. Предложения по дополнению повестки дня Коллегии,

необходимые справочные материалы, проекты решений и списки

приглашенных вносятся заместителями мэра города управляющему

делами Администрации города не позднее, чем за пять дней до

установленного дня проведения Коллегии, и согласовываются им с

мэром города.

Решение о включении в повестку дня таких вопросов прини-

мают члены Коллегии в начале заседания.

3.1.7. Мэр города и члены Коллегии не позднее, чем за три

дня до заседания, должны быть ознакомлены с повесткой дня и

материалами по всем основным вопросам.

Материалы к заседаниям Коллегии готовятся в соответствии

с требованиями к порядку подготовки проектов правовых актов

города, определенных настоящим Регламентом.

3.1.8. За 30 минут до начала заседания Коллегии начинает-

ся регистрация членов Коллегии и приглашенных.

3.1.9. Заседания Коллегии проводятся гласно и носят отк-

рытый характер.

3.1.10. Для членов Коллегии и приглашенных в зале отво-

дятся специальные постоянные места. Во время заседания все

присутствующие подчиняются распоряжениям председательствующего.

3.1.11. Ведет заседание Коллегии Глава городского самоуп-

равления - мэр города, в его отсутствие - первый заместитель

мэра города.

3.1.12. Заседание Коллегии правомочно при наличии не ме-

нее двух третей от общего количества ее членов.

3.1.13. Продолжительность заседания Коллегии и регламент

устанавливаются на каждом заседании отдельно открытым голосо-

ванием.

В течение заседаний возможны перерывы на 15 минут через

каждые полтора часа работы, при необходимости устраивается пе-

рерыв на обед продолжительностью 1 час.

3.1.14. Время для докладов на заседании Коллегии устанав-

ливается до 20 минут, для содокладов - до 15 минут. Время для

выступающих в прениях по повестке дня - до 7 минут, для обсуж-

дения проекта документа членам Коллегии - до 10 минут. Коли-

чество вопросов к докладчикам не ограничивается.

Председательствующий на заседании Коллегии может продлить

время для доклада и выступлений самостоятельно без согласия

членов Коллегии.

Председательствующий вправе взять слово для выступления и

задавать вопросы в любое время заседания, остальные члены кол-

легии и приглашенные - только с разрешения председательствую-

щего.

3.1.15. Заседания Коллегии протоколируются. Ведение и

оформление протоколов заседаний Коллегии возлагается на общий

отдел Администрации города.

Протокол заседания подписывают мэр города и управляющий

делами Администрации города.

3.1.16. По вопросам, внесенным в повестку дня заседания

Коллегии, принимаются решения Коллегии, постановления Адми-

нистрации города и распоряжения мэра города.

Документы принимаются большинством голосов от состава

Коллегии открытым голосованием. При необходимости документ

должен быть доработан в течение 10 дней со дня заседания Кол-

легии, после чего предоставляется авторами управляющему делами

Администрации города для подписи мэром города.

Материалы Коллегии Администрации города подлежат опубли-

кованию.

__3.2. Подготовка и проведение Аппаратных совещаний у Главы

__городского самоуправления - мэра города.

3.2.1. Для координации деятельности всех структурных под-

разделений Администрации города, обсуждения проблем, требующих

оперативного решения, проводятся Аппаратные совещания у мэра

города.

3.2.2. Аппаратные совещания подразделяются на ежемесяч-

ные, с рассмотрением запланированных основополагающих и конт-

рольных вопросов социально-экономического развития города, и

еженедельные - по вопросам текущего характера.

Аппаратные совещания, как правило, носят открытый харак-

тер.

3.2.3. Ежемесячные Аппаратные совещания проводятся в по-

недельник четвертой недели каждого месяца в малом зале Адми-

нистрации города в 12 часов.

Еженедельные Аппаратные совещания проводятся в понедель-

ник в кабинете мэра города в 8.30 часов.

3.2.4. Во время отсутствия мэра города по его поручению

совещания проводит его первый заместитель.

При этом совещание проводится в кабинете первого замести-

теля мэра города или малом зале Администрации города в утверж-

денные Регламентом сроки.

3.2.5. На еженедельных Аппаратных совещаниях присутствуют

заместители мэра города, управляющий делами Администрации го-

рода, председатель Финансового Комитета Администрации города,

начальник городского управления внутренних дел, пресс-секре-

тарь и референт Главы городского самоуправления.

3.2.6. Состав участников ежемесячных Аппаратных совещаний

утверждается мэром города по предложению управляющего делами

Администрации города.

По согласованию в состав участников ежемесячных Аппарат-

ных совещаний включаются начальник ГУВД, начальник Государс-

твенной налоговой инспекции по г.Кургану, начальник отделения

Федерального казначейства по г.Кургану, начальник штаба ГО,

директор городского центра занятости населения, заместитель

председателя Государственного Комитета охраны окружающей сре-

ды, главный врач Городского центра Госсанэпиднадзора, началь-

ник отдела пожарной охраны г.Кургана.

На Аппаратных совещаниях могут присутствовать прокурор

города и председатель районного и (городского) суда.

3.2.7. В повестку дня ежемесячных Аппаратных совещаний

вносится не более 3 вопросов.

Предложения в повестку дня ежемесячных Аппаратных совеща-

ний вносятся заместителями мэра города и управляющим делами

Администрации города организационному отделу одновременно с

предложениями в квартальный план работы.

3.2.8. Не позднее 7 дней до даты проведения ежемесячного

Аппаратного совещания должностное лицо, ответственное за вне-

сенный в повестку Аппаратного совещания вопрос, подтверждает

управляющему делами Администрации города готовность докладчика

и предоставляет необходимые материалы и список приглашенных.

3.2.9. Предложения о дополнительных вопросах в повестку

ежемесячного Аппаратного совещания могут быть внесены управля-

ющему делами Администрации города, заместителями мэра города

не позднее, чем за 3 дня до даты совещания.

После согласования в этот же день у мэра города дополни-

тельной повестки ежемесячного Аппаратного совещания управляю-

щему делами Администрации города предоставляются все необходи-

мые материалы и список приглашенных.

3.2.10. Оперативное приглашение всех участников и пригла-

шенных на ежемесячное Аппаратное совещание осуществляет рефе-

рент Главы городского самоуправления.

3.2.11. Время для докладов на Аппаратных совещаниях уста-

навливается до 10 минут, для обсуждения вопроса - до 5 минут.

Количество вопросов к докладчикам не ограничивается.

Проводящий совещание может продлить время для доклада,

выступлений и обсуждений. Он вправе взять слово для выступле-

ния и задавать вопросы в любое время заседания, постоянные

участники совещания и приглашенные - только с его разрешения.

3.2.12. В ходе ежемесячных и еженедельных Аппаратных со-

вещаний референтом Главы городского самоуправления ведется

протокол, который оформляется в двухдневный срок. Выписки из

протокола с конкретными поручениями и сроками их выполнения

направляются исполнителям на следующий день после подписания

протокола проводящим Аппаратное совещание руководителем.

3.2.13. Контроль за выполнением поручений мэра города

осуществляется в соответствии с порядком контроля за выполне-

нием правовых актов города и поручений мэра города, установ-

ленным настоящим регламентом.

__3.3. Подготовка и проведение совещаний, представительских

__мероприятий Главы городского самоуправления.

3.3.1. Проведение совещаний, представительских мероприя-

тий Главы городского самоуправления включается в план работы

Администрации города.

3.3.2. Глава городского самоуправления определяет место

проведения, повестку дня, порядок ведения, состав участников и

продолжительность: совещаний - по предложению заместителей мэ-

ра города, представительских мероприятий - по предложению уп-

равляющего делами Администрации города.

3.3.3. Участники совещаний и представительских мероприя-

тий приглашаются отраслевыми отделами, при необходимости - ор-

ганизационным отделом Администрации города.

Пригласительные билеты на представительские мероприятия

изготавливаются общим отделом Администрации города.

Тиражирование необходимых документов, регистрация участ-

ников обеспечивается общим отделом Администрации города, под-

готовка помещения в здании Администрации города - хозяйствен-

ной службой.

3.3.4. Расходы по проведению совещаний и представитель-

ских мероприятий при использовании бюджетных средств согласо-

вываются с Финансовым Комитетом и управляющим делами Админист-

рации города и утверждаются специальным распоряжением мэра го-

рода.

3.3.5. Организаторская работа по подготовке совещаний,

представительских мероприятий мэра города, проводимых вне зда-

ния Администрации города, возлагается на отраслевые отделы.

При необходимости к этой работе могут быть привлечены отделы

Управления делами по согласованию с управляющим делами Адми-

нистрации города.

__3.4. Подготовка и проведение оперативных совещаний замес-

__тителями мэра города и руководителями структурных подразделе-

__ний Администрации города.

3.4.1. Проведение оперативных совещаний заместителями мэ-

ра города и руководителями структурных подразделений Админист-

рации города носит, как правило, плановый характер.

3.4.2. Повестка дня, состав участников, место и время

проведения совещаний заместителями мэра города и руководителя-

ми структурных подразделений устанавливаются, как правило, са-

мостоятельно, исходя из квартального плана работы и еженедель-

ного плана мероприятий Администрации города, указаний и пору-

чений вышестоящего руководителя, производственной необходи-

мости.

3.4.3. Использование для проведения совещаний и других

мероприятий малого и большого залов согласовывается с общим

отделом Администрации города.

Заявка на подключение усиления и проведение других работ,

необходимых для проведения совещания, мероприятия, не позднее,

чем за один день, передается руководителю хозяйственной службы

Администрации города.

3.4.4. При необходимости регистрации участников, ее про-

ведение обеспечивается силами проводящего мероприятия струк-

турного подразделения.

3.4.5. Тиражирование необходимых материалов для участни-

ков совещаний и других мероприятий обеспечивается обычным по-

рядком.

3.4.6. Один комплект подготовленных к совещаниям по наи-

более значимым вопросам социально-экономического развития го-

рода материалов заблаговременно (не позднее, чем за 2 дня) пе-

редается ответственным за проведение руководителем в отдел ин-

формационной политики, изучения общественного мнения и связям

с общественностью.

3.4.7. Ведение и оформление стенограмм и протоколов осу-

ществляется по необходимости и реализуется силами проводящего

совещание структурного подразделения.

1У. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГОРОДА

__4.1. Порядок подготовки нормативно-правовых актов Адми-

__нистрации города.

4.1.1. Правовые акты Администрации города принимаются для

осуществления управленческой деятельности Администрации города

Кургана в соответствии, во исполнение и в развитие федерально-

го и областного законодательства, решений Курганской городской

Думы, а также по инициативе должностных лиц или структурных

подразделений Администрации города в пределах их компетенции.

4.1.2. Мэр города в пределах своей компетенции в соот-

ветствии с законодательством и решениями городской Думы прини-

мает постановления и издает распоряжения, обязательные для ис-

полнения на территории города.

Постановления Администрации города издаются по вопросам

нормативного характера.

Распоряжения мэра города издаются по вопросам правоприме-

нения и организации деятельности Администрации города.

4.1.3. В период временного отсутствия мэра города либо

досрочного прекращения его полномочий, первый заместитель мэра

города подписывает постановления Администрации города и распо-

ряжения мэра города в пределах полномочий, определенных мэром

города или Уставом города.

4.1.4. Руководители самостоятельных структурных подразде-

лений Администрации города в пределах своей компетенции в со-

ответствии с законодательством, решениями городской Думы и

правовыми актами мэра города издают приказы.

4.1.5. Издание нормативных правовых актов в виде писем и

телеграмм не допускается.

4.1.6. Нормативный правовой акт может быть издан совмест-

но с другими органами городского самоуправления, органами го-

сударственной власти и органами местного самоуправления других

муниципальных образований, выборными органами профессиональных

союзов и других общественных организаций, либо по согласованию

с ними.

Совместный нормативный правовой акт должен быть подписан

всеми должностными лицами, издавшими его. При этом подписи

должностных лиц располагаются на одном уровне. Подлинники пра-

вовых актов, принятых совместно несколькими должностными лица-

ми (органами), оформляются в количестве, равном числу долж-

ностных лиц (органов), подписавших документ.

4.1.7. Подготовка правового акта Администрации города

возлагается на одно или несколько структурных подразделений

Администрации города с учетом их функций и компетенции. При

этом определяется круг должностных лиц, ответственных за под-

готовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необхо-

димости - организации, привлекаемые к этой работе.

Сроки подготовки проекта и издания правового документа во

исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Прези-

дента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, Адми-

нистрации области, областных законов и решений городской Думы,

как правило, не должен превышать одного месяца, если не уста-

новлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных норма-

тивно-правовых актов, а также актов, издаваемых совместно нес-

колькими должностными лицами или органами, могут создаваться

рабочие группы.

4.1.8. В процессе работы над проектом нормативного право-

вого акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта зако-

нодательство Российской Федерации и Курганской области, прак-

тика применения соответствующих нормативных правовых актов,

научная литература и материалы периодической печати по расс-

матриваемому вопросу, а также данные исследований, если тако-

вые проводились.

4.1.9. Структура нормативного правового акта должна обес-

печивать логическое развитие темы правового регулирования.

При подготовке проектов правовых актов должны строго соб-

людаться требования стандартов на организационно-распоряди-

тельную документацию, основных положений единой государствен-

ной системы делопроизводства и Инструкции по делопроизводству,

являющейся приложением к настоящему регламенту.

4.1.9.1. Правовой акт должен иметь заголовок, отражающий

содержание вопроса и отвечающий на вопрос "О чем?"

Текст документа излагается литературным языком. Сложные

предложения заменяются простыми, применяются устойчивые слово-

сочетания делового стиля, употребляются глаголы неопределенной

формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.).

4.1.9.2. Если требуется разъяснение целей и мотивов при-

нятия нормативного акта, то в проекте дается вступительная

часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбу-

лу не включаются.

4.1.9.3. Нормативные предписания (постановляющая часть)

оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими циф-

рами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразде-

ляться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифро-

вую нумерацию.

4.1.9.4. В постановляющей части правового акта должны

быть указаны сроки и должностные лица, ответственные за испол-

нение содержащихся в тексте поручений, указание на представле-

ние информации и должностное лицо, отвечающее за исполнение

акта в целом.

Если в правовом акте содержатся указания о выделении фи-

нансовых средств, то должен быть указан источник финансирова-

ния.

4.1.10. В правовом акте делается ссылка на документ,при-

нявший его орган, дату принятия, номер и заголовок, если он

принимается во исполнение федеральных или областных законов,

Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоря-

жений Правительства РФ, Администрации области, областных зако-

нов и решений городской Думы.

При необходимости для полноты изложения вопроса в право-

вых актах могут воспроизводиться отдельные положения этих до-

кументов со ссылкой на официальный источник их опубликования.

4.1.11. Правовой акт Администрации города должен быть ла-

коничным, его объем не должен превышать трех печатных листов.

Правила, инструкции, положения, таблицы, графики, схемы,

как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответс-

твующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.

Приложение должно иметь заголовок, определяющий его со-

держание, а в правом верхнем углу указание на принадлежность к

нормативному акту.

Приложения к постановлениям Администрации города и распо-

ряжениям мэра города подписываются управляющим делами Адми-

нистрации города и визируются авторами документа.

Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами (При-

мер: Приложение N 2 к распоряжению мэра города от ______ N __).

Дата и номер проставляется на приложении при регистрации нор-

мативного акта.

4.1.12. Одновременно с разработкой проекта правового акта

должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении

или признании утратившими силу ранее изданных по этому вопросу

актов или их частей, которые включаются в текст нового норма-

тивного акта.

Если изменения или дополнения ранее изданного по этому

вопросу правового акта значительного объема или вносятся более

трех раз, то в целях их упорядочения разрабатывается и вносит-

ся новый единый правовой акт.

Совместные правовые акты изменяются, дополняются или

признаются утратившими силу по согласованию с теми должностны-

ми лицами, органами, совместно с которыми они изданы.

4.1.13. Проект нормативного правового акта подлежит сог-

ласованию с соответствующим заместителем мэра города, в струк-

турных подразделениях Администрации города, с предприятиями и

организациями, являющимися исполнителями поручений, содержа-

щихся в нормативном акте. Проекты нормативных актов, выполне-

ние которых требует финансового обеспечения, обязательно сог-

ласовываются Финансовым Комитетом Администрации города. Все

правовые акты Администрации города подлежат согласованию с

первым заместителем мэра города и управляющим делами Админист-

рации города и юридическим отделом Администрации города.

Проекты нормативных правовых актов согласовываются долж-

ностными лицами не более чем в трехдневный срок. Согласование

нормативного правового акта оформляется визами.

4.1.14. Виза включает в себя наименование должности руко-

водителя или его заместителя и личную подпись визирующего,

расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа

подлинника нормативного правового акта или на отдельном листе

согласования с полным указанием названия визируемого докумен-

та. Возникшие у должностного лица возражения по проекту акта

излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту

акта, о чем делается отметка рядом с подписью должностного ли-

ца на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Если в процессе доработки в проект правового акта внесены

изменения принципиального характера, то он подлежит повторному

визированию.

4.1.15. Подготовленный проект нормативного правового акта

в течение одного-пяти дней, в зависимости от степени его го-

товности, сложности и правовой обоснованности, проверяется на

соответствие действующему законодательству, а также правилам

русского языка, и визируется юридическим отделом.

4.1.16. Ответственность за несоблюдение установленного

порядка подготовки правовых актов города несут руководители

структурных подразделений Администрации города, которым пору-

чена его подготовка.

4.1.17. Проекты постановлений Администрации города и рас-

поряжений мэра города с внесенными при согласовании изменения-

ми вносятся автором правового акта управляющему делами Адми-

нистрации города.

Если автор проекта не достиг согласования со всеми испол-

нителями проекта правового акта, то создается согласительная

комиссия с участием соответствующих заместителей мэра города.

Если и в этом случае согласование не достигнуто, то управляю-

щему делами Администрации города вносится два проекта (в це-

лом, либо по его отдельным частям) с указанием автора.

4.1.18. Управляющий делами Администрации города предо-

ставляет проекты нормативных актов на подпись мэру города

ежедневно.

4.1.19. Подписанные мэром города постановления Админист-

рации города и распоряжения мэра города регистрируются в общем

отделе Администрации города с присвоением порядковых номеров

по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года

отдельно для постановлений и распоряжений.

Датой распорядительных документов является дата их подпи-

сания.

4.1.20. В Администрации города подлежат регистрации 5 ви-

дов распоряжений. В целях улучшения поисковой системы каждому

виду распоряжения присвоен свой "литер".

- распоряжения по основной деятельности N-Р

- распоряжения по приватизации

жилья N-П

- распоряжения о регистрации

договоров купли-продажи N-Д

- распоряжения по личному составу

- распоряжения по личному составу

руководителей муниципальных

предприятий N-М

Внесение каких-либо исправлений в подписанные распоряди-

тельные документы строго запрещено.

4.1.21. Размножение и рассылка подписанных нормативных

правовых актов производится в трехдневный срок общим отделом

Администрации города в соответствии со списком, который напе-

чатан по предложению авторов документа на оборотной стороне

каждого акта. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен

быть заверен печатью общего отдела. Общий отдел отвечает за

точное соответствие копий подлиннику акта.

Один экземпляр правовых актов Администрации города подле-

жит отправке в прокуратуру города, один экземпляр - в библио-

теку имени В.В.Маяковского, один экземпляр - в юридический от-

дел.

Передача правовых актов Администрации города для исполь-

зования в правовых автоматизированных информационных системах

осуществляется только по разрешению управляющего делами Адми-

нистрации города через общий отдел.

4.1.22. Нормативные акты Администрации города, затрагива-

ющие интересы, права, свободы и обязанности человека и гражда-

нина, публикуются в городской газете "Курган и курганцы". Под-

готовка акта к публикации производится пресс-секретарем Главы

городского самоуправления.

4.1.23. Подлинники нормативных актов Администрации горо-

да, спустя 5 лет после их выпуска, сдаются в государственный

архив вместе с оригиналами документов, на основании которых

они приняты.

4.1.24. Контроль за сохранностью, качеством и полнотой

дел, сдаваемых в архив, осуществляет общий отдел Администрации

города.

__4.2. Порядок подготовки и внесения проектов правовых ак-

__тов городской Думы

4.2.1. Правовые акты городской Думы издаются в виде реше-

ний.

4.2.2. Проекты решений городской Думы готовятся на расс-

мотрение городской Думы, как правило, депутатами Думы, струк-

турными подразделениями Администрации города, прокурором горо-

да, Курганским районным (городским) судом и арбитражным судом

Курганской области.

Проекты решений, исходящие от общественных объединений,

граждан, могут быть внесены на рассмотрение городской Думы че-

рез лица, указанные в настоящем пункте.

4.2.3. Проекты решений городской Думы до внесения их в

проект повестки дня заседания Думы предварительно рассматрива-

ются постоянными комиссиями городской Думы.

4.2.4. Инициатива в разработке проекта решения, вносимого

на рассмотрение городской Думы от имени Администрации города,

может исходить от мэра города, его заместителей, управляющего

делами Администрации города, руководителей структурных подраз-

делений.

Если инициатива исходит от мэра города, он может лично

курировать разработку проекта решения либо поручить это любому

должностному лицу Администрации города.

Если инициатива исходит от иных, указанных в части первой

настоящего пункта должностных лиц, указанные лица ставят об

этом в известность мэра города, который, рассмотрев предложе-

ние, либо отклоняет его, либо дает поручение о разработке

предлагаемого проекта решения.

При необходимости мэр города может определить сроки

представления разрабатываемого документа.

4.2.5. Поручения мэра города по разработке проектов реше-

ний городской Думы передаются в организационный отдел Адми-

нистрации города для включения в квартальный план работы Адми-

нистрации города.

4.2.6. Предложения о подготовке и внесении на рассмотре-

ние городской Думы проектов ее решений, по вопросам, не вклю-

ченным в план работы Администрации города, рассматриваются

мэром города дополнительно.

4.2.7. Перенос даты рассмотрения проекта решения городс-

кой Думы, не подготовленного в установленные сроки, осущест-

вляется мэром города на основании служебной записки ответс-

твенного за подготовку вопроса.

4.2.8. Должностное лицо Администрации города, получившее

поручение о подготовке проекта решения городской Думы, органи-

зует эту работу самостоятельно либо во взаимодействии с заин-

тересованными подразделениями Администрации города.

На этапе подготовки проекта решения городской Думы разра-

ботчик по своей инициативе проводит внутренние согласования

разрабатываемого документа с руководителями заинтересованных

структурных подразделений Администрации города. Не согласован-

ные документы на рассмотрение постоянных комиссий городской

Думы не выносятся.

4.2.9. В процессе подготовки проекта решения городской

Думы разработчик руководствуется требованиями, предусмотренны-

ми настоящим регламентом для подготовки нормативно-правовых

актов Администрации города.

4.2.10. Документы, представленные в организационный отдел

для внесения их на предварительное рассмотрение в постоянных

комиссиях Думы с нарушением установленных требований, к расс-

мотрению не принимаются, а должностные лица, виновные в срыве

подготовки проектов решений Думы, привлекаются к дисциплинар-

ной ответственности.

4.2.11. При предварительном рассмотрении проектов решений

городской Думы в постоянных комиссиях принимают участие долж-

ностное лицо Администрации города, ответственное за подготовку

проекта решения, и по его усмотрению другие заинтересованные

лица.

4.2.12. Проекты решений городской Думы для включения в

повестку дня вносятся организационным отделом Администрации

города после предварительного рассмотрения в постоянных комис-

сиях, как правило, не позднее чем за 5 дней до заседания Думы.

Проекты решений городской Думы по перспективным планам,

важнейшим программам социально-экономического развития города,

годовым прогнозам развития города, городскому бюджету вносятся

Администрацией города, не позднее чем за 10 дней до рассмотре-

ния их на заседании Думы.

4.2.13. К проекту решения городской Думы авторами прила-

гается список лиц, которых необходимо пригласить на заседание

Думы, и лист рассылки решения.

У. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

5.1. Контролю за сроками исполнения и выполнению вопросов

по существу подлежат законодательные, нормативные и распоряди-

тельные документы Российской Федерации, законы и решения об-

ластной Думы, постановления и распоряжения Главы Администрации

(Губернатора) области, решения городской Думы, постановления

Администрации города и распоряжения Главы городского самоуп-

равления - мэра города.

5.2. Организационные основы работы по контролю и проверке

исполнения базируются и регламентируются нормативными докумен-

тами городской Думы и Администрации города.

5.3. Система контроля включает в себя обеспечение своев-

ременного исполнения указанных в документах сроков, качествен-

ного, полного и точного выполнения поручений, обобщение ре-

зультатов исполнения и информирование об этом должностного ли-

ца Администрации города, ответственного за исполнение докумен-

та.

Контроль за исполнением документов осуществляется путем

проверки состояния дел на местах, заслушивания информаций и

отчетов на заседаниях городской Думы, аппаратных совещаниях у

мэра города, получения справок, других информационных материа-

лов от соответствующих организаций.

5.4. Глава городского самоуправления - мэр города являет-

ся ответственным лицом за исполнение в пределах своей компе-

тенции законодательных, нормативных и распорядительных доку-

ментов Президента и Правительства Российской Федерации, феде-

ральных органов государственной власти, законов областной Ду-

мы, постановлений и распоряжений Главы Администрации (Губерна-

тора) области.

Заместители мэра города, управляющий делами Администрации

города являются ответственными лицами за выполнение решений

городской Думы, постановлений Администрации города, распоряже-

ний и прямых поручений мэра города согласно утвержденному

распределению обязанностей.

Руководители структурных подразделений Администрации го-

рода являются по поручению заместителей мэра, управляющего де-

лами Администрации города непосредственными организаторами ис-

полнения документов, контролируют своевременность исполнения

служебных документов по соответствующим отраслям хозяйственной

деятельности и направлениям работы, назначают из числа подчи-

ненных муниципальных служащих ответственных за работу по конт-

ролю за исполнением документов и ведению по ним делопроиз-

водства.

5.5. Организационный и общий отделы под руководством уп-

равляющего делами Администрации города обеспечивают единство

системы контроля и исполнения документов в целом по Админист-

рации города.

На них возложены обязанности по организационно-методичес-

кому обеспечению контрольной деятельности структурных подраз-

делений Администрации города.

Ежеквартально организационный и общий отделы до 10 числа

месяца, следующего за отчетным, представляют управляющему де-

лами Администрации города для последующего доклада мэру анали-

тическую справку о ходе выполнения поставленных на контроль

документов и перечень контролируемых решений областной и го-

родской Думы, постановлений и распоряжений Главы Администрации

области, постановлений Администрации города и распоряжений мэ-

ра города.

5.6. Общий отдел ведет регистрацию документов, поступаю-

щих из органов государственной власти, в т.ч. областных, а

также правовых актов, принятых Администрацией города и мэром,

заносит их в базу данных и с визой мэра или первого заместите-

ля мэра передает документы исполнителям.

С решениями городской Думы эту работу осуществляет оргот-

дел.

5.7. Референт Главы городского самоуправления обеспечива-

ет контроль за исполнением поручений мэра города должностными

лицами по итогам рассмотрения вопросов на аппаратных совещани-

ях, а также вопросов, поступивших при проведении "прямого про-

вода с населением города" и через газету "Курган и курганцы".

5.8. Отдел информационной политики обеспечивает своевре-

менную публикацию необходимых документов в газете "Курган и

курганцы".

5.9. Ответственные за исполнение документов и организацию

контроля должностные лица, руководители и специалисты подраз-

делений Администрации города вправе:

- организовать проверку исполнения документа на местах;

- запросить от руководителей и других ответственных ра-

ботников структурных подразделений Администрации города,

предприятий, учреждений, организаций документы и материалы о

ходе исполнения или исполнении контролируемых документов;

- внести предложения о включении вопросов контроля в план

работы Администрации города.

- внести предложения по совершенствованию системы органи-

зации контроля;

- внести предложения по привлечению к ответственности

должностных лиц и муниципальных служащих за нарушение сроков

исполнения и невыполнение контролируемых документов.

5.10. Организация контроля и проверки исполнения.

5.10.1. Документы Президента, Правительства Российской

Федерации и других федеральных органов.

Федеральные Законы, Указы Президента России, постановле-

ния Правительства Российской Федерации, правовые акты феде-

ральных органов государственной власти общий отдел регистриру-

ет, с визой мэра города передает исполнителям и об этом изве-

щается организационный отдел, осуществляет контроль за их ис-

полнением.

5.10.2. Законы Курганской области и решения областной Ду-

мы, постановления и распоряжения Главы Администрации (Губерна-

тора) области.

Документы областной Думы и Администрации области, требую-

щие исполнения и контроля, с визой мэра города общим отделом

передаются исполнителям и об этом извещается организационный

отдел.

Организационный отдел ведет учет контролируемых докумен-

тов, заводит контрольные карточки, следит за прохождением сро-

ков контроля и своевременностью представления информаций в Ад-

министрацию области.

Получив сообщение о снятии постановления с контроля, со-

общает об этом исполнителям и принимает документы в архив для

последующей передачи на хранение в общий отдел.

Работники структурных подразделений, контролирующие пос-

тановления, заводят на них контрольное дело, готовят информа-

ции, которые визируют их руководители и заместители мэра. Ин-

формации в Областную Думу и Администрацию области об исполне-

нии документа подписывает мэр города, в его отсутствие - пер-

вый заместитель.

5.10.3. Постановления Администрации города и распоряжения

мэра города.

Контроль за выполнением постановлений Администрации горо-

да и распоряжений мэра города осуществляют заместители мэра

города в соответствии с распределением обязанностей, определя-

ют исполнителей и сроки работы с документами, если они не ого-

ворены в самом правовом акте.

В структурном подразделении Администрации города на каж-

дый взятый на контроль документ заводится контрольное дело, в

котором должны быть следующие документы:

- контролируемый правовой акт;

- план мероприятий по организации его выполнения;

- отчеты, справки, информации;

- итоговая справка за подписью руководителя структурного

подразделения о конкретных результатах работы по выполнению

документа с предложением о снятии с контроля, завизированная

заместителем мэра города.

Правовой акт снимает с контроля мэр города.

Если правовой акт или его отдельные пункты не могут быть

выполнены в установленный срок, руководители структурных под-

разделений за 7 дней до истечения срока по согласованию с за-

местителем мэра, контролирующим его, обращаются к мэру города

с обоснованной просьбой о продлении срока.

После снятия с контроля контрольное дело передается в ор-

ганизационный отдел для сдачи в архив.

5.10.4. Решения городской Думы.

Решения городской Думы, требующие контроля, передаются ор-

готделом для организации работы по их выполнению структурным

подразделениям Администрации города, указанным в контрольных

пунктах решения.

В сроки, указанные в решениях, подразделения Администра-

ции города информируют Думу на ее заседании о ходе или полном

выполнении решений Думы.

Ежеквартально на первое очередное заседание Думы орготдел

представляет справочный материал о состоянии дел по выполнению

решений Думы.

5.11. Все участники контроля в Администрации города за

неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них

обязанностей несут ответственность в соответствии с действую-

щим законодательством.

Если нормативный документ или поручение адресованы однов-

ременно нескольким должностным лицам, ответственность за сво-

евременное выполнение и представление информации об исполнении

несет руководитель органа или должностное лицо, указанное пер-

вым. Все другие исполнители в равной степени отвечают за ка-

чественное и своевременное исполнение документа и представле-

ние необходимых материалов.

Перед уходом в отпуск или увольнением работник обязан пе-

редать неисполненные документы назначенному временно исполнять

его обязанности работнику или руководителю подразделения.

Мэр города вправе принять решение о депремировании руко-

водителей и специалистов структурных подразделений за наруше-

ние дисциплины при исполнении документов.

У1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Организация работы по учету корреспонденции, посту-

пающей в Администрацию города и исходящей из нее, осуществля-

ется общим отделом.

6.2. Корреспонденция, поступившая в общий отдел Админист-

рации города, подлежит регистрации в день ее поступления.

6.2.1. При вскрытии конвертов проверяется правильность

адресования, комплектность и целостность документов, приложе-

ний к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам,

указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый

номер и дата. На телеграммах и документах фельдсвязи ставится

номер, дата и время поступления. Неправильно адресованные или

ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности

или возвращаются отправителю.

6.2.2. Документ регистрируется в день поступления с рас-

печаткой регистрационного штампа установленного образца в ниж-

ней правой части лицевой стороны первого листа входящего доку-

мента и двух экземпляров учетных карточек. Данные о документе

вносятся в базу данных деловой корреспонденции.

6.2.3. После регистрации в соответствии с распределением

обязанностей формируется почта мэру города (в электронном ви-

де), заместителям мэра города и управляющему делами Админист-

рации города.

Документы, поступившие через Администрацию Президента РФ,

Правительство РФ, Государственную Думу, Курганскую областную

Думу, Администрацию области, депутатов всех уровней, а также

поступившие повторно готовятся в почту мэра города.

Документы доставляются по назначению в день их регистра-

ции, срочная корреспонденция - немедленно.

6.2.4. Руководители Администрации города, ее структурных

подразделений должны рассматривать почту ежедневно. Не допус-

кается прием писем руководителями Администрации города без

предварительной регистрации в общем отделе. Руководитель зна-

комится с содержанием письма, накладывает резолюцию или гото-

вит текст ответа.

В резолюции даются указания по исполнению документа. В

ней содержатся: фамилия исполнителя(ей), содержание поручения,

срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нес-

кольких исполнителей указывается ответственный исполнитель

(как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

6.2.5. После рассмотрения руководителями Администрации

города почта возвращается в общий отдел для отметки в регист-

рационной карточке резолюции, после чего направляется исполни-

телям. Не допускается передача писем руководителями Админист-

рации города исполнителям без предварительной отметки в общем

отделе, а также переадресация напрямую другим лицам исполнение

письма. Передача письма может быть произведена только с разре-

шения мэра города с соответствующей на то резолюцией.

6.2.6. При резолюции "Подготовить ответ заявителю" текст

ответа готовит исполнитель на бланке Администрации города за

подписью мэра города или его заместителей (в зависимости от

того, чья была резолюция), визируя 2-й экземпляр ответа. Все

ответы с первоначальным материалом также передаются через об-

щий отдел.

При резолюции "Для ответа заявителю и Администрации" ис-

полнитель дает ответ заявителю и в копии - Администрации горо-

да.

6.2.7. Ответы в Администрацию Президента РФ, Правительст-

во РФ, Государственную Думу, Курганскую областную Думу, Адми-

нистрацию области, а также депутатам всех уровней готовятся

только за подписью мэра города.

6.2.8. Исполнители работают с письмами в срок до 10 дней,

с телеграммами от 2 до 10 дней, с правительственными телеграм-

мами в течение 3-х дней, с протестами прокуратуры в течение 10

дней, если в резолюции руководителя срок не оговорен дополни-

тельно.

В тех случаях, когда для решения вопроса необходимо про-

ведение специальной проверки, истребование дополнительных ма-

териалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут

быть в порядке исключения продлены мэром города или его замес-

тителями, но не более, чем на 10 дней. О продлении срока долж-

но быть сообщено заявителю. Если по каким-то причинам, испол-

нитель не может дать ответ заявителю в десятидневный срок, ему

сообщается об этом в устном или письменном виде либо дается

промежуточный ответ.

Ответы на письма, поступившие исполнителям через вышесто-

ящие органы, представляются в Администрацию города не позднее,

чем за 3 дня до окончания срока, указанного в регистрационном

штампе вышестоящего органа.

Если ответ возвращается на доработку руководством Адми-

нистрации города, исполнитель обязан доработать его в 3-х

дневный срок.

6.2.9. В ответе должны быть конкретно даны ответы на все

вопросы, поставленные заявителем. Ответы, содержащие обещания,

ставятся в общем отделе на контроль, в адрес исполнителя отп-

равляется контрольная карточка.

6.2.10. Все письма после окончательного решения и их ис-

полнения списываются "В дело", хранятся в общем отделе по но-

менклатуре дел. В дело принимаются только полностью исполнен-

ные документы, закрытые мэром города, его заместителями, уп-

равляющим делами Администрации города с указанием даты закры-

тия.

6.3. Отправляемому из Администрации города документу:

- присваивается исходящий номер;

- на последнем листе в левом нижнем углу исходящего доку-

мента указывается фамилия исполнителя и номер его служебного

телефона;

- исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Ко-

пия исходящего документа, завизированная исполнителем, помеща-

ется в дело в соответствии с номенклатурой;

- в документах-ответах указываются номер и дата докумен-

та, на который дается ответ;

- служебные документы подписываются должностными лицами в

соответствии с предоставленными полномочиями;

- при подписании документов указывается должность (полное

наименование, если документ оформлен не на бланке) и произво-

дится расшифровка подписи лица, подписавшего документ;

- подписание документа, на котором обозначена подпись од-

ного должностного лица, другим должностным лицом (путем прос-

тавления предлога "за" или косой черты перед наименованием

должности подписывающего) не рекомендуется;

- представляемые на подпись документы должны быть завизи-

рованы исполнителями и другими лицами, ответственными за под-

готовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с

расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование долж-

ности визирующего;

- при адресовании документа руководителю подразделения

Администрации города или организации их наименование входит в

состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата

пишут в дательном падеже, при направлении документа в подраз-

деление Администрации города или в организацию их наименования

пишут в именительном падеже, а должность и фамилию адресата -

в дательном);

- адрес печатается в правом верхнем углу документа.

6.4. В случае приема или передачи служебных документов по

каналам факсимильной связи действует следующий порядок:

- служебная информация, передаваемая и принимаемая по ка-

налам факсимильной связи, не считается официальным документом;

- запрещается передавать секретные сведения, тексты доку-

ментов с грифом "Для служебного пользования", а также рукопис-

ные материалы;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при на-

личии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- ответственность за содержание передаваемой информации

возлагается на исполнителя, подготовившего материал к переда-

че, и руководителя соответствующего подразделения;

- объем передаваемого материала (текста, схемы, графичес-

кого изображения), выполненной на писчей бумаге формата А4

(210х297) черным цветом, не должен превышать 5-ти листов;

- подлежащий передаче материал регистрируется общим отде-

лом в журнале установленной формы;

- подлинники материалов после передачи информации возвра-

щаются исполнителям с отметкой о времени отправки и передаются

в общий отдел по общим правилам.

Официальный номер факсимильного аппарата установлен в

отделе информационной политики, изучения общественного мнения

и связей с общественностью.

УП. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ

ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

7.1. Организация работы с письменными и устными обращени-

ями граждан осуществляется общим отделом Администрации города.

7.2. Все письменные обращения граждан, поступившие в Ад-

министрацию города, регистрируются в день поступления в общем

отделе. Не допускается прием руководителями Администрации го-

рода письменных обращений граждан без регистрации в общем от-

деле, а также возврат обращений без ведома общего отдела в те

организации, откуда они поступили.

7.3. При регистрации письменных обращений информация о

них вносится в базу данных письменных обращений граждан; по

каждому заявлению выясняются справочные данные (принадлежность

объекта или организация, в чьей компетенции находится разреше-

ние поставленных вопросов); при повторных обращениях приобща-

ется имеющийся первичный материал.

(Примечание: повторным обращением считается обращение,

поступившее от одного и того же лица по одному и тому же воп-

росу, если со времени подачи первого обращения истек установ-

ленный срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным

ему ответом).

7.4. Если в обращении поставлены вопросы, не относящиеся

к ведению Администрации города, общий отдел в пятидневный срок

готовит ответ разъяснительного характера.

Анонимные обращения рассмотрению не подлежат.

7.5. После регистрации в соответствии с распределением

обязанностей формируется почта мэру города (в электронном ви-

де), заместителям мэра города и управляющему делами.

Письма граждан, поступившие через Администрацию Президен-

та РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Курганскую об-

ластную Думу, Администрацию области, депутатов всех уровней,

средства массовой информации, а также повторные и коллективные

направляются в почту мэра города.

7.6. Руководители Администрации города и ее структурных

подразделений рассматривают почту с заявлениями граждан ежед-

невно.

Руководитель знакомится с содержанием обращения и прила-

гаемыми документами, накладывает резолюцию или готовит текст

ответа.

Не допускается передача обращений граждан должностными

лицами Администрации города исполнителям без предварительной

отметки в общем отделе, а также переадресация заместителями

мэра города обращения, направленного им мэром города, другим

заместителям.

7.7. При необходимости, в недельный срок мэр города и его

заместители проводят совещания по вопросам, поставленным в

письменных обращениях граждан, после чего, на основании прото-

колов, готовят тексты ответов.

Протоколы совещаний, проводимых мэром города с участием

специалистов по вопросам, поставленным в заявлениях, ведет и

оформляет референт Главы городского самоуправления. Протоколы

совещаний, проводимых заместителем мэра города, ведет и оформ-

ляет по его поручению работник одного из отделов, участвующих

в совещании (который готовит затем и текст ответа).

7.8. После рассмотрения руководителями Администрации го-

рода обращения возвращаются в общий отдел, который после от-

метки в регистрационной карточке направляет в тот же день об-

ращение исполнителю.

7.9. Уведомление граждан о принятых мерах по письму с ре-

золюцией "Для ответа заявителю" осуществляет исполнитель.

При резолюции "Для ответа заявителю и Администрации горо-

да" исполнитель дает ответ автору и в копии - Администрации

города, при этом сроки исполнения обращения контролируются об-

щим отделом Администрации города.

7.10. При резолюции "Подготовить ответ заявителю" уведом-

ление граждан о принятых мерах производит Администрация горо-

да. Исполнитель готовит текст ответа на бланке Администрации

города за подписью мэра города или его заместителя (в зависи-

мости от того, чья была резолюция), визируя 2-й экземпляр от-

вета.

7.11. Ответы в Администрацию Президента РФ, Правительство

РФ, Государственную Думу, Курганскую областную Думу, Админист-

рацию области, а также депутатам всех уровней готовятся только

за подписью мэра города.

7.12. Исполнители проводят работу с обращениями в сроки,

установленные законом - 15 дней, для обращений военнослужащих

- 7 дней, если в резолюции руководителя срок не оговорен до-

полнительно.

В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо

проведение специальной проверки, истребование дополнительных

материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения заяв-

ления могут быть в порядке исключения продлены мэром города,

или его заместителем, но не более, чем на 1 месяц. О продлении

срока должно быть сообщено заявителю.

7.13. Исполнители письменных обращений граждан представ-

ляют в общий отдел ответ на обращение, где к нему приобщают

все имеющиеся материалы и знакомят с ним автора резолюции.

7.14. В ответе должны быть конкретно и полно, по возмож-

ности со ссылкой на законы и нормативные акты даны разъяснения

на все поставленные вопросы.

Если ответ возвращен на доработку, исполнитель обязан до-

работать его в 3-х дневный срок.

Ответы и заявления, поступившие исполнителям через Адми-

нистрацию области, представляются в городскую Администрацию,

не позже, чем за 3 дня до окончания срока, указанного в ре-

гистрационном штампе Администрации области.

7.15. Письменные обращения считаются разрешенными, если

рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходи-

мые меры, заявителю дан ответ в устной или письменной форме.

На каждом обращении после окончательного решения и его

исполнения должна быть надпись "В дело" или "На контроль", ес-

ли указан срок обещания и личная подпись должностного лица,

принявшего решение.

Ответы, содержащие обещания, ставятся в общем отделе на

повторный контроль.

При поступлении ответов о выполнении обещания обращение

снимается с контроля с визой "с контроля снять".

7.16. Личный прием граждан ведут мэр города, его замести-

тели и управляющий делами Администрации города, а также руко-

водители ее структурных подразделений в соответствии с графи-

ком приема посетителей.

Ответственность за организацию приема граждан несет долж-

ностное лицо Администрации города, ведущее прием; за ведение

делопроизводства по личному приему руководителей Администрации

города, контроль за выполнением решений по устным обращениям

граждан ответственность лежит на общем отделе Администрации

города.

7.17. Прием граждан ведется по предварительной записи

лично или по телефону. При этом с гражданами проводится беседа

для выявления существа вопроса и определения должностного лица

или органа, в компетенции которого находится разрешение обра-

щения, к каким должностным лицам или органам уже обращался за-

явитель и какое решение было принято.

На личный прием к руководителям Администрации города зая-

витель записывается, если вопрос уже рассматривался в струк-

турных подразделениях Администрации города, к компетенции ко-

торых относится разрешение обращения, и он не согласен с при-

нятым по его вопросу решением.

7.18. Накануне приема в почту руководителям Администрации

города представляется список граждан с указанием вопросов, по

которым они хотят обратиться на прием, с приложением докумен-

тов по первичным обращениям заявителя в Администрацию города.

7.19. После беседы и ознакомления с документами посетите-

ля должностное лицо, ведущее прием, принимает решение по обра-

щению:

- решение об удовлетворении обращения. При этом, как пра-

вило, дается указание исполнителю в письменной или устной фор-

ме с указанием сроков;

- решение о передаче обращения для рассмотрения в струк-

турные подразделения Администрации города, городские службы,

предприятия, учреждения, организации. При этом в резолюции

указывается исполнитель, действия, которые необходимо предпри-

нять, и сроки исполнения;

- решение об отклонении обращения или разъяснение. При

этом заявителю сообщаются причины отказа, даются ссылки на за-

кон, разъясняются соответствующие положения закона.

7.20. Допускается одновременный прием нескольких посети-

телей по их просьбе по одному вопросу. При этом учетная

карточка приема граждан заполняются на каждого.

7.21. Решения руководителя по устным обращениям граждан

записываются самим руководителем в учетную карточку, которые

после окончания приема при необходимости ставятся на контроль.

На основании решения руководителя общий отдел готовит

письма исполнителям за подписью руководителя, ведущего прием,

или снимает копию карточки с резолюций руководителя для отп-

равки исполнителю.

Дальнейшая работа проводится в соответствии с инструкцией

по рассмотрению письменных обращений граждан.

7.22. Сведения о содержании и сроках исполнения обращений

граждан, поступивших в Администрацию города, по существующей

форме ежемесячно обобщаются общим отделом по состоянию на пер-

вое число каждого месяца и докладываются управляющему делами

Администрации города и мэру города.

Вопрос о работе с обращениями граждан не реже одного раза

в квартал рассматривается на аппаратном совещании Администра-

ции.

Примечание: В отделах и управлениях Администрации города

работа по рассмотрению письменных и устных обращений граждан

ведется аналогично.

7.23. Должностные лица Администрации города и муниципаль-

ные служащие принимают участие в рассмотрении обращений граж-

дан, адресованных Главе городского самоуправления через газету

"Курган и курганцы" и "прямой провод с населением города".

7.24. Прием граждан руководителями всех муниципальных

предприятий и учреждений проводится еженедельно в пятницу.

Организацию приема обеспечивает руководитель муниципаль-

ного предприятия или учреждения.

Контроль за проведением приема граждан руководителями му-

ниципальных предприятий, учреждений осуществляет общий отдел

совместно с отраслевыми структурными подразделениями Админист-

рации города.

УШ. ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИНОПИСНЫХ И МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ

8.1. Выполнение машинописных работ, формирование распоря-

дительных документов Администрации города в электронном виде,

машинописные работы для мэра города, его заместителей, управ-

ляющего делами и отделов Администрации города выполняются об-

щим отделом Администрации города.

8.2. Выполнение машинописных работ для самостоятельных

структурных подразделений Администрации города (Департамента

муниципальной собственности, Департамента социальной политики,

Департамента по управлению жилищно-коммунальным, дорожным хо-

зяйством и благоустройству, Финансового комитета, управления

архитектуры и градостроительства, управления пенсионного обес-

печения) осуществляют работники указанных подразделений, ис-

пользуя имеющиеся технические средства.

8.3. Для печати принимаются только служебные материалы.

8.4. Печатание под диктовку не допускается.

8.5. Печатание производится в порядке поступления матери-

алов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выпол-

нения срочных работ определяется общим отделом по согласованию

с исполнителями, передавшими материал для печатания.

8.6. Передаваемые для печати рукописи должны быть написа-

ны разборчиво, чернилами черного или синего цвета с одной сто-

роны листа.

Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправлен-

ные карандашом, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание

следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий,

специальных терминов, иностранных слов и географических назва-

ний. Сокращения слов применяются только общепринятые.

Рукописи должны иметь реквизиты: подписи исполнителя и

руководителя структурного подразделения, подготовившего доку-

мент, наименование бланка документа, указание о требуемом ко-

личестве экземпляров.

8.7. Рукопись визируется заведующим общим отделом и сда-

ется в машинописное бюро.

8.8. На обратной стороне последнего листа отпечатанного

документа внизу слева проставляются инициалы имени и фамилии

машинистки, дата, фамилия исполнителя и номер его служебного

телефона.

8.9. Копировально-множительные работы.

8.9.1. Копировально-множительные работы (размножение до-

кументов) в Администрации города осуществляются общим отделом.

Размножению подлежат только служебные документы и матери-

алы. Размножение производится по заказу, подписанному заведую-

щим общим отделом.

Самостоятельные структурные подразделения копироваль-

но-множительные работы выполняют самостоятельно.

8.9.2. Заказы выполняются в порядке очередности их пос-

тупления.

8.9.3. Не допускается необоснованное размножение докумен-

тов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

В общем отделе ведется учет произведенных работ по разм-

ножению документов.

1Х. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ

В АРХИВ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Обязанности по оперативному хранению документов и

формированию архивных дел возлагаются на руководителей струк-

турных подразделений Администрации города.

Организацию и методическое обеспечение этой работы в Ад-

министрации города и ее структурных подразделениях осуществля-

ет общий отдел.

9.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

9.2.1. Номенклатура дел представляет собой систематизиро-

ванный перечень заголовков дел, заводимых в Администрации го-

рода и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их

хранения.

9.2.2. В номенклатуру дел включаются дела и документы,

отражающие все документируемые участки работы и вопросы дея-

тельности Администрации города.

9.2.3. Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок

дела и срок хранения, в конце номенклатуры дел составляется

итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоян-

ного и временного хранения.

Номенклатура разрабатывается в последнем квартале пред-

шествующего года лицом, ответственным за ведение делопроиз-

водства в данном подразделении. Сводная номенклатура дел в

конце каждого года уточняется общим отделом, утверждается и

вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При изменении структуры Администрации города в сводную номенк-

латуру дел вносятся соответствующие изменения.

9.2.4. Сводная номенклатура дел Администрации города сос-

тавляется заведующим общим отделом Администрации города на ос-

новании номенклатур дел подразделений, согласованных с руково-

дителем подразделения, и утверждается управляющим делами Адми-

нистрации города.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные

подразделения Администрации города получают выписку соответс-

твующих ее разделов для использования в работе.

9.3. Формирование дел в подразделениях Администрации го-

рода. Оформление документов, законченных делопроизводством.

9.3.1. Законченные делопроизводством документы сдаются

исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроиз-

водства в подразделении Администрации города, который формиру-

ет их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

9.3.2. Исполненные документы формируются в отдельные де-

ла. Документы постоянного и временного срока хранения формиру-

ются отдельно.

9.3.3. Отбор документов постоянного хранения проводится

на основании перечня документов с указанием сроков их хранения

и номенклатуры дел. Сроки хранения дел, содержащих документы

временного хранения, определяются по номенклатуре дел Адми-

нистрации города.

9.3.4. Законченные делопроизводством дела в течение одно-

го года хранятся в подразделениях Администрации города, затем

сдаются в общий отдел.

9.3.5. Дела годичного, трехлетнего срока хранения уничто-

жаются отраслевыми и общим отделами Администрации города по

акту установленной формы, который утверждается управляющим де-

лами.

9.3.6. Законченные делопроизводством дела длительного и

постоянного хранения всех структурных подразделений Админист-

рации города подлежат проведению экспертизы ценности внутри

дела (удаляются копийные и черновые экземпляры, проверяется

наличие подписей, приложений). После проведения экспертизы

ценности документы подшиваются, нумеруются, на обработанные

дела составляются описи, а на дела с истекшими сроками хране-

ния составляются акты об уничтожении.

Эти дела хранятся в текущем архиве Администрации города и

через пять лет (кроме дел по личному составу) сдаются общим

отделом на хранение в Государственный архив.

Самостоятельные структурные подразделения Администрации

города проводят эту работу аналогично.

9.3.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделе-

ния Администрации города работник, ответственный за ведение

делопроизводства, в течение 2- месяцев с момента принятия ре-

шения о ликвидации или реорганизации подразделения формирует

все имеющиеся документы в дела и передает их в текущий архив

независимо от сроков хранения.

9.4. Использование архивных документов.

9.4.1. Дела и копии документов, хранящихся в текущем ар-

хиве, предоставляются муниципальным служащим для работы во

временное пользование.

Муниципальные служащие несут ответственность за сохран-

ность и правильное использование архивных документов. Изъятие

документов из архивных дел, внесение в них поправок запрещает-

ся.

9.4.2. Подлинники постановлений Администрации города,

распоряжений мэра города не выдаются.

9.4.3. При увольнении или переводе на другую работу муни-

ципальные служащие передают дела и документы работнику, вновь

назначенному на данную должность, или работнику, ответственно-

му за ведение делопроизводства в подразделении, по акту уста-

новленной формы.

9.5. Руководители структурных подразделений Администрации

города и работники, отвечающие за делопроизводство и архив,

несут ответственность за сохранность документов и дел в соот-

ветствии с законом Курганской области "Об архивном фонде Кур-

ганской области и архивах".

Х. ОТТИСКИ ПЕЧАТЕЙ НА ДОКУМЕНТАХ

10.1. Оттиск печати проставляется на документах, требую-

щих особого удостоверения их подлинности, содержащих обяза-

тельства, гарантии или удостоверяющих чьи-либо права. Наряду с

подписью ответственного должностного лица оттиск печати явля-

ется дополнительной гарантией подлинности документа.

10.2. Оттиск печати проставляется так, чтобы им были зах-

вачены часть наименования должностного лица, подписавшего до-

кумент, и часть его личной подписи.

10.3. В Администрации города применяется несколько печа-

тей:

- круглая гербовая печать Администрации города;

- круглая печать общего отдела Администрации города;

- круглая печать управления персоналом Администрации го-

рода;

- круглая печать бухгалтерии Администрации города;

- факсимиле Главы городского самоуправления-мэра города и

управляющего делами Администрации города.

10.4. Оттиски печатей Администрации города проставляются:

10.4.1. Круглая гербовая печать Администрации города -

только на документы с подписью Главы городского самоуправления

- мэра города, его заместителей, управляющего делами Админист-

рации города. Эти документы подтверждают права юридических и

физических лиц, расходование денежных средств и материальных

ценностей, выборные документы, договора, а также на удостове-

рениях должностных лиц Администрации города, (в том числе ко-

мандировочные), муниципальных служащих, руководителей муници-

пальных предприятий и учреждений.

10.4.2. Круглая печать общего отдела Администрации города

- на копии всех нормативно-правовых актов города и прилагаемых

к ним документах, на подпись заведующих общим и организацион-

ным отделами;

10.4.3. Круглая печать бухгалтерии Администрации города -

на подпись управляющего делами Администрации города и главного

бухгалтера. Такими документами могут быть договора с юридичес-

кими лицами, контракты с физическими лицами, заявки, наряды,

акты, другие бухгалтерские документы;

10.4.4. Круглая печать управления персоналом Администра-

ции города проставляется на подпись начальника управления на

справках, подтверждающих стаж работы, справках с места работы,

доверенностях на получение заработной платы, в трудовых книж-

ках и на выписках из них, на копиях документов об образовании

и других документах для личных дел муниципальных служащих.

10.5. Круглая гербовая печать Администрации города и фак-

симиле Главы городского самоуправления - мэра города и управ-

ляющего делами хранятся у управляющего делами Администрации

города, остальные печати и штампы - в соответствующих струк-

турных подразделениях Администрации города.

Х1. ИНФОРМИРОВАНИЕ НАСЕЛЕНИЯ ГОРОДА О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

11.1. Организация и координация работы по информированию

населения города о деятельности Администрации города и ее

структурных подразделений осуществляется отделом информацион-

ной политики, изучения общественного мнения и связей с общест-

венностью.

11.2. Формами информирования населения о деятельности Ад-

министрации города и ее структурных подразделений являются:

- публикации в городской газете "Курган и курганцы" нор-

мативных актов города, затрагивающих права, свободы и обязан-

ности граждан, в полном объеме;

- брифинги и пресс-конференции мэра города и его замести-

телей со средствами массовой информации;

- ежегодный отчет мэра города перед населением о своей

деятельности через средства массовой информации.

- выступления руководителей Администрации города и ее

структурных подразделений в средствах массовой информации;

- "прямой провод с населением города" мэра города;

- "Колонка мэра" в газете "Курган и курганцы";

- пресс-релизы, составляемые пресс-секретарем Главы го-

родского самоуправления для средств массовой информации по

итогам совещаний, проводимых мэром города;

11.3. Ответственность за информационное обеспечение рабо-

чих поездок, встреч и других мероприятий с участием Главы го-

родского самоуправления возлагается на его пресс-секретаря.

11.4. Материалы пресс-конференций, брифингов, "прямых ли-

ний", встреч с жителями города, проводимых мэром города и его

заместителями, обобщаются и систематизируются отделом информа-

ционной политики, изучения общественного мнения и связей с об-

щественностью, который совместно с референтом Главы городского

самоуправления осуществляет сбор материалов по реализации за-

мечаний и предложений, высказанных населением, и информирует

жителей города через средства массовой информации.

11.5. Пресс-секретарь Главы городского самоуправления

ежемесячно проводит анализ выступлений средств массовой инфор-

мации о проблемах жизнедеятельности города и до 25 числа каж-

дого месяца готовит информационно-аналитический материал, со-

держание которого доводит до сведения мэра города, его замес-

тителей и управляющего делами Администрации города.

ХП. РЕЖИМ РАБОТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

12.1. Режим работы Администрации города утверждается Гла-

вой городского самоуправления - мэром города, контроль за его

соблюдением осуществляет управляющий делами Администрации го-

рода.

12.2. Рабочее время Администрации города устанавливается

продолжительностью 8 часов с 8.30 до 17.30 часов местного вре-

мени с перерывом на обед с 12 до 13 часов при сохранении не-

нормированного рабочего дня для отдельных муниципальных служа-

щих.

12.3. Работники Администрации города,(а также работники

Представительства Полномочного представителя Президента РФ по

Курганской области, Департамента промышленности и управления

государственным имуществом Администрации области, расположен-

ных в здании Администрации города) имеют право на свободный

вход в здание для исполнения служебных обязанностей в рабочие

дни с 7 до 20 часов по предъявлению служебного удостоверения

установленного образца.

Пропуск в здание Администрации города работников Адми-

нистрации города и области и других областных и городских

структур в выходные и праздничные дни осуществляется специаль-

ным подразделением УВД в исключительных случаях по специально-

му разрешению управляющего делами Администрации города.

12.4. Свободный вход граждан в здание Администрации горо-

да соблюдается в рабочие дни и только в рабочее время.

В другое время рабочего дня вход граждан производится с

разрешения наряда спецподразделения УВД и после личной встречи

посетителя работником Администрации города или других органов

государственной власти, расположенных в здании, в фойе здания.

12.5. Ключи от кабинетов работники Администрации города

получают перед началом рабочего времени и сдают при уходе с

работы дежурному спецподразделения УВД.

Получение и сдача ключей от кабинетов с установленной ох-

ранной сигнализацией, а также опечатанных кабинетов произво-

дится под роспись в журнале. При срабатывании сигнализации

сотрудники этих кабинетов вызываются на работу для выяснения

причин в любое время суток.

12.6. Использование большого и малого залов Администрации

города для проведения заседаний, совещаний и других мероприя-

тий согласовывается с общим отделом Администрации города. От-

ветственность за содержание залов в надлежащем состоянии и

постоянной технической готовности возлагается на руководителя

хозяйственной службы Администрации города.

12.7. Время работы гардероба устанавливается руководите-

лем хозяйственной службы в зависимости от погодных условий на

полный рабочий день без перерыва на обед и ненормируемым рабо-

чим днем в период проведения длительных мероприятий.

12.8. Стоянка личного транспорта работников Администрации

города во дворе Администрации города производится с разрешения

управляющего делами Администрации города.

ХП. ПОРЯДОК ВЫЕЗДА ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЗА

ПРЕДЕЛЫ ГОРОДА

13.1. Выезды на служебном транспорте должностных лиц Ад-

министрации города за пределы города согласуются с мэром горо-

да, после чего об этом извещаются управляющий делами Админист-

рации города и руководитель хозяйственной службы.

13.2. Выезды руководителей структурных подразделений Ад-

министрации города (включая выходные и праздничные дни) за

пределы города согласовываются с мэром города и соответствую-

щим заместителем мэра города или управляющим делами Админист-

рации города.

Х1У. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЖУРСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

14.1 Дежурство в Администрации города осуществляется

круглосуточно службой "О54".

14.2. Дежурство в нерабочие, предпраздничные и празднич-

ные дни дополнительно осуществляют заместители мэра города и

руководители структурных подразделений Администрации города.

Дежурство организует заведующий общим отделом Администрации

города.

Управляющая делами

Администрации города Р.А. Новоселова

.

Приложение N 3

к Регламенту

Администрации города

от 31.12.97 N 6109-р

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Администрации города Кургана

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с до-

кументами, основные правила их подготовки и оформления, приз-

вана обеспечить рациональную организацию делопроизводства в

Администрации города Кургана.

1.2. Основные положения Инструкции разработаны в соответс-

твии со следующими нормативно-методическими документами:

- "Инструкция по делопроизводству в Администрации Прези-

дента Российской Федерации", М., 1997.

- "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах

и ведомствах Российской Федерации", М., 1994.

- "Государственная система документационного обеспечения

управления. Основные положения. Общие требования к документам

и службам документационного обеспечения", М., 1991.

1.3. Установленные настоящей Инструкцией правила ведения

делопроизводства распространяются на документы несекретного

характера, рассмотрение обращений граждан и подлежат выполне-

нию всеми работниками Администрации города.

1.4. Правила ведения секретного делопроизводства устанав-

ливаются специальной инструкцией.

1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение

делопроизводства в Администрации города в целом возлагается на

заведующую общим отделом.

В каждом структурном подразделении отдела ответственным за

делопроизводство является его руководитель.

1.6. Все руководители и исполнители обязаны готовить и

оформлять документы в строгом соответствии с требованиями нас-

тоящей Инструкции, сдавать своевременно все исполненные доку-

менты для формирования их в дела.

1.7. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены со

структурой Администрации города, Регламентом работы и Инструк-

цией о ведении делопроизводства в Администрации города.

1.8. Работники Администрации города несут ответственность

за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них

информации.

1.9. Использование документов в печати допускается только

с разрешения руководства Администрации города.

II. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

2.1. При оформлении документов используются реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дата;

- индекс;

- место принятия акта;

- ссылка на индекс и дату входящего документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- печать.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов мо-

жет быть дополнен другими реквизитами, если того требует наз-

начение документа, его обработка и т.д.

Наименование организации указывается в точном соответс-

твии с ее уставом или положением. Сокращенное наименование

применяется в том случае, если оно официально зафиксировано в

уставе или положении.

2.1.1. Для осуществления управленческой деятельности Ад-

министрации города Кургана мэр города в пределах своей компе-

тенции издает постановления и распоряжения, руководителя

структурных подразделений приказы.

2.2. Основные требования к оформлению документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблю-

дать требования и правила, обеспечивающие юридическую силу до-

кументов, оперативное и качественное их исполнение и поиск,

возможность обработки документов с помощью средств вычисли-

тельной техники.

2.2.1. Бланки документов.

Документы Администрации города оформляются на бланках ус-

тановленного образца форматов А4 (210 х 297) и А5 (210 х 148).

Постановления Администрации города и распоряжения мэра

города оформляются на специально разработанных для этих видов

документов бланках (приложения N 1, 2).

На формате А5 (210х148) оформляются бланки-визовки, для

ежедневного пользования мэром города, его заместителями и уп-

равляющим делами Администрации города:

- "Глава городского самоуправления - мэр города Кургана"

(приложение N 3);

- "Первый заместитель мэра города Кургана" (приложение N

4);

- "Заместитель мэра города Кургана" (приложение N 5);

- "Первый заместитель мэра города Кургана, директор Де-

партамента социальной политики" (приложение N 6);

- "Заместитель мэра города, директор Департамента по уп-

равлению жилищно-коммунальным, жилищным хозяйством и благоуст-

ройству" (приложение N 7);

- "Заместитель мэра города, директор Департамента муници-

пальной собственности" (приложение N 8);

- "Управляющий делами Администрации города Кургана" (при-

ложение N 9).

Письма оформляются на бланках:

- Администрация города Кургана (приложение N 10);

- Управление персоналом (приложение N 11);

- Отдел реализации инвестиционных программ, жилищной по-

литики, строительства, транспорта и связи (приложение N 12);

- Отдел ЗАГС (приложение N 13);

- Управление пенсионного обеспечения (приложение N 14);

- Финансовый Комитет (приложение N 15);

- Комитет архитектуры и градостроительства (приложение N

16);

- Департамент социальной политики (приложение N 17);

- Департамент муниципальной собственности (приложение N

18);

- Департамент по управлению жилищно-коммунальным, дорож-

ным хозяйством и благоустройству (приложение N 19).

Бланки являются отчетными документами. Каждый вид бланков

имеет единый порядковый номер. Учет и хранение бланков обеспе-

чивается заведующей общим отделом, в Департаментах - ответс-

твенными за делопроизводство. Выдаются они заведующей общим

отделом, ответственными за делопроизводство по мере необходи-

мости под личную подпись:

Исполнители, получившие бланки, несут ответственность за

их сохранность и правильность использования.

Сверка бланков проводится в общем отделе ежемесячно. Ис-

порченные бланки постановлений, распоряжений и писем сдаются в

общий отдел, а затем погашаются и уничтожаются по акту.

При переписке внутри аппарата Администрации города бланк

не используется.

При печатании бланков должны применяться типографские

шрифты размером от 6-го до 16-го кегля. Для оформления рекви-

зита "Наименование организации" допускается применять рисован-

ные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или

бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими

тиражировать с помощью средств оперативной полиграфии.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов

наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. До-

пускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для про-

бивки отверстий дыроколами.

2.2.2. Текст документа, заголовок к тексту.

Содержание документа должно быть кратким, аргументирован-

ным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в

нем информации.

Документ объемом более одной страницы, как правило, дол-

жен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное

содержание. Печатается от левой границы текстового поля доку-

мента с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

Формулируется он составителем документа. Если в документе

рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется

обобщенно.

Заголовок должен отвечать на вопрос "о чем?" и начинаться

с предлога "о" ("об"). Например: "О выделении...", "Об отме-

не...", "Об изменении... ".

Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных зна-

ков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печат-

ных знаков), то его допускается печатать во всю ширину листа

до границы правого поля документа.

2.2.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения

или составления, проставляемая словесно-цифровым способом

(например: 20 марта 1997 года) либо цифровым способом, тремя

парами арабских цифр, разделенными точками, в последователь-

ности: число, месяц, год (например: 12.03.97). Словесно-цифро-

вой способ применяется в текстах документов, при датировании

правовых актов, записок, справок, финансовых и других служеб-

ных документов. Цифровой способ датирования используется при

оформлении резолюций, виз, проставлении отметок об исполнении

документов и в иных случаях.

Если число месяца или порядковый номер месяца в году яв-

ляется однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль. Нап-

ример: 01.04.97. Все проставляемые на документе отметки обяза-

тельно датируются (резолюции, визы, отметки о регистрации и

т.д.)

2.2.4. Подпись документа.

Подпись документа является обязательным реквизитом любого

подлинного документа, в том числе и документа, являющегося

приложением. Подписание документов производится в соответствии

с распределением обязанностей между руководителями Администра-

ции города.

В подпись включается:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка личной подписи.

Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией.

Протоколы, финансовые и некоторые планово-отчетные доку-

менты имеют две подписи.

Внутренние документы информационно-справочного и аналити-

ческого содержания подписываются исполнителями.

Документы, направляемые в Администрацию Президента РФ,

Правительства РФ, Государственную Думу, Курганскую областную

Думу, Администрацию области, депутатам всех уровней, подписы-

ваются мэром города Кургана, либо его заместителями, или уп-

равляющим делами Администрации города.

Документы, направляемые другим организациям, подписывают

мэр города Кургана, его заместители, управляющий делами Адми-

нистрации города, руководители структурных подразделений Адми-

нистрации города.

Письма на бланках "Администрация города" подписываются

мэром города Кургана, его заместителями, управляющим делами

Администрации города.

Если должностное лицо, подпись которого указана в проекте

документа, отсутствует, то документ должен подписываться ли-

цом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При

этом необходимо указывать фактическую должность лица, подпи-

савшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам."

вносятся машинописным способом). Не допускается подписывать

документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед

наименованием должности.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не

должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в

составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

При подписании документа несколькими должностными лицами

их подписи располагают одну под другой в последовательности,

соответствующей занимаемой должности (если письмо отпечатано

не на бланке, то подписи заверяются печатями).

2.2.5. Визирование документа.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (ини-

циалы, фамилия), дату визирования. При необходимости указыва-

ется должность визирующего.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа

подлинника нормативного правового акта или на отдельном листе

согласования с полным указанием названия визируемого докумен-

та. Возникшие у должностного лица возражения по проекту акта

излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту

акта, о чем делается отметка рядом с подписью должностного ли-

ца на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

2.2.6. Утверждение документа.

Утверждение - особый вид удостоверения документа. Подле-

жащий утверждению документ приобретает юридическую силу с мо-

мента его утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения

проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверж-

дения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наиме-

нования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвер-

дившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается

распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово

УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН), наименование распорядительного доку-

мента, его дату и номер.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Заместитель мэра города

личная подпись, инициалы,

фамилия

10.02.98

или УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации

города Кургана

от 20.03.97 N 120

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДАЮ" в грифе печатаются про-

писными буквами, от одного положения табулятора, кавычки не

ставятся. Слово "утверждено" согласуется в роде и числе с пер-

вым словом наименования приложения.

2.2.7. Адресование документа.

Документ адресуют в организации, их структурные подразде-

ления или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структур-

ное подразделение без указания должностного лица их наименова-

ния пишут в именительном падеже. Например:

Администрация Курганской области

Отдел контрольно-организационной

работы и кадровой политики

При направлении документа должностному лицу название организа-

ции указывается в именительном падеже, а должность и фамилия

адресата - дательном.

Например: Областное управление

социальной защиты

Начальнику управления

Мазеину А.Г.

При адресовании документа руководителю организации наиме-

нование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например: Начальнику Курганского отделения

Южно-Уральской железной дороги

Павлюченкову Н.Д.

При адресовании документа в несколько однородных органи-

заций их названия следует указывать обобщенно.

Например: Руководителям муниципальных

предприятий жилищного хозяйства

В ответах на письма граждан сначала указывается почтовый

адрес, а затем фамилия и инициалы имени, отчества адресата.

В адресной части письма, телеграммы может быть указано не

более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа

должен быть оформлен на бланке и подписан. При направлении до-

кумента более чем в четыре адреса составляется указатель рас-

сылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземп-

ляре документа указывается только один адрес.

2.2.8. Оформление приложений к документу.

Приложения оформляются в соответствии с требованиями нас-

тоящей инструкции к подготовке и оформлению документов.

Если основной документ имеет несколько приложений, они

нумеруются. В правом верхнем углу первого листа приложения пи-

шется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, указывается (если это необходимо) его

номер, а также название, номер и дата документа, к которому

дается приложение.

В тексте основного документа делается ссылка на приложе-

ние ("согласно приложению", "приложениям").

Несколько приложений нумеруется арабскими цифрами, перед

которыми проставляется знак N.

При подготовке писем слово "Приложение" печатается с

красной строки и подчеркивается. После слова "Приложение" ста-

вится двоеточие.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то от-

метка о нем после текста до подписи дается по форме:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Приложения, не названные в тексте, нумеруются арабскими

цифрами, перечисляются с указанием их наименования, количества

листов и экземпляров каждого.

Если приложение направляется не во все указанные в письме

адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указы-

вают, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

2.2.9. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фа-

милия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок

исполнения, подпись, дата.

На документах, не требующих дополнительных указаний по

исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции

указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.3. Составление текста служебных документов.

Текст документа располагается между заголовком и отметкой

о наличии приложения. Текст документа должен быть кратким,

точным, не допускающим различных толкований. При подготовке

текстов документов следует использовать форму изложения от

первого лица единственного числа - в распорядительных докумен-

тах (приказах, распоряжениях), например: "Приказываю", "Пред-

лагаю" и от третьего лица единственного числа и первого лица

множественного числа, если автором документа является коллеги-

альный орган (например, "Комиссия просит рассмотреть воп-

рос...". "Просим рассмотреть вопрос ...").

При необходимости разделения текста на составные части

(разделы, подразделы, пункты, подпункты) их следует нумеровать

арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела

должен состоять из номеров раздела и подраздела, разделенных

точкой (например, 1.1).

Пункты нумеруют в пределах раздела и пункта, разделенных

точками (например, 1.1.1.). Пункты, при необходимости, могут

быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую ну-

мерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.1.3).

В текстах документов рекомендуется употреблять дату в та-

ком варианте: 03.12.94.

При ссылке в тексте на другой документ необходимо соблю-

дать следующую последовательность: наименование документа, на-

именование органа, издавшего документ, дата (издания, подписа-

ния, утверждения), номер (без предлога "за"), заголовок к

тексту. Например:

"В соответствии с Постановлением Администрации Курганской

области от 29 января 1992 г. N 66 "Об ускорении приватизации

государственных и муниципальных предприятий".

Документы, составляемые на основании других документов,

должны содержать в тексте ссылку на них или иметь в конце при-

писку "Основание" с указание наименования, даты, номера и за-

головка документа.

2.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью пе-

чатных устройств.

Текст документов на бланке форма А4 печатают через полто-

ра межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один

межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изда-

нию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк,

печатаются через один межстрочный интервал, составные части

реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметку о наличии

приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2

межстрочными интервалами.

Реквизиты документов отделяют друг от друга 2-3 межстроч-

ными интервалами.

При оформлении документов на двух и более страницах вто-

рая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны быть проставлены посередине верхне-

го поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и

знаков препинания. Допускается печатать документы на левой и

оборотной сторонах документа.

2.5. Решение.

Решение - акт, принимаемый в коллегиальном порядке в це-

лях разрешения наиболее важных вопросов.

Проекты решений должны иметь следующие реквизиты: наиме-

нование органа, издающего решение (если решение издается сов-

местно несколькими органами, указываются наименования их

всех); графу для проставления даты и номера решения; место из-

дания; заголовок к тексту (краткую формулировку содержания);

текст решения, подписи; визы; приложения (если они имеются).

Текст проекта любого решения, как правило, должен состо-

ять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписы-

ваемые решением действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать перечень меропри-

ятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и

сроков исполнения. Распорядительная часть решения излагается в

повелительной форме. Она должна начинаться с наименования ор-

гана, принимающего решение, с последующим словом РЕШИЛ(А), и

т.д.

Слово РЕШИЛ(А) должно печататься без разрядки, прописными

буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора

(от границы левого поля).

Распорядительная часть может делиться на пункты, если ре-

шение предписывает несколько различных по характеру действий.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном

пункте. Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя

и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной

форме.

В качестве исполнителей могут быть указаны организации

или структурные подразделения. Должностное лицо может быть

указано в качестве исполнителя только в том случае, если ис-

полнение действия предписывается конкретному лицу. Должность

исполнителя, структурное подразделение, название организации,

фамилия исполнителя пишутся в дательном падеже.

Проект решения независимо от того, каким органом принима-

ется должен быть завизирован составителем и руководителем

структурного подразделения, вносящего проект решения.

2.6. Постановление.

Постановления Администрации города издаются по вопросам

нормативного характера. Проекты постановлений должны состав-

ляться на основе тщательного и всестороннего изучения затраги-

ваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах

предложения были конкретными и реальными, соответствовали

действующему законодательству, обеспечивались необходимыми ма-

териально-техническими средствами и финансированием и исключа-

ли необходимость выпуска дополнительных постановлений в связи

с неполнотой или недоработкой предыдущего постановления.

Текст постановления должен, как правило, состоять из двух

частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи

предписываемых действий, факты или события, послужившие причи-

ной издания постановления. Если основанием к изданию постанов-

ления является законодательный, нормативный или распорядитель-

ный документ вышестоящего органа или должностного лица, то в

констатирующей части указываются его название, дата, номер,

заголовок. Если проект постановления подготавливается в допол-

нение или изменение ранее изданного постановления, то в конс-

татирующей части указываются дата, номер, заголовок дополняе-

мого или изменяемого постановления. Констатирующая часть может

отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в

разъяснении.

Распорядительная часть постановления должна начинаться

словом ПОСТАНОВЛЯЮ, напечатанным прописными буквами без раз-

рядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от гра-

ницы левого поля). Распорядительная часть может делиться на

пункты, если исполнение постановления предполагает выполнение

различных по характеру действий. Действия однородного характе-

ра могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен

начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выра-

женного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конк-

ретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточ-

ных сроков выполнения действия (задания) или при разбивке это-

го действия или задания на более мелкие работы с указанием

различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулиру-

ется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распоря-

дительной части проекта постановления содержит только одно за-

дание (одну работу) и с одним конкретным сроком исполнения.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не огра-

ничивается. Пункты (подпункты) распорядительной части проекта

постановления должны нумероваться только арабскими цифрами:

При составлении проекта постановления необходимо:

- увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее издан-

ными по данному вопросу документами во избежание повторений

или противоречий;

- излагать текст кратко, последовательно, четко, не до-

пуская возможности его двоякого толкования;

- намечать конкретных исполнителей и реальные сроки ис-

полнения поручений;

- обеспечивать юридически правильное (однозначное) напи-

сание упоминаемых в нем наименований ведомств, объединений,

предприятий, организаций и учреждений;

- указывать структурные подразделения и должностные лица,

на которые возлагается контроль за исполнением данного поста-

новления.

При подготовке проекта постановления необходимо не допус-

кать дублирования ранее изданных актов, указывать акты, подле-

жащие отмене, утратившие силу в части.

Проект постановления долен быть написан ясно, доходчиво,

с соблюдением всех грамматических правил. В тексте проекта

постановления нельзя употреблять произвольные сокращения и

сокращенные наименования.

Если к проекту постановления имеются приложения, то они

нумеруются порядковыми номерами, а в тексте проекта должна

быть ссылка на них. Приложения оформляются в установленном по-

рядке. В правом верхнем углу первого листа слово "приложение"

должно быть напечатано через один межстрочный интервал.

Если приложение одно, то оно не нумеруется. В проектах

постановлений, имеющих одно или несколько приложений, должна

быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и

всех приложений.

Проекты постановлений (кроме постановлений по личному

составу) должны, как правило, завершаться пунктом о возложении

контроля за их исполнением, иметь заголовок, тщательно редак-

тироваться и печататься на общих или специальных бланках.

2.7. Распоряжение.

Распоряжения мэра города издаются по вопросам правоприме-

нения и организации деятельности Администрации города.

Подготовка и оформление распоряжений производится в соот-

ветствии с установленным порядком подготовки и оформления пос-

тановлений.

Текст проекта распоряжения, как правило, начинается пре-

амбулой, раскрывающей цели или причины его издания. Часть

текста, в которой перечисляются предписываемые действия, изла-

гается в повелительной форме, краткими, точными фразами.

Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за

его исполнением на соответствующее структурное подразделение

или должностное лицо.

2.8. Приказ.

Приказ оформляют на заранее отпечатанном бланке, если его

нет, слово ПРИКАЗ пишут прописными буквами в красную строку,

затем, через два интервала, слева - дату издания, справа - но-

мер, ниже, в красную строку, - место издания, через 2-3 интер-

вала следует текст (содержание) приказа, пункт за пунктом, по-

мечаемые в их начале (от поля) порядковыми арабскими цифрами.

Если приказ посвящается какой-либо теме или какому-либо

вопросу, то вначале приказа, после его наименования, номера,

даты и места издания пишут заголовок приказа, а затем, чтобы

повысить действенность приказа, помещают краткое вступление,

введение с изложением существа вопроса и указанием причин по-

явления приказа и цели, которую он преследует.

Первый экземпляр приказа перед его изданием должны зави-

зировать руководители структурных подразделений, которых он

касается, а в ряде случаев требуется еще и виза юриста.

2.9. Инструкция.

Инструкция - документ, издаваемый в целях установления

правил, регулирующих организационные, научно-технические, тех-

нологические, финансовые и иные вопросы деятельности учрежде-

ний, организаций, предприятий, должностных лиц.

В текст инструкции включаются правила, регулирующие раз-

личные стороны деятельности организаций и должностных лиц.

Текст инструкции начинается с раздела "Общие положения",

в котором могут указываться цели и причины издания инструкции,

область распространения, основание для разработки и другие

сведения общего характера.

Текст инструкции может быть типовым, если в инструкции

изложены правила для групп однородных учреждений в определен-

ной сфере деятельности.

Инструкция должна быть утверждена руководителем организа-

ции или соответствующим организационно-распорядительным доку-

ментом. При утверждении инструкции руководителем гриф утверж-

дения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования долж-

ности лица, утвердившего документ (включая наименование учреж-

дения), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Если инструкция утверждается организационно-распоряди-

тельным документом (приказом), то гриф утверждения состоит из

слова УТВЕРЖДЕНА, наименования документа, утвердившего инс-

трукцию (включая наименование учреждения), и даты.

2.9. Положение.

Положение - акт, определяющий порядок образования, права,

обязанности и организацию работы городской Думы, Администрации

города, ее структурных подразделений, комиссий, групп, внебюд-

жетных и целевых фондов и т.д.

Текст положения состоит из разделов: общие положения, ос-

новные задачи, функции, права, организация работы, ответствен-

ность.

В разделе "Общие положения" должны быть указаны цели и

основания образования структурного подразделения, чем руко-

водствуется оно в своей деятельности и кому подчиняется.

В разделе "Основные задачи" перечисляются, как правило,

основные задачи, которые должно выполнять структурное подраз-

деление во всех областях своей деятельности.

В разделе "Функции" указывается, что и как должно делать

структурное подразделение для выполнения основных задач, какие

связи в этих целях оно обязано устанавливать с другими струк-

турными подразделениями, юридическими и физическими лицами.

В разделе "Права" должны перечисляться права, которыми

наделено структурное подразделение и его руководитель, в том

числе и право на издание определенных правовых актов и подго-

товку определенных документов.

В разделе "Организация работы" указывается, кто образует

или структурное подразделение, назначает его руководящий сос-

тав, утверждает его структуру и штатную численность; каков по-

рядок разрешения вопросов, входящих в компетенцию данного

структурного подразделения; формы и методы работы.

2.10. Протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов

и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях кол-

легиальных органов.

Текст протокола обычно состоит из двух частей: вводной и

основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы

председателя, секретаря и присутствующих на заседании или со-

вещании (при необходимости указываются должности присутствую-

щих), повестка дня или перечисление вопросов (с указанием док-

ладчиков). Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются во

вводной части протокола лишь при небольшом составе участников

совещания или заседания, к протоколам больших заседаний или

совещаний прилагается список присутствующих.

Вопросы в повестке дня протокола должны формулироваться в

именительном падеже без предлога "О" или "Об".

Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и со-

держать информацию, всесторонне характеризующую ход обсуждения

вопросов.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соот-

ветствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими

цифрами. Содержание раздела излагается в именительном падеже,

указывается фамилия докладчика. Текст каждого раздела состоит

из трех частей: слушали, выступили, решили (постановили).

Слово СЛУШАЛИ должно печататься прописными буквами без

разрядки на одной линии с цифрой, обозначающей порядковый но-

мер вопроса в повестке дня (порядковый номер раздела протоко-

ла). После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие. Инициалы и фами-

лию докладчика необходимо писать на следующей строке в имени-

тельном падеже с красной строки и подчеркивать. После фамилии

ставится тире и печатается заголовок доклада (пункт повестки

дня). Если текст доклада имеется, то после заголовка печатает-

ся в скобках сноска: "Текст доклада прилагается". Если текста

доклада нет, то его содержание излагается в протоколе с крас-

ной строки в форме прямой речи.

Слово ВЫСТУПИЛИ должно печататься прописными буквами без

разрядки с красной строки, после чего ставится двоеточие. Ини-

циалы и фамилии выступавшего необходимо писать в именительном

падеже с красной строки и подчеркивать. После фамилии ставится

тире и печатается текст (или изложение) выступления в форме

прямой речи.

Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) должно печататься прописными

буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения та-

булятора (от границы левого поля). Протокольные решения (пос-

тановления) по каждому вопросу должны излагаться в повелитель-

ной форме, краткими, точными фразами. Если протокольное реше-

ние (постановление) состоит из нескольких пунктов или подпунк-

тов, они должны нумероваться арабскими цифрами и каждый пункт

должен начинаться с красной строки.

Допускается сокращенный вариант оформления протоколов со-

вещаний, собраний или заседаний коллегиальных органов. В сок-

ращенном варианте протокола слова слушали, выступили и решили

(постановили) не печатаются. В данном случае после цифры,

обозначающей порядковый номер вопроса в повестке дня (порядко-

вый номер раздела протокола), печатается заголовок доклада

(пункт повестки дня). Последняя строка заголовка доклада

(пункта повестки дня) подчеркивается, и под чертой печатаются

фамилии докладчика и выступающих (первой указывается фамилия

докладчика, фамилии выступающих печатаются в порядке их выс-

туплений).

В сокращенном варианте протокола, после заголовка доклада

(пункта повестки дня) с указанием фамилий докладчика и высту-

пающих, печатается краткое изложение сути или состояния расс-

матриваемого вопроса, заканчивающегося протокольным решением

(постановлением).

2.11. Акт.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подт-

верждающий факты и события.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составите-

лей) или специально уполномоченным должностным лицом и объек-

тивно фиксирует существующие или существовавшие события, факты

или состояния.

Акт должен иметь заголовок, в котором указывается назва-

ние или краткое содержание актируемого факта или события, нап-

ример: "Проверка финансово-хозяйственной деятельности объеди-

нения...".

Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной

и констатирующей.

В вводной части акта при перечислении лиц, участвовавших

в составлении акта, указываются должности, название организа-

ции, где они работают, инициалы и фамилии. Если акт составлен

комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В не-

обходимых случаях допускается приводить сведения о документах,

удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в

составлении акта, и их адреса.

В констатирующей части акта должны излагаться цели и за-

дачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться

установленные факты, события.

При необходимости допускается заключительная часть акта,

которая должна содержать решения, выводы или заключения комис-

сии, составившей данный акт.

В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпля-

ров и месте их нахождения, которые помещаются перед ссылкой на

приложение к акту или перед подписями, если приложений к акту

нет.

Количество экземпляров акта определяется количеством за-

интересованных сторон или нормативными документами, регламен-

тирующими составление актов.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текс-

та перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими учас-

тие в проверке или в установлении фактов, событий или состоя-

ний.

Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдель-

ном листе и прилагать к акту.

2.12. Извещение.

Извещение о заседании, совещании, конференции - документ,

информирующий о предстоящем мероприятии с предложением принять

в нем участие.

Текст извещения должен содержать сведения о времени, мес-

те и характере мероприятия, повестке дня или порядке его про-

ведения.

Текст извещения может начинаться с обращения, если оно

адресуется конкретному лицу. В обращение должны входить фами-

лия, имя и отчество лица, которому посылается извещение.

В текст извещения может включаться просьба о направлении

представителя для участия в каком-либо мероприятии, если изве-

щение адресуется учреждению.

2.13. Докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю

данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное

изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями сос-

тавителя.

Докладная записка составляется при необходимости уведом-

ления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах

или событиях и может содержать предложения составителя по из-

лагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раск-

рывающий его содержание. На докладной записке, связанной с ис-

полнением поручения вышестоящего органа, под заголовком под

чертой в скобках указываются дата и номер поручения.

Текст докладной записки может состоять из двух частей. В

первой части, как правило, излагаются факты или события, пос-

лужившие поводом к написанию докладной записки, во второй -

выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мне-

нию составителя, необходимо предпринять руководителю или вы-

шестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Докладные записки, направляемые в вышестоящий орган,

должны быть подписаны руководителем учреждения и иметь индекс

(номер).

Предложение - разновидность докладной записки, содержащее

перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Под-

готовка и оформление предложения должны производиться в соот-

ветствии с установленным порядком подготовки и оформления док-

ладной записки.

2.14. Служебное письмо.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию до-

кументов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста

(пересылается по почте).

Письмо, как правило, состоит из следующих логических эле-

ментов: введения, доказательства и заключения. Во введении

указываются причины, вызвавшие письмо; в доказательствах при-

водятся факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расче-

тами и ссылками; в заключении формулируется основная цель

письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем

его автор хочет сконцентрировать внимание получателя письма,

могут использоваться и другие схемы составления текста, в ко-

торых какой-либо из перечисленных логических элементов может

отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Перед текстом письма, оформленного на бланке или листах

формата А4 (210 х297 мм), в левом верхнем углу (ниже углового

штампа) указывается краткое содержание вопроса (заголовок),

изложенное одной фразой. Заголовок, как правило, начинается с

предлога "О" или "Об". К письмам, оформляемым на бланке или

листе формата А5 (148х210 мм), заголовок не составляется. Если

письмо связано с исполнением поручения Президента Российской

Федерации или Правительства Российской Федерации, Главы Адми-

нистрации (Губернатора) области или областной Думы, то дата и

номер поручения указываются под заголовком, под чертой, в

скобках.

Почтовый адрес располагается после фамилии адресата. Поч-

товый адрес может не указываться в письмах, направляемых пра-

вительственным учреждениям. Если письмо одного содержания нап-

равляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес ос-

новного получателя, затем перечисляются другие получатели.

Если документ направляется более чем четырем адресатам,состав-

ляется список рассылки, а на каждом экземпляре письма указыва-

ется лишь один адресат, которому направляется конкретный эк-

земпляр.

Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса

(исходящего номера) обязательно указываются номер и дата доку-

мента, на который дается ответ.

Если к письму прилагается документ, имеющий приложение,

то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим

образом:

Приложение: письмо Департамента социальной политики Адми-

нистрации города от 22.10.96 N 4/3032 и приложение к нему,

всего на 7 л.

На самом приложении должно быть указано:

Приложение

к письму Департамента

муниципальной собственности

Администрации города

от 22.11.96 N 1/26530

Письма печатаются на бланках установленного образца,

(бланках писем).

Служебные письма, адресованные вышестоящим организациям,

подписываются руководителем организации.

Приложения к письмам подписываются ответственными за их

подготовку должностными лицами.

2.15. Телефонограмма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содер-

жанию документов, выделяемых в связи с особым способом переда-

чи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативно-

го решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения,

передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Принимаемая (входящая) телефонограмма может быть сначала

застенографирована и записана с помощью современной звукозапи-

сывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана на пишущей

машинке. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты,

что и исходящая, за исключением подписи (автографа подписавше-

го), которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Датой телефонограммы является дата ее передачи. Рядом с

датой должны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов

должностного лица, передавшего телефонограмму, и должностного

лица, принявшего ее.

3. Организация документооборота.

Движение документов в Администрации города с момента их

получения или создания до завершения исполнения, отправки или

сдачи в дело образует документооборот.

Прохождение документов должно быть оперативным, целенап-

равленно регулироваться.

3.1. Порядок прохождения и исполнения входящих докумен-

тов. Прием, первоначальная обработка и распределение поступаю-

щей корреспонденции производится в общем отделе.

Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также в

выходные и праздничные дни, принимается дежурным на посту Ад-

министрации города.

Пакеты с пометкой "ЛИЧНО" не вскрываются и передаются по

назначению.

Порядок приема корреспонденции определен п.У1 Регламента

Администрации города.

Конверты от поступающей корреспонденции уничтожаются,

кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес

отправителя, дату отправки и получения документа.

Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к исковым

заявлениям и жалобам, ответам на жалобы и др. документам, свя-

занным с рассмотрением дел в судах и арбитражных судах, а так-

же к решениям, определяющим постановления судов.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и

нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов, из

числа поступающих в Администрацию города, приведен в приложе-

нии N 20.

Распределение входящей корреспонденции осуществляется об-

щим отделом в соответствии с распределением обязанностей между

мэром города, его заместителями и управляющим делами, а также

с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений.

Обращения граждан передаются по назначению в общий отдел.

Документы с грифом "Для служебного пользования" регистри-

руются в общем отделе.

В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отмет-

ками, характеризующими степень срочности ее исполнения или

доставки.

Зарегистрированные документы, а также нерегистрируемые

документы передаются по назначению, как правило, в день их

поступления.

Документы, поступившие непосредственно работникам Адми-

нистрации города, должны в обязательном порядке направляться

на регистрацию в общий отдел.

Все документы, в том числе рассмотренные мэром города и

его заместителями, направляются для исполнения в подразделения

только через общий отдел, где производится переотметка доку-

ментов. Все отметки о дальнейшем прохождении и исполнении до-

кументов фиксируются в регистрационных карточках.

Если документ подлежит возврату, то на нем в правом верх-

нем углу первой страницы делается отметка "подлежит возврату".

Ответственность за делопроизводство в подразделениях Ад-

министрации города возлагается на лиц, специально закреплен-

ных руководителями данных подразделений. Прием и учет, посту-

пивших в подразделение документов, ведется в журналах установ-

ленной формы.

Руководители подразделений организуют исполнение посту-

пивших к ним документов. Поручение исполнителям дается в форме

резолюции. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то

документы передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым,

направляется подлинник документа с оригиналом поручения.

Документ списывает в дело должностное лицо, давшее поручение.

3.2. Порядок прохождения исходящих документов.

Порядок прохождения исходящих документов заключается в

составлении (проекта) документа, его согласовании, визирова-

нии, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

Подготовленные проекты документов передаются для печата-

ния в машбюро.

Отпечатанные и отредактированные документы подлежат сог-

ласованию с заинтересованными лицами либо передаются на под-

пись вместе с материалами, на основании которых они готови-

лись. При передаче документа на подпись исполнитель обязан

проверить правильность оформления документа.

Письма Администрации города составляются в трех экземпля-

рах (первый на бланке отправляется адресату, копия с визами

остается в общем отделе, третья копия передается исполнителю).

Виза исполнителя проставляется на копии в левом нижнем углу

лицевой стороны последнего листа. Фамилия исполнителя, номер

его телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне

первого листа в левом нижнем углу документа.

Номер письма и дата проставляется в общем отделе после

его подписания. В документе - ответе указывается номер и дата

документа, на который дается ответ.

Снятие копий документов в связи со служебной необходи-

мостью, в том числе и работникам других организаций, допуска-

ется только с разрешения управляющего делами или заведующего

общим отделом.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются об-

щим отделом полностью оформленными. Неправильно оформленные

документы возвращаются исполнителю на доработку.

Переданные исполнителями в общий отдел документы должны

быть отправлены в тот же день. При отправлении корреспонденции

составляется реестр.

Телеграммы печатаются согласно установленной форме (при-

ложение N 21). Текст телеграммы излагается кратко без переноса

слов, абзацев, исправлений. Подпись в телеграмме оформляется

отдельной строкой, где указывается должность, инициалы имени и

фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Исходящий

номер на телеграмму проставляется в общем отделе.

3.3. Порядок приема и передачи документов.

Прием и передача документов на всех этапах прохождения в

аппарате Администрации города осуществляется без расписок, но

с обязательной отметкой в карточке или журнале. Любая передача

документов из одного в другое структурное подразделение произ-

водится через общий отдел.

3.4. Учет объема проходящих документов.

Количественному учету в Администрации города подлежат все

входящие, исходящие и внутренние документы, а также обращения

граждан.

В общем отделе при приеме или отправке производится учет

объема входящих и исходящих документов, учет количества поста-

новлений, распоряжений по основной деятельности, приватизации

жилья, распоряжений о регистрации договоров купли-продажи.

В управлении персоналом учет распоряжений по личному сос-

таву руководителей муниципальных предприятий. Учет распоряже-

ний по личному составу муниципальных служащих и работников Ад-

министрации города и ее структурных подразделений производит

управляющий делами Администрации города.

4. Регистрация документов и система поиска.

4.1. Порядок регистрации документов.

Регистрация документов - фиксация факта создания или пос-

тупления документа путем проставления на нем индекса с после-

дующей записью необходимых сведений о документе в регистраци-

онных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, ис-

полнения и использования в справочных целях. Документы регист-

рируются в организации только один раз: входящие и исходящие -

в день получения или отправки - постановления, распоряжения в

день подписания или утверждения.

На документах, поступивших в общий отдел, на лицевой сто-

роне первой страницы в правом нижнем углу ставится штамп ре-

гистрации, включающий в себя дату и индекс документа. Заво-

дится карточка. Данные о документе вносятся в электронную базу

данных.

Карточки входящей корреспонденции (приложение N 22) рас-

печатываются в двух экземплярах, одна из которых вместе с до-

кументами передается по назначению, другая остается в картоте-

ке общего отдела. Для общего отдела резолюция является основа-

нием для постановки документа на контроль.

Зарегистрированные документы передаются из одного подраз-

деления в другое через общий отдел с переотметкой в карточках

или журнале.

4.2. Порядок заполнения регистрационных карточек.

В графе "входящий документ" указывается дата получения

документа общим отделом Администрации города, порядковый но-

мер, присвоенный документу общим отделом.

В графе "корреспондент" пишется полное название организа-

ции, предприятия, учреждения, фамилия, имя, отчество руководи-

теля.

В графе "номер поступившего документа" указывается номер,

присвоенный документу отправителем.

В графе "содержание" пишется заголовок или краткое содер-

жание поступившего документа.

Резолюция полностью переносится на карточку. Указывается

автор и дата резолюции. Общий отдел делает в карточке отметку

об отправлении (кому направлен документ и дата отправления).

Запись об исполнении документа состоит из отметки о реше-

нии вопроса по существу, даты, номера дела по номенклатуре.

На лицевой стороне вверху карточки, над датой получения

документа, пишется информация о поступившем ответе, дата и но-

мер ответного документа. Запись производится общим отделом.

Карточка используется для записей, отражающих движение доку-

ментов.

5. Организация работы с обращениями граждан в Администра-

ции города.

5.1. В Администрации города организация централизованно-

го учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных

и устных предложений, заявлений и жалоб (далее - обращений)

граждан осуществляется общим отделом.

5.2. Письма (телеграммы) граждан, адресованные мэру горо-

да, его заместителям, управляющему делами, а также переданные

с личного приема (кроме имеющих пометку "Лично") вскрываются,

прочитываются, аннотируются, проверяются на повтор. Конверты

от писем граждан, сохраняются и прикладываются к обращениям.

Делается отметка о количестве вложенных листов.

На лицевой стороне первого листа письма (телеграммы) в

правом нижнем углу проставляется штамп с указанием даты его

поступления и регистрационного номера, состоящего из начальной

буквы фамилии заявителя и порядкового номера в течение кален-

дарного года (например Д-401).

В случае повторного обращения автора по одному и тому же

вопросу в текущем году, присваивается первоначальный номер те-

кущего года (например Д-401 (п) 97 г.), если были обращения в

прошлые годы, то присваивается очередной номер текущего (нап-

ример Д-402 (п) 96 г.; Д-402 (п) 95 г. - индекс (п) означает

повтор).

5.3. Регистрация обращений осуществляется в общем отделе

в автоматизированной системе путем заполнения регистрационной

карточки с указанием регистрационного номера, даты поступле-

ния, фамилии и инициалов заявителя, его категории (инвалид,

мать-одиночка, вынужденный переселенец и т.д.), названия кол-

лектива, общественного объединения, адреса, тематики, типа и

характера обращения, аннотации и в дальнейшем - результатов

рассмотрения (приложения N 23, 24). Одновременно оформляется

алфавитная карточка для справочной картотеки.

Письма граждан не направляются на рассмотрение организа-

циям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

Если поручение по обращению дано нескольким должностным

лицам или подразделениям, то работу по его рассмотрению коор-

динирует должностное лицо или подразделение, указанное в резо-

люции первым.

Не разрешается передавать письма из одного структурного

подразделения в другое, минуя общий отдел.

5.4. Обращения граждан рассматриваются в срок до одного

месяца (если не указан срок) со дня регистрации в общем отде-

ле, не требующие дополнительного изучения и проверки - безот-

лагательно, не более 15 дней.

Решения по обращениям граждан, исполнение которых невоз-

можно в установленные законом сроки, ставятся руководителями

администрации, давшими поручение, на дополнительный контроль,

но не более чем на месяц, с уведомлением заявителя.

В случае необходимости, указанный срок может быть продлен

до окончательного решения вопроса при наличии письменного

обоснования.

5.5. Обращения граждан считаются разрешенными, если расс-

мотрены все поставленные в них вопросы и приняты необходимые

меры, заявителям дан ответ в письменной или устной форме. В

ответах в вышестоящие органы указывается кем, когда и в какой

форме извещен заявитель.

Документы, связанные с рассмотрением обращений граждан, а

также ответы, списанные в "Дело" руководителями Администрации

города, давшими поручения, направляются в общий отдел для кор-

ректировки базы данных автоматизированной системы и оформления

дел в текущий архив.

5.6. Контроль за своевременным, объективным и полным

рассмотрением обращений граждан, направленных исполнителям,

осуществляют заместители мэра, давшие поручения.

5.7. Прием посетителей и запись их на личный прием к мэру

города, его заместителям, управляющему делами осуществляют ра-

ботники общего отдела ежедневно, кроме выходных дней, согласно

утвержденному графику.

Порядок учета и работы с устными предложениями, заявлени-

ями и жалобами граждан ведется аналогично письменным.

5.8. Общий отдел ведет анализ и обобщение характера пос-

тупающей корреспонденции, систематически готовит данные о сро-

ках их рассмотрения, а также представляет справочно-информаци-

онный материал по законченным делопроизводством обращениям

граждан.

5.9. Запрещается использование и распространение сведений

о частной жизни лица, ставших известными в связи с рассмотре-

нием обращения, без его согласия.

5.10. Обращения граждан и ответы на них хранятся в теку-

щем архиве общего отдела в течение пяти лет, после чего, по

заключению экспертной комиссии Администрации города, уничтожа-

ются. Справки, статистический отчет подлежат постоянному хра-

нению.

6. Составление номенклатуры и формирование дел.

6.1. Составление номенклатуры дел.

6.1.1. Номенклатура дел структурных подразделений Адми-

нистрации города сводятся в единую (сводную) номенклатуру дел

Администрации города. В сводную номенклатуру дел должны вклю-

чаться все документы, образующиеся в деятельности этих подраз-

делений.

6.1.2. Организационно-методическое руководство разработ-

кой сводной номенклатуры дел осуществляет общий отдел Адми-

нистрации города.

6.1.3. Номенклатура дел каждого структурного подразделе-

ния Администрации города разрабатывается лицом, ответственным

за делопроизводство в данном структурном подразделении, ут-

верждается руководителем подразделения.

6.1.4. Сводная номенклатура дел составляется один раз в

четыре года, согласовывается с архивным управлением, утвержда-

ется управляющим делами Администрации города.

6.1.5. Номенклатура дел составляется в соответствии с

"Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Гос-

комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, органи-

заций, предприятий, с указанием сроков хранения" (М. 1989 г),

штатным расписанием Администрации города и оформляется соглас-

но ГОСТУ 6.38-90 (приложение N 25). Датой номенклатуры дел яв-

ляется дата ее утверждения. Каждое включенное в номенклатуру

дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из

обозначения структурного подразделения и порядкового номера в

его пределах.

Наименование дел в пределах структурного подразделения

располагается по степени их значимости.

6.1.6. Утвержденная номенклатура дел действует в течение

четырех лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в

случае коренных изменений функций и организационной структуры

Администрации города. Если таких изменений не произошло, но-

менклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в

действие с 1 января следующего года.

6.1.7. Заголовки включаемых в номенклатуру дел должны

точно определять вид документа и вопросы деятельности струк-

турных подразделений Администрации города, а также давать све-

дения об авторе документа, корреспондентах, датах событий, о

подлинности или копийности документов дела.

6.1.8. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются ре-

зервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

6.2. Формирование дел.

6.2.1. Формирование дел осуществляется в строгом соот-

ветствии с номенклатурой дел.

6.2.2. Формирование в дела подлежат только исполненные

документы одного календарного года, кроме переходящих дел

(личные дела работников Администрации города, руководящих ра-

ботников комитетов, управлений и отделов).

6.2.3. Включаемые в дела документы должны быть оформлены

в строгом соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Не допускается включать в дела черновики, размноженные

копии документов, а также подлежащие возврату документы.

Документы постоянного и временного сроков хранения форми-

руются в отдельные дела.

В каждом деле должно быть сброшюровано не более 250 лис-

тов (30-40 мм толщины).

6.2.4. Предложения, заявления и жалобы граждан и перепис-

ка по ним формируются в дела за период календарного года по

порядковым номерам.

6.2.5. Переписка систематизируется в хронологической пос-

ледовательности, документ - ответ помещается за документом -

запросом. Переписка с правительственными органами, министерс-

твами, областной Думой, отделами Администрации области, орга-

нами местного самоуправления формируется по основным вопросам

деятельности в пределах одного календарного года.

7. Подготовка документов к последующему хранению и ис-

пользованию.

7.1. Экспертиза научной и практической ценности докумен-

тов.

7.1.1. Экспертиза ценности документов - это определение

политического, народнохозяйственного, социально-культурного

значения документов в целях их отбора на хранение и установле-

ния сроков их хранения.

7.1.2. Экспертиза ценности документов осуществляется пос-

тоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) Администрации го-

рода. Экспертная комиссия назначается мэром города и возглав-

ляется управляющим делами Администрации города. Заседания ЭК

протоколируются и проводятся по мере необходимости.

Экспертная комиссия выполняет следующие задачи:

- рассматривает проекты номенклатур дел Администрации го-

рода и структурных подразделений;

- организует ежегодный отбор документов и дел на хранение

и к уничтожению;

- рассматривает описи на дела постоянного хранения, описи

на дела по личному составу постоянного и временного хранения

(свыше 10 лет), выносит решение о представлении их на утверж-

дение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Государственного

архива;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел и до-

кументов, не подлежащих дальнейшему хранению.

7.1.3. Непосредственный отбор дел на постоянное и времен-

ное хранение, выделение к уничтожению документов с истекшими

сроками хранения проводят сотрудники структурных подразделений

Администрации города, ответственные за делопроизводство. Ре-

зультаты этой работы проверяются членами ЭК и рассматриваются

на заседаниях комиссии.

7.1.4. Отбор документов к уничтожению оформляется актом

(приложение N 26). Акты рассматриваются на заседании эксперт-

ной комиссии, подписываются председателем и членами комиссии.

Уничтожение включенных в акт документов производится пос-

ле того, как описи на дела постоянного хранения за соответс-

твующий период времени утверждены ЭПК Государственного архива.

.

Приложение N 1

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

герб РФ

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_____________ N _________

г. Курган

+ +

_______________________________________________________________

Приложение N 2

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

герб РФ

ГЛАВА ГОРОДСКОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ - МЭР ГОРОДА КУРГАНА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_____________ N _________

г.Курган

+ +

_______________________________________________________________

Приложение N 3

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

герб РФ

ГЛАВА ГОРОДСКОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ - МЭР ГОРОДА КУРГАНА

--------------------------------------------------------------

Вх. N ______________________ "___" __________ 199 _ г.

_______________________________________________________________

Приложение N 4

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА ГОРОДА КУРГАНА

--------------------------------------------------------------

Вх. N ______________________ "___" __________ 199_ г.

Приложение N 5

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА ГОРОДА КУРГАНА

--------------------------------------------------------------

Вх. N ______________________ "___" _________ 199 _ г.

_______________________________________________________________

Приложение N 6

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА ГОРОДА КУРГАНА,

ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ

--------------------------------------------------------------

Вх. N ______________________ "___" ___________ 199 _ г.

_______________________________________________________________

Приложение N 8

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА ГОРОДА КУРГАНА,

ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА МУНИЦИПАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ

--------------------------------------------------------------

Вх. N ______________________ "___" ___________ 199 _ г.

_______________________________________________________________

Приложение N 7

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА ГОРОДА КУРГАНА,

ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА ПО УПРАВЛЕНИЮ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНЫМ,

ДОРОЖНЫМ ХОЗЯЙСТВОМ И БЛАГОУСТРОЙСТВУ

--------------------------------------------------------------

Вх. N ______________________ "___" ___________ 199 _ г.

Приложение N 9

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА

-------------------------------------------------------------

Вх. N ______________________ "___" ___________ 199 _ г.

_______________________________________________________________

Приложение N 10

Герб РФ к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА города Кургана

КУРГАНА

640000, г.Курган,

площадь им.В.И.Ленина,

Телефон 2-24-52,

____________ N _________

на _____________________

+ +

_______________________________________________________________

Приложение N 11

Герб РФ к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

Администрация города Кургана города Кургана

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

640000, г.Курган,

площадь им.В.И.Ленина,

Телефон 2-19-61, 2-28-32,

2-29-13

____________ N _________

на _____________________

+ +

Приложение N 12

Герб РФ к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

Администрация города Кургана города Кургана

ОТДЕЛ РЕАЛИЗАЦИИ ИНВЕСТИЦИОННЫХ

ПРОГРАММ, ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКИ,

СТРОИТЕЛЬСТВА, ТРАНСПОРТА И

СВЯЗИ

640000, г.Курган,

площадь им.В.И.Ленина,

Телефон 2-24-18,

____________ N _________

на _____________________

+ +

Приложение N 13

Герб РФ к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

Администрация города Кургана города Кургана

ОТДЕЛ ЗАГС

640026, г.Курган,

ул.Р.Зорге,48

Телефон 5-09-04, 5-37-93

____________ N _________

на _____________________

+ +

_______________________________________________________________

Приложение N 14

Герб РФ к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

Администрация города Кургана города Кургана

УПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ

640000, г.Курган,

ул.К.Мяготина,62-А

Телефон 5-53-93

____________ N _________

на _____________________

+ +

Приложение N 15

Герб РФ к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

Администрация города Кургана города Кургана

ФИНАНСОВЫЙ КОМИТЕТ

640018, г.Курган,

ул.Климова,63-а,

Телефон 3-18-60,

____________ N _________

на _____________________

+ +

_______________________________________________________________

Приложение N 16

Герб РФ к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

Администрация города Кургана города Кургана

КОМИТЕТ

АРХИТЕКТУРЫ И ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА

640026, г.Курган,

ул.Пушкина,83, телефон 5-32-82

____________ N _________

на _____________________

+ +

_______________________________________________________________

Приложение N 17

Герб РФ к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

Администрация города Кургана города Кургана

ДЕПАРТАМЕНТ СОЦИАЛЬНОЙ

ПОЛИТИКИ

640000, г.Курган,

площадь им.В.И.Ленина,

Телефон 2-13-79

____________ N _________

на _____________________

+ +

______________________________________________________________

Приложение N 18

Герб РФ к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

Администрация города Кургана города Кургана

ДЕПАРТАМЕНТ МУНИЦИПАЛЬНОЙ

СОБСТВЕННОСТИ

640000, г.Курган,

площадь им.В.И.Ленина,

Телефон 2-11-52, факс 2-19-66

____________ N _________

на _____________________

+ +

______________________________________________________________

Приложение N 19

Герб РФ к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

Администрация города Кургана города Кургана

ДЕПАРТАМЕНТ ПО УПРАВЛЕНИЮ

ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНЫМ, ДОРОЖНЫМ

ХОЗЯЙСТВОМ И БЛАГОУСТРОЙСТВУ

640000, г.Курган,

площадь им.В.И.Ленина,

Телефон 2-11-41

____________ N _________

на _____________________

+ +

Приложение N 20

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации

в канцелярии Администрации

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

2. Статистические отчеты, бюллетени, сборники.

3. Сводки.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, кроме

присланных из вышестоящих организаций.

5. Книги, газеты, журналы.

6. Рекламные материалы.

7. Графики, заявки, разнарядки.

8. Учебные планы, программы (без сопроводительных писем).

9. Документы на иностранных языках без перевода.

10. Планы основных мероприятий управлений, комитетов, отделов.

Приложение N 21

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

Кому адресовано

ТЕЛЕГРАММА

ТЕКСТ

НР ________

Мэр города Кургана

Ф.И.О. --------------------

_______________________________________________________________

640000, г.Курган, площадь им.В.И.Ленина, Администрация города

Кургана, счет N ____________

1. Фамилия исполнителя и телефон указываются на обратной сто-

роне первого листа оригинала.

2. Визы указываются на копии в левом нижнем углу.

Приложение N 22

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

Предприятие:

Исх.Дата:

Исх.N:

Вх.Дата:

Вх.N:

Содержание:

Срок исполнения:

Исполнители:

Результат:

Срок фактического исполнения:

Зарегистрировал:

ПОДПИСЬ:

Автор:

Дата:

Резолюция:

Заполнил:

ЗАПИСЬ:

Автор:

Дата:

ЗАПИСЬ:

Автор:

Дата:

Приложение N 23

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА

Вх.N

ФИО:

АДРЕС:

Вх.Дата:

ПРЕДЫДУЩИЕ ОБРАЩЕНИЯ:

Содержание:

Тема:

Категория:

Адресат:

Исх.N:

Форма:

Вид:

Повторность:

Срок исполнения:

Исполнители:

Результат:

Срок фактич.исполнения:

Сроки повторного контроля:

Зарегистрировал:

ПОДПИСЬ:

Автор:

Дата:

Резолюция:

Приложение N 24

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ПРИЕМА ГРАЖДАН N ______

Дата приема ___________ 199 _ г.

Вел беседу ____________________________________________________

Ф.И.О. автора _________________________________________________

Адрес автора __________________________________________________

_______________________________________________________________

Социальное положение __________________________________________

_________________________________ Количество обращений ________

Льготный состав _________________ Повторность: да/нет

Краткое содержание беседы _____________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Результаты приема _____________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Направление в организацию _____________________________________

Коментарий специалиста ________________________________________

_______________________________________________________________

Приложение N 25

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности

________ N _____________ руководителя структурного

________________________ подразделения

(место составления)

Подпись Расшифровка

на ____________ год подписи

Дата

------------------------------------------------------------------

Название раздела

------------------------------------------------------------------

Индекс дела¦Заголовок дела¦Кол-во дел ¦Срок хранения ¦

¦(тома, части) ¦(томов, ¦дела (тома, ¦

¦ ¦частей) ¦части) и N ¦Примечание

¦ ¦ ¦статей по ¦

¦ ¦ ¦перечню ¦

-----------+--------------+-----------+--------------+------------

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5

-----------+--------------+-----------+--------------+------------

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

Наименование должности

ответственного за делопроизводство

Дата Подпись Расшифровка

подписи

Виза

(лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

от ____________ N ____________

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в

________ году в организации

------------------------------------------------------------------

По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе

¦ +------------------------------

¦ ¦переходящих ¦с отметкой "ЭПК"

---------------------------+-------+------------+-----------------

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4

---------------------------+-------+------------+-----------------

постоянного ¦ ¦ ¦

---------------------------+-------+------------+-----------------

временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦

---------------------------+-------+------------+-----------------

временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦

включительно ¦ ¦ ¦

---------------------------+-------+------------+-----------------

Итого ¦ ¦ ¦

------------------------------------------------------------------

Наименование должности руководителя

структурного подразделения

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Приложение N 26

к Инструкции по делопро-

изводству в Администрации

города Кургана

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

________ N _____________ руководителя структурного

________________________ подразделения

(место составления)

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании _________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда

N ________________________________________________________________

(название фонда)

-------------------------------------------------------------------

N ¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс ¦Кол-во ¦Сроки ¦

п/п¦дела или ¦дела ¦описей ¦дела ¦ дел ¦хранения¦

¦групповой¦или ¦(номен- ¦(тома, ¦(томов,¦дела ¦Примечание

¦заголовок¦крайние¦клатур) ¦части) ¦частей)¦(тома, ¦

¦дел ¦даты ¦за год(ы)¦по ¦ ¦части) и¦

¦ ¦дел ¦ ¦номен- ¦ ¦номера ¦

¦ ¦ ¦ ¦клатуре¦ ¦статей ¦

¦ ¦ ¦ ¦или N ¦ ¦по ¦

¦ ¦ ¦ ¦дела по¦ ¦перечню ¦

¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦ ¦

---+---------+-------+---------+-------+-------+--------+----------

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8

-------------------------------------------------------------------

Итого _____________________ дел за __________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а

по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________

(наименование архивного

______________________

учреждения)

(протокол от _______ N ________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

от N

Возврат к списку