Размер:
AAA
Цвет: CCC
Изображения Вкл.Выкл.
Обычная версия сайта
Поиск

Распоряжение мэра города Кургана от 08.02.1993 № 34 Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города


Тема:  Разное
Тип:  РАСПОРЯЖЕНИЕ МЭР ГОРОДА КУРГАНА
Подготовлен в подразделении:  НЕ ОПРЕДЕЛЕН
Номер:  34
Дата:  08.02.1993
Статус:  Действует

Скачать документ в формате Microsoft Word
08.02.93  N 34


                 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА



                         РАСПОРЯЖЕНИЕ



     _____1993.02.08__N_34___________
                   г.Курган



     @Об утверждении инструкции
      по делопроизводству в
      администрации города^





     УТВЕРДИТЬ:

     1. Инструкцию по делопроизводству, инструкцию по работе с
нормативными документами вышестоящих  органов,  инструкцию  по
работе с  деловой корреспонденцией,  инструкцию по организации
контроля исполнения согласно приложениям NN 1, 2, 3, 4 (прила-
гается).

     2. Руководителям  отделов и управлений администрации наз-
начить ответственных за делопроизводство в своих подразделени-
ях.

     3. Заведующей общим отделом Алексеевой Л.А. провести инс-
труктаж по вопросам делопроизводства.





     Мэр города Кургана                      А.Ф.Ельчанинов

.

     Проект распоряжения внесен
     общим отделом

     Заведующая общим отделом                Л.А.Алексеева


     Согласовано:

     Управляющая делами
     администрации города                    Р.А.Новоселова

.

                                        Приложение N 1
                                        к распоряжению главы
                                        администрации города
                                        Кургана от 08.02.93
                                        N 34



                          ИНСТРУКЦИЯ
      по делопроизводству в администрации города Кургана



              ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

     Деятельность администрации города обеспечивается системой
управленческих документов,  составляющих  ее  документационную
базу.
     В соответствии  с  действующим законодательством и компе-
тенцией администрация г.Кургана издает распорядительные  доку-
менты в виде постановлений,  распоряжений главы администрации,
мэра города.
     В целях эффективного использования средств вычислительной
техники устанавливается единые правила оформления документов и
их реквизитов.


          ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

         Документирование управленческой деятельности


     Документирование управленческой деятельности  заключается
в фиксации  на  бумаге  или  других носителях по установленным
правилам управленческих действий, т.е. в создании управленчес-
ких документов.  Документирование осуществляется на естествен-
ном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе те-
леграммы, телефонограммы).
     При подготовке и оформлении документов соблюдаются прави-
ла, обеспечивающие юридическую силу документов,  оперативное и
качественное их исполнение и поиск,  возможность обработки до-
кументов с  помощью  средств вычислительной техники,  качество
документов как источников информации.
     Документ имеет  юридическую  силу при наличии реквизитов,
обязательных для данного вида документа:

     - наименование администрации (в  случае  необходимости  -
отдела (управления) администрации);

     - название вида документа;

     - заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подпись, визы.


                      Бланки документов

     Документы должны,  как правило,  оформляться на бланках и
иметь установленный  комплекс  обязательных  реквизитов и ста-
бильный порядок их расположения.
     Бланки документов  изготовляются  на  бумаге  форматом  -
(297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210). Документы, созда-
ваемые от  имени  двух  и  более организаций,  оформляются без
бланка.

               Оформление реквизитов документов

     Изображение государственного герба. Изображение государс-
твенного герба помещается на верхнем поле распорядительных до-
кументов (постановления, распоряжения) и письма.


       Наименование администрации, отдела (управления)
                        администрации

     Наименование администрации, отдела (управления) админист-
рации взрывается  в  точном  соответствии  с положением о нем.
Сокращенное наименование помещается на балансе вслед за полным
наименованием. Сокращенное  наименование  помещается на бланке
вслед за полным наименованием. Сокращенное наименование приме-
няется в том случае, если оно официально зафиксировано в поло-
жении об отделе (управлении) администрации.

                      Название документа

     Название документа должно соответствовать компетенции ад-
министрации, ее отдела (управления),  содержанию документируе-
мого управленческого действия.
     Распорядительные документы,  совместные с другими органи-
зациями изданные в одинаковой форме (распоряжения, постановле-
ния) издаются соответствующим названием (распоряжения,  поста-
новления). Совместные распорядительные документы с организаци-
ями издающими другие по форме документы, издаются в форме рас-
порядительного документа каждой организации,  принимавшей этот
документ.

                        Дата документа

     Датой документа  является дата его подписания.  Для доку-
мента, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия,
для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа
поставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим
документ.
     Для документов,  составленных совместно несколькими орга-
низациями, датой  документа  является дата подписания его пос-
ледней организацией.
     Дата подписания,  утверждения,  согласования документа, а
также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым
способом. Элементы  даты  приводятся  арабскими цифрами в одну
строку в  последовательности  число,  месяц,  год.   Например,
05.04.92 г. В текстах документов, содержащих сведения финансо-
вого характера, применяется словестно-цифровой способ оформле-
ния дат, например 5 февраля 1992 года.

                      Подпись документа

     Документы, направляемые  администрацией в вышестоящие ор-
ганы власти и управления,  подписываются главой  администрации
(в его отсутствие - 1 заместителем).
     Документы, направляемые сторонним организациям  от  имени
администрации, подписываются главой администрации,  его замес-
тителями  или управляющим делами.
     Документы, направляемые   подведомственным  организациям,
подписываются главой администрации,  его заместителями, управ-
ляющим делами,  начальниками отделов администрации в соответс-
твии с их компетенцией.
     В состав подписи входят:  наименование должности подписы-
вающего документ, личная подпись и его расшифровка.
     Например: Заместитель главы
               администрации города          С.А.Воронин

               Начальник отдела транспорта
               и связи администрации города  Н.Д.Визирский

     Документы коллегиальных  органов  подписываются председа-
тельствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
     В документах,  подготовленных  комиссией,  указываются не
должности лиц,  составивших их,  а должности в соответствии  с
распределением обязанностей в составе комиссии.
     При подписывании документа несколькими должностными лица-
ми подписи  располагают  одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
     При подписании  документа несколькими лицами равных долж-
ностей подписи располагают на одном уровне.
     Если должностное  лицо,  подпись  которого заготовлена на
проекте документа,  отсутствует,  то документ должен  подписы-
ваться лицом,  исполняющим  его обязанности или его заместите-
лем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица,
подписывающего документ  и  его  фамилию  (исправления "и.о.",
"зам" вносятся машинописным способом или от руки). Не допуска-
ется подписывать  документы с предлогом "за" или проставлением
косой черты перед наименованием должности.


                    Согласование документа

     При необходимости оценки целесообразности документа,  его
обоснованности и соответствия действующему законодательству  и
правовым актам  проводится согласование документа.
     Согласование оформляется путем визирования проекта  доку-
мента должностным лицом.  Виза включает в себя личную подпись,
ее расшифровку и дату визирования.  Визы проставляются на  эк-
земплярах документов, остающихся в администрации, на оборотной
стороне последнего листа документа. Например,


     Проект постановления внесен:

     Комитетом по земельной реформе
     и земельным ресурсам г.Кургана

     Председатель комитета по
     земельной реформе и
     земельным ресурсам                      В.А.Артемьев


     Проект подготовил:

     Начальник отдела
     землеустройства                         Л.А.Кармацких


     Проект согласован:

     Первый заместитель главы
     администрации города                    В.В.Миронов

     Управляющая делами
     администрации                           Р.А.Новоселова

     Юристконсульт                           О.И.Маклакова

     При согласовании  документа  со  сторонними организациями
указывается наименование должности лица,  с которым согласовы-
вается документ (включая наименование организации) личную под-
пись, расшифровку подписи и дату согласования, например,

     СОГЛАСОВАНО:

     Директор лесоторговой базы

     _____________________________________
     (личная подпись)  (фамилия, инициалы)

     10.05.92 г.

     Если согласование  производится  с  коллегиальным органом
или посредством письма,  то гриф согласования оформляется сле-
дующим образом:

     СОГЛАСОВАНО:
     Письмо завода ЖБИ-2
     30.02.92 г. N 1-19-123

     Грифы согласования могут располагаться на отдельном "лис-
те согласования",  если содержание документа затрагивает инте-
ресы нескольких  организаций,  на  документе  делается отметка
"лист согласования" прилагается.  На листе согласования указы-
вается название согласовываемого документа.
     Согласование в зависимости от содержания  документа  осу-
ществляется в следующей очередности:

     - с  подведомственными администрации и сторонними органи-
зациями, когда они выступают обязательной стороной в  правоот-
ношениях, возникающих вследствие издания документа,  или когда
содержание документа затрагивает их интересы;

     - с общественными организациями - в случаях необходимости
или предусмотренных положением об этих организациях;

     - с органами,  осуществляющими государственный подведомс-
твенный контроль (надзор) в определенной области  (экологичес-
кий, пожарный и т.п.);

     - с  вышестоящими  органами - в случаях,  когда законода-
тельством предусматривается возможность  совершения  управлен-
ческих действий только с разрешения этих органов.

                    Утверждение документа

     Особым способом  введения  документа  в действие является
утверждение. Документы утверждаются главой администрации,  его
заместителями и управляющей делами. Утверждение документа про-
изводится постановлением грифа "утверждения или изданием  рас-
порядительного документа" (в тех случаях,  когда требуются до-
полнительные предписания и разъяснения).
     Грифы утверждения оформляются следующим образом:

                           УТВЕРЖДАЮ
                           Мэр города Кургана

                           ________________________________
                         (личная подпись) (фамилия, инициалы)
                           Дата


                    Адресование документа

     Документы адресуют в организации,  их структурные подраз-
деления и конкретному должностному лицу.
     При адресовании  документа в организацию или ее структур-
ное подразделение без указания должностного лица их наименова-
ния пишут в дополнительном падеже, например:

                                 Администрация области,
                                 Управление делами

     При направлении документа должностному лицу название  ор-
ганизации указывается в именительном падеже, а должность и фа-
милия - дательном. Например:
                                 Администрация г.Кургана
                                 Правовой отдел
                                 Юристконсульту
                                 Маклаковой О.И.

     При адресовании документа руководителю организации наиме-
нование ее входит в состав наименования должности адресата.
     Например:
                                 Генеральному директору
                                 объединения "Агропром"
                                 Иванову И.И.

     При адресовании  документа в несколько однородных органи-
заций, их названия следует указывать обобщенно:

                                 Руководителям
                                 муниципальных предприятий

     Полный почтовый  адрес  указывается при направлении доку-
мента разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми  пра-
вилами.
     Например:
                                 Редакция газеты
                                 "Курган и Курганцы"
                                 640035, г.Курган,
                                 ул.К.Мяготина, 67

     Документ не должен содержать более четырех адресатов:
каждый документ такого документа должен быть подписан.
     При направлении документа более чем в четыре адреса  сос-
тавляется список  на рассылку и на каждом документе проставля-
ется только один адресат.
     Адрес не проставляется на документах, направляемых в пра-
вительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих
случаях: могут  применяться  конверты  с заранее напечатанными
адресами.


                          Резолюция

     В резолюции даются указания по исполнению документа.
     В состав резолюции должны  входить  следующие  документы:
фамилия, исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполне-
ния, подпись,  дата. При наличии в резолюции нескольких испол-
нителей указывается  ответственный  исполнитель  (как правило,
это лицо,  названное в резолюции первым).  На  документах,  не
требующих дополнительных  указаний по исполнению и имеющих ти-
повые сроки исполнения,  в резолюции указывается  исполнитель,
подпись автора резолюции, дата.


              Оформление приложений к документу

     Если документ имеет приложения,  названные в  тексте,  то
отметка в них оформляется по следующей форме:

     Приложение: на 10 л. в 3 экз.

     Если приложения в тексте не названы,  то необходимо пере-
числить их название, количество листов и экземпляров каждого.

     Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
                 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

     Если приложение сброшюровано, количество листов не указы-
вается. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
     Приложения должны  оформляться  на  стандартных  листах и
иметь все необходимые для документа реквизиты.
     На приложении  к  распорядительному  документу  в  правом
верхнем углу следует делать отметку с указанием названия  рас-
порядительного документа, его даты и номера.

     Например:  Приложение к постановлению
                администрации г.Кургана
                10.05.92 г. N 30

     Подписывает приложения  к распорядительным документам уп-
равляющий делами администрации города.

        Особенности подготовки и оформления отдельных
                       видов документов

     Проекты постановлений,  распоряжений, главы администрации
разрабатываются и представляются заместителями главы админист-
рации начальниками,  заведующими  управлений и отделов в соот-
ветствии с поручениями и в инициативном порядке.
     Подготовка проектов документов осуществляется структурны-
ми подразделениями администрации,  в компетенции которых нахо-
дится рассматриваемые вопросы.
     Постановление, распоряжение обязательно  имеет  название,
отражающее его  основное  содержание и отвечающее ее вопрос "О
чем?" Например:  О плате родителей за содержание детей в детс-
ких дошкольных учреждениях города.
     На оборотной стороне последнего листа первого  экземпляра
называется наименование отдела,  фамилия, телефон начальника и
исполнителя подготовивших проект документа.  Обязательно визи-
руется первый экземпляр заместителем главы администрации,  за-
интересованными лицами,  а также юристконсультом и управляющей
делами.
     Проекты документов печатаются на листах формата А4  через
полтора межстрочных интервала.
     Проекты постановлений и распоряжений сдаются  управляющей
делами. Если документы подготовлены небрежно, или не имеют со-
ответствующих виз, то такие документы не принимаются.
     Постановлениям и  распоряжениям  присваиваются порядковые
номера в пределах календарного года  после  подписания.  Право
подписи имеет  только  глава администрации (в его отсутствие 1
заместитель).
     Подписанные документы поступают в общий отдел.  Постанов-
ления, распоряжения рассылаются исполнителям общим  отделом  в
соответствии со  списком рассылки,  который составляется отде-
лом, управлением, подготовившим эти документы.
     Тираж определяется ответственным исполнителем по согласо-
ванию с заведующим общим отделом.  При определении тиража  для
рассылки документов необходимо исходить из необходимости обес-
печить своевременное доведение их до организаций,  которых ка-
саются эти документы.
     Нужно учитывать, что в общем отделе остаются:

     - постановлений - 4 экземпляра,
     - распоряжений - 1 экземпляр.

     Все документы  в печать идут с визой заведующей общим от-
делом.

                        Постановление

     Текст постановления состоит, как правило, из констатирую-
щей распорядительной частей.
     В констатирующей части излагаются цели и задачи предписы-
ваемых действий.  Если основанием к изданию является законода-
тельный акт,  нормативный или распорядительный документ прави-
тельства, то  в констатирующей части указывается его название,
дата, номер,  заголовок и передается содержание той его части,
которая непосредственно касается данного вопроса.
     Распорядительная часть начинается словом "постановляю". В
пунктах распорядительной  части  постановления указываются ис-
полнители, конкретные действия и сроки исполнения предписывае-
мых действий.
     Проект постановления во исполнение распорядительного  до-
кумента настоящего органа должен быть подготовлен в течение 10
дней, если глава администрации не установил иной срок.  В пос-
леднем пункте распорядительной части постановления указывается
должностное лицо,  на которое возлагается контроль за исполне-
нием постановления в целом.
     Постановление подписывает мэр (во время его отсутствия  1
заместитель главы администрации).


                         Распоряжение

     Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый пре-
имущественно по вопросам чрезвычайным,  оперативного действия,
на короткий период.  Распоряжение готовится также,  как поста-
новление. Обязательно визируется по установленном порядку.


                           Протокол

     Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях,  совещаниях,  конфе-
ренциях и  заседаниях  коллегиальных органов.  Текст протокола
состоит из двух частей,  вводной и основной.  В вводной  части
заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, при-
сутствовали, повестка дня.  На бланке протокола эти  реквизиты
могут иметь типографское исполнение.  Основная часть протокола
состоит из  разделов,  соответствующих  пунктов  повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:  Слушали,  выступили,
постановили (решили). Основное содержание докладов и выступле-
ний помещается в тексте протокола или прилагается к нему, пос-
тановление печатается полностью. Содержание особого мнения за-
писывается в протоколе  после  соответствующего  протокольного
решения.
     Протокол подписывается председательствующим на  заседании
и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пре-
делах календарного года.  Протоколы совместных совещаний (соб-
раний) должны  иметь  составные номера,  включающие порядковые
номера протоколов организаций,  принимавших участие  в  работе
совещания.


               Поисковые системы по документам

     Регистрация документов.

     Регистрация документов - фиксация факта создания или пос-
тупления в  организацию документа путем проставления в нем ре-
гистрационного индекса с последующей записью необходимых  све-
дений о документе регистрационных формах.
     Регистрации подлежат все документы,  требующие учета, ис-
полнения и использования в справочных целях.  Регистрируют до-
кументы следующие лица:

     - постановления,  распоряжения по основной деятельности -
зав.общим отделом;

     - распоряжения по личному составу - управляющая делами;

     - постановления,   решения   вышестоящих   организаций  -
зав.протокольным сектором общего отдела;

     - деловая корреспонденция - зав.сектором делопроизводства;

     - личные заявления граждан - сектор по работе с обращени-
ями граждан.

     Документы регистрируются в организации один раз: поступа-
ющие в день поступления,  создаваемые в день  утверждения  или
подписания.


              Работа исполнителей с документами

     Заместители главы администрации, начальники отделов и уп-
равлений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, до-
ведение их до исполнителей в день поступления, контроль за ка-
чественным исполнением документов по существу вопросов.
     При рассмотрении документов руководитель  выделяет  доку-
менты, требующие  срочного исполнения,  документы,  присланные
для согласования, рассматриваются в день их поступления.
     Исполнитель получает  документы в день их регистрации или
на следующий день. Срочные документы передаются немедленно.
     Исполнение документа  предусматривает:  сбор  и обработку
необходимой информации,  подготовку  проекта  документа,   его
оформление, согласование,  представление на подписание, подго-
товку к пересылке адресату.
     Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на  тиражирование.  На  документ,
рассылаемый более,  чем  в четыре адреса,  исполнитель готовит
список на рассылку.
     При оперативном решении вопросов без составления дополни-
тельных документов исполнитель делает отметки на документе:  о
дате поступления,  о  датах  промежуточного исполнения (запрос
сведений, телефонные переговоры,  о дате и результатах оконча-
тельного исполнения).
     При наличии ответственного исполнителя все остальные  ис-
полнители ответственны  за своевременный и качественный анализ
информации и представление ответственному исполнителю в  уста-
новленные им сроки необходимых материалов.
     Ответственный исполнитель несет персональную  ответствен-
ность на  полноту  и достоверность информации,  использованной
при подготовке документа.
     Исполнитель несет  ответственность за соблюдение требова-
ний исполнительской дисциплины,  оформление, соблюдение сроков
исполнения документов.


                 Сроки исполнения документов

     Сроки исполнения  документов  исчисляются  в  календарных
днях с даты подписания (утверждения) документа,  а поступивших
из других организаций с даты их поступления.  Сроки исполнения
могут быть типовыми и индивидуального.
     Типовые сроки  исполнения документов установлены на осно-
вании актах высших органов государственной власти.


             Типовые сроки исполнения документов

     - Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со
дня поступления:  не требующие дополнительного изучения и про-
верки - безотлагательно не позднее 15 дней;

     - заявления и жалобы военнослужащих и членов их  семей  в
местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях
- безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления;

     - запрос депутата Верховного Совета РФ не  более,  чем  в
3-дневный срок.

     Письма-поручения и  письма-запросы вышестоящих учреждений
и организаций к указанному в них сроку или в течении 10 дней.
     Письма предприятий, учреждений, организаций - 10 дней.
     Предложения граждан - в срок до одного месяца,  за исклю-
чением предложений, которые требуют дополнительного изучения.
     Предложения и заявления депутатов Верховного Совета РФ  в
срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и
проверки - безотлагательно.
     Телеграммы, требующие  срочного  решения  - до двух дней,
остальные в течение 10 дней.
     Индивидуальные сроки устанавливаются главой администрации
города его заместителями и указываются в тексте документа  или
в резолюции. В случае, когда срок исполнения документа не ука-
зан, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.
     Изменение срока  исполнения служебного документа произво-
дится лицом,  установившим этот срок,  при наличии объективных
причин,  изложенных  исполнителем,  и должно быть оформлено не
позднее чем за 2-3 дня до истечения установленного  срока  ис-
полнения.
     Изменение документируется - проставляется новый срок, да-
та, изменение и подпись.  Изменение вносится в регистрационные
карточки.


                 Составление номенклатуры дел

     Номенклатура дел  - систематизированный перечень заголов-
ков (наименований) дел, заводимых в администрации, с указанием
сроков сохранения,  оформленный  в установленном порядке.  Но-
менклатура дел предназначена для группировки исполненных доку-
ментов в  дело,  систематизации и учета дел,  индексации дел и
определения сроков их хранения.
     В номенклатуру  дел  администрации  включаются  заголовки
дел, выражающие все документируемые участки работы администра-
ции.
     Названиями разделов номенклатуры  администрации  являются
названия структурных  подразделений:  разделы  располагаются в
соответствии с утвержденной структурой.  Первый раздел номенк-
латуры дел  включает заголовки дел общего отдела,  а затем ос-
тальные отделы.
     Грифы номенклатуры  администрации  заполняются  следующим
образом:
     В графе  1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого
дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из уста-
новленного администрации  цифрового  обозначения  структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенкла-
туре в пределах структурного подразделения.  Индексы дел обоз-
начаются арабскими цифрами.

     1 - общий отдел;
     2 - организационный отдел;
     3 - бухгалтерия;
     4 - отдел экономики и прогнозирования;
     5 - отдел по учету и распределению жилой площади;
     6 - отдел по делам молодежи;
     7 - отдел торговли, общественного питания и бытового
         обслуживания и т.д.

     В графе 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.  По-
рядок положения заголовков дел внутри разделов  и  подразделов
номенклатуры дел определяются степенью важности документов.
     В начале располагаются заголовки дел,  содержащих органи-
зационно-распорядительную документацию,   далее  располагаются
заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
     Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка"). Заголов-
ки дел  могут  уточняться в процессе формирования и оформления
дел.
     Графа 3  номенклатуры дел заполняется по окончании кален-
дарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела. В гра-
фе 5  "Примечание"  указываются  названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставля-
ются отметки о заведении дел.


                       Формирование дел

     Формирование дел  -  группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой.
     При оформлении  дел  необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дела только исполненные,  правильно оформ-
ленные документы в соответствии с заголовками дел по номенкла-
туре: помещать вместе все документы,  относящиеся к разрешению
одного вопроса;  группировать в дело документы,  относящиеся к
разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одно-
го календарного года, за исключением переходящих дел; раздель-
но группировать в дела документы постоянного хранения  и  вре-
менных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы,
подлежащие возврату,  лишние экземпляры,  черновики:  дело  не
должно превышать 250 листов. Номер дела, в которое должен быть
подшит документ,  определяет исполнитель. На документе предос-
тавляются: отметка "В дело", дата, подпись исполнителя.
     Отдельно группируются дела:

     - постановления;
     - распоряжения по основной деятельности;
     - распоряжения по личному составу;
     - предложения, заявления и жалобы граждан;
     - деловая корреспонденция.





     Управляющая делами
     администрации города                    Р.А.Новоселова

.


                                        Приложение N 2
                                        к распоряжению главы
                                        администрации города
                                        от 08.02.93 N 34



                          ИНСТРУКЦИЯ
       по работе с нормативными документами вышестоящих
            органов в администрации города Кургана


     В администрацию г.Кургана поступают следующие нормативные
документы вышестоящих органов:

     - указы Президента Российской Федерации;
     - постановления, распоряжения правительства РФ;
     - постановления,  распоряжения  областной  администрации,
решения областного Совета народных депутатов;
     - решения,  распоряжения городского Совета народных депу-
татов.

     Все эти  документы  поступают и регистрируются заведующей
протокольным сектором на регистрационных карточках.  В этот же
день документы  передаются  на  рассмотрение главе администра-
ции. Исполнитель получает документы на  следующий  день  после
регистрации и  рассмотрения этих документов главой администра-
ции.
     Документы, присланные для согласования, рассматриваются в
день их поступления. Ознакомление идет по списку, который ука-
зан главой администрации на визовой карточке.
     При наличии в резолюции нескольких исполнителей  указыва-
ется ответственный исполнитель (как правило, это лицо, назван-
ное в резолюции первым).
     Документы, в  которых оговорены конкретные сроки выполне-
ния и предоставления информации ставятся на контроль. Контроль
осуществляет контрольный  сектор организационного отдела адми-
нистрации.
     Документы вышестоящих органов,  требующие принятия поста-
новлений, распоряжений тоже ставятся  на  контроль.  Документы
должны быть готовы в сроки,  указанные в резолюции главы адми-
нистрации. Если сроки исполнения не указаны -  то  в  месячный
срок. Ежемесячно  руководители отделов и управлений должны да-
вать информацию о выполнении документов  вышестоящих  органов.
Результаты работы по каждому документу должны заноситься в ре-
гистрационную карточку.
     Если документ отработан и не нужен в работе, то руководи-
тель списывает его в дело. Если документ постоянно нужен в ра-
боте, то его списывают в дело отдела,  управления.  Но в том и
другом случае прохождение документа обязательно отметить в об-
щем отделе.  По каждому неисполненному в срок документу испол-
нитель представляет объяснительную записку о причинах задержки.
     Ответственность за  своевременность представления отчетов
и информаций несут заместители главы администрации и управляю-
щая делами в соответствии с распределением обязанностей.
     Информации и отчеты по документам вышестоящих органов ви-
зируется заместителям главы администрации,  а в его отсутствие
первым заместителем.




     Управляющая делами
     администрации города                    Р.А.Новоселова

.

                                       Приложение N 3
                                       к распоряжению главы
                                       администрации города
                                       от 08.02.93 N 34


                          ИНСТРУКЦИЯ

            по работе с деловой корреспонденцией в
                   администрации г.Кургана

     Вся корреспонденция,  поступающая  в администрацию города
из вышестоящих советских органов, от предприятий, учреждений и
организаций - деловая корреспонденция, регистрируется в секто-
ре делопроизводства администрации города.  На все регистрируе-
мые письма заполняется регистрационная карточка. После регист-
рации сектор делопроизводства формирует почту главы  админист-
рации, его  заместителей и управляющей делами в соответствии с
распределением их обязанностей .
     Руководители администрации, ее отделов и управлений долж-
ны рассматривать почту ежедневно.  Не допускается прием  писем
руководителями администрации без предварительной регистрации в
секторе делопроизводства. Руководитель знакомится с содержани-
ем письма, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.
     В резолюции даются указания по  исполнению  документа.  В
ней содержатся:  фамилия исполнителя (ей),  содержание поруче-
ния, срок исполнения,  подпись,  дата. При наличии в резолюции
нескольких исполнителей  указывается ответственный исполнитель
(как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
     После рассмотрения  руководителями  администрации,  почта
возвращается в сектор делопроизводства для отметки в регистра-
ционной карточке,  резолюции, после чего сектор делопроизводс-
тва направляет почту исполнителям. Не допускается передача пи-
сем руководителями  администрации  исполнителям  без предвари-
тельной отметки в секторе делопроизводства,  а также переадре-
сация напрямую другим лицам исполнение письма. Передача письма
может быть только с разрешения главы администрации с соответс-
твующей на то резолюцией.
     При резолюции "Подготовить ответ заявителю", текст ответа
готовит исполнитель,  на бланке администрации города,  за под-
писью главы администрации или его заместителей (в  зависимости
от того,  чья  была резолюция),  визируя 2-й экземпляр ответа.
Все ответы с первоначальным материалом также передаются  через
сектор делопроизводства.
     При резолюции "Для ответа заявителю и администрации"  ис-
полнитель дает ответ заявителю и в копии администрации.
     Ответы в вышестоящие органы власти и управления,  депута-
там всех  звеньев  Советов  готовятся только за подписью главы
администрации города.
     Исполнители работают с письмами в сроки,  установленные с
Законом - 10 дней,  с телеграммами от 2 до 10 дней,  с  прави-
тельственными телеграммами  в  течение 3-х дней,  с протестами
прокуратуры в течение 10 дней,  если в резолюции  руководителя
срок не оговорен дополнительно. В тех случаях, когда для реше-
ния вопроса необходимо проведение специальной проверки, истре-
бование дополнительных  материалов  либо  принятия других мер,
сроки рассмотрения могут быть в порядке  исключения,  продлены
главой администрации,  или его заместителями, но не более, чем
на 10 дней.  О продлении срока должно быть сообщено заявителю.
Если, по  каким-то  причинам,  исполнитель не может дать ответ
заявителю в 10-дневный срок,  обязательно  нужно  сообщить  об
этом заявителю в устном или письменном виде,  либо дать проме-
жуточный ответ.
     Допускается разъяснение  заявителям в устной форме,  если
заявитель не требует письменного ответа.
     Ответы на письма, поступившие исполнителям через вышесто-
ящие органы,  представляются в администрацию города,  не позд-
нее, чем за 3 дня до окончания срока, указанного в регистраци-
онном штампе вышестоящего органа.
     Если ответ  возвращается  на доработку руководством адми-
нистрации, исполнитель обязан доработать  его  в  3-х  дневный
срок.
     В ответе должны быть конкретно даны ответы на все  вопро-
сы, поставленные заявителем. Ответы, содержащие обещания, ста-
вятся в секторе делопроизводства на контроль, в адрес исполни-
теля отправляется контрольная карточка.
     Все письма после окончательного решения и  их  исполнения
списываются "В  дело",  хранятся в секторе делопроизводства по
номенклатуре дел.  В дело принимаются только полностью  испол-
ненные документы, закрытые главой администрации, заместителями
главы администрации,  управляющей делами с указанием даты зак-
рытия.





     Управляющая делами
     администрации города                    Р.А.Новоселова

.
     
                                        Приложение N 4
                                        к распоряжению главы
                                        администрации города
                                        от 08.02.93 г. N 34



                          ИНСТРУКЦИЯ
              по организации контроля исполнения
                в администрации города Кургана


     Контрольный сектор организационного  отдела  осуществляет
контроль за исполнением следующих документов:

     - решения областного Совета народных депутатов;
     - постановления, распоряжения областной администрации;
     - решения,  распоряжения городского Совета народных депу-
татов.

     Контроль ведется на специальных карточках  установленного
образца, которые  группируются в картотеках.  Первый экземпляр
карточки находится в контрольном секторе орготдела, второй эк-
земпляр -  у  заместителей главы администрации в отделах и уп-
равлениях.
     По указанию  главы администрации города на контроль может
быть поставлен весь документ или его отдельные пункты. Заведу-
ющая контрольным  сектором  заводит  контрольное  дело  или на
контролируемый документ в целом,  или на отдельные его пункты.
В контрольном деле должны находиться копия контролируемого до-
кумента, справки,  объяснительные и докладные записки, отчеты,
протоколы совещаний и другие документы,  издающиеся в ходе ис-
полнения служебного документа.
     Ответственным исполнителем  считается  лицо,  указанное в
резолюции главы администрации первым,  если не назван конкрет-
ный исполнитель документа.  Все другие перечисленные в резолю-
ции исполнители в равной степени ответственны за  качественное
и своевременное  исполнение документа и обязаны в срок,  наме-
ченный ответственным исполнителем, представить все необходимые
материалы и сведения.
     Сроки исполнения оговорены в инструкции по делопроизводс-
тву.
     Перед отъездом в командировку, уходом в отпуск или уволь-
нением, исполнитель обязан поставить об этом в известность за-
местителя главы администрации или руководителя отдела и  пере-
дать неисполненные документы другому назначенному исполнителю.
Но сданные исполнителем документы считаются неисполненными.
     Предложению о  снятии  с  контроля документа должна пред-
шествовать, как правило,  проверка его фактического исполнения
со стороны заместителей главы администрации города,  управляю-
щего делами или руководителей отделов,  имеющих прямое поруче-
ние по исполнению документа или отдельных его пунктов.
     Исполненным считается документ в случае  решения  по  су-
ществу поставленных  в  нем  вопросов и извещения об этом всех
заинтересованных лиц,  предприятий и организаций.  Днем факти-
ческого исполнения  документа считается день приема от ответс-
твенного исполнителя подписанного ответа на исполняемый  доку-
мент.
     Исполненные документы снимаются с контроля  главой  адми-
нистрации города или его заместителем. Основанием для снятия с
контроля документа является  итоговая  справка  ответственного
исполнителя или  заведующей контрольным сектором.  При наличии
визы главы администрации,  его заместителей о снятии с контро-
ля, на  подлиннике документа и в контрольной карточке делается
отметка о его выполнении и снятии с контроля.




     Управляющая делами
     администрации города                    Р.А.Новоселова
  

Возврат к списку