Курган Распоряжение мэра города Кургана от 20.02.2001 № 735-р О регламенте Администрации города Кургана
Тема: Городское самоуправление
Тип: РАСПОРЯЖЕНИЕ МЭР ГОРОДА КУРГАНА
Подготовлен в подразделении: НЕ ОПРЕДЕЛЕН
Номер: 735-р
Дата: 20.02.2001
Статус: Отменено
Дата публикации на сайте: 20.02.2001
Отменяющий документ:
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Администрация города Кургана от 09.11.2006 N 6637 О признании утратившими силу правовых актов Администрации города Кургана
Вносились изменения:
РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрация города Кургана от 13.07.2001 N 3740-р О внесении изменений и дополнений в распоряжение N735-р от 20.02.2001 “О регламенте Администрации города Кургана”
РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрация города Кургана от 19.07.2001 N 3898-р О внесении дополнений в распоряжение N735-р от 20.02.2001 г. “О регламенте Администрации города”
Скачать документ в формате Microsoft Word (страниц: 0, размер: 227.50 KB)
ГЛАВА ГОРОДСКОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, МЭР ГОРОДА КУРГАНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______N_735-р ____
г.Курган
й
ы
В соответствии с Уставом муниципального образования города Курган и в целях повышения эффективности деятельности Администрации города:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.03.2001 г. Регламент Администрации города Кургана согласно приложению.
2. Заместителю мэра, управляющей делами Администрации города Новоселовой Р.А. обеспечить безусловное соблюдение требований Регламента должностными лицами и муниципальными служащими Администрации города и ее структурных подразделений.
3. Считать утратившим силу с момента введения в действие настоящего распоряжения распоряжение Администрации города от 31.12.97 г. № 6109-р с внесенными в него изменениями и дополнениями.
4. Установить, что вопросы, не урегулированные настоящим распоряжением разрешаются на основании иных нормативных актов Администрации города.
5. Руководителям структурных подразделений Администрации города мастичные печати привести в соответствии с требованиями настоящего Регламента.
Мэр города Кургана А.Ф. Ельчанинов
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Главы городского самоуправления, мэра города Кургана
от 20.02.2001 № 735-р
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Администрация города Кургана является исполнительно-распорядительным органом городского самоуправления, подотчетным городской Думе. Правовой статус Администрации города, пределы ее компетенции регулируются Конституцией и законами РФ, правовыми актами Президента и Правительства РФ, законами Курганской области, Уставом муницицпального образования города Кургана, Положением об Администрации города, другими правовыми актами города.
1.2. Настоящий регламент определяет порядок организационного и документационного обеспечения деятельности Администрации города:
- планирования работы Администрации города;
- подготовки и проведения заседаний и совещаний;
- подготовки проектов правовых актов города и организации их исполнения;
- организации работы и контроля по исполнению служебных документов;
- работы с обращениями граждан, поступившими в Администрацию города, и организации приема граждан;
- выполнения машинописных и копировально-множительных работ;
- формирования архивных дел и использования архивных документов;
- информирования населения города о деятельности Администрации города;
- режима работы Администрации города.
2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
2.1. Приоритетные направления деятельности Администрации города по социально-экономическому развитию города базируются на комплексных и долговременных программах и реализуются в квартальных планах работы.
2.2. План работы Администрации города на квартал формируется организационным отделом на основе предложений структурных подразделений Администрации города и включает разделы:
2.2.1. Подготовка вопросов на заседаниях городской Думы;
2.2.2. Подготовка нормативно-правовых актов Администрации города;
2.2.3. Заседания, совещания, проводимые мэром города и его заместителями;
2.2.4. Общегородские и представительские мероприятия;
2.2.5. Мероприятия по контролю за исполнением служебных документов.
2.3. Руководители структурных подразделений Администрации города представляют организационному отделу свои предложения в план работы Администрации города, согласованные с соответствующим заместителем мэра города, не позднее 10 числа месяца, предшествующего очередному планируемому периоду.
Проект квартального плана за 15 дней до начала планируемого периода организационный отдел представляет мэру города и его заместителям на предварительное рассмотрение.
2.4. План работы Администрации города утверждается мэром города, а в его отсутствие его первым заместителем.
Проект распоряжения мэра города по плану работы вносится мэру города организационным отделом с учетом поступивших замечаний после визирования его заместителями мэра города не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
2.5. Контроль за выполнением плана работы Администрации города осуществляется заместителями мэра города в соответствии с распределением обязанностей.
Общий контроль за выполнением плана работы Администрации города возлагается на заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
Соответствующие структурные подразделения Администрации города представляют организационному отделу справки о выполнении плана работы не позднее 5 числа первого месяца следующего квартала.
2.6. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планом работы, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок или намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на рассмотрение, заместитель мэра города информирует мэра города об этом за 7 дней до намеченного срока проведения мероприятия.
Мэр города рассматривает предложение об изменении или уточнении плана и принимает по нему решение.
2.7. В соответствии с квартальным планом работы Администрации города организационный отдел составляет еженедельный план основных организационно-массовых мероприятий общегородского значения на текущую неделю, проводимых структурными подразделениями Администрации города.
План таких мероприятий, в том числе выездного характера, с подробным указанием тематики рассматриваемых вопросов, даты, места и формы проведения, состава участников структурные подразделения передают в организационный отдел еженедельно в четверг в первой половине дня.
3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ И СОВЕЩАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
3.1. Подготовка и проведение заседаний Коллегии Администрации города.
3.1.1. Коллегия Администрации города является коллегиальным совещательным органом при мэре города.
3.1.2. Заседания Коллегии проводятся согласно плана работы Администрации города не реже одного раза в квартал.
Заседания Коллегии проводятся в малом зале Администрации города, выездные заседания - в обозначенном месте.
Выездные заседания Коллегии проводятся по инициативе заместителей мэра города и других членов Коллегии, утвержденной мэром города.
3.1.3. Повестка заседаний Коллегии формируется заместителем мэра, управляющим делами Администрации города и организационным отделом в соответствии с планом работы Администрации города.
3.1.4. Перенос даты рассмотрения вопроса, не подготовленного в установленный срок, осуществляется мэром города на основании служебной записки ответственного за подготовку вопроса.
3.1.5. В проект повестки дня очередного заседания Коллегии могут быть внесены вопросы, не включенные в план работы Администрации города.
3.1.6. Предложения по дополнению повестки дня Коллегии, необходимые справочные материалы, проекты решений и списки приглашенных вносятся заместителями мэра города управляющему делами Администрации города не позднее, чем за пять дней до установленного дня проведения Коллегии, и согласовываются им с мэром города.
Решение о включении в повестку дня таких вопросов принимают члены Коллегии в начале заседания.
3.1.7. Мэр города и члены Коллегии не позднее, чем за три дня до заседания, должны быть ознакомлены с повесткой дня и материалами по всем основным вопросам.
Материалы к заседаниям Коллегии готовятся в соответствии с требованиями к порядку подготовки проектов правовых актов города, определенных настоящим Регламентом.
3.1.8. За 30 минут до начала заседания Коллегии начинается регистрация членов Коллегии и приглашенных.
3.1.9. Заседания Коллегии проводятся гласно и носят открытый характер.
3.1.10. Для членов Коллегии и приглашенных в зале отводятся специальные постоянные места. Во время заседания все присутствующие подчиняются распоряжениям председательствующего.
3.1.11. Ведет заседание Коллегии Глава городского самоуправления - мэр города, в его отсутствие - первый заместитель мэра города.
3.1.12. Заседание Коллегии правомочно при наличии не менее двух третей от общего количества ее членов.
3.1.13. Продолжительность заседания Коллегии и регламент устанавливаются на каждом заседании отдельно открытым голосованием.
В течение заседаний возможны перерывы на 15 минут через каждые полтора часа работы, при необходимости устраивается перерыв на обед продолжительностью 1 час.
3.1.14. Время для докладов на заседании Коллегии устанавливается до 20 минут, для содокладов - до 15 минут. Время для выступающих в прениях по повестке дня - до 7 минут, для обсуждения проекта документа членам Коллегии - до 10 минут. Количество вопросов к докладчикам не ограничивается.
Председательствующий на заседании Коллегии может продлить время для доклада и выступлений самостоятельно без согласия членов Коллегии.
Председательствующий вправе взять слово для выступления и задавать вопросы в любое время заседания, остальные члены коллегии и приглашенные - только с разрешения председательствующего.
3.1.15. Заседания Коллегии протоколируются. Ведение и оформление протоколов заседаний Коллегии возлагается на общий отдел Администрации города.
Протокол заседания подписывают мэр города и заместитель мэра, управляющий делами Администрации города.
3.1.16. По вопросам, внесенным в повестку дня заседания Коллегии, принимаются решения Коллегии, постановления Администрации города и распоряжения мэра города.
Документы принимаются большинством голосов от состава Коллегии открытым голосованием. При необходимости документ должен быть доработан в течение 10 дней со дня заседания Коллегии, после чего предоставляется авторами заместителю мэра, управляющему делами Администрации города для подписи мэром города.
Материалы Коллегии Администрации города подлежат опубликованию.
3.2. Подготовка и проведение Аппаратных совещаний у Главы городского самоуправления - мэра города.
3.2.1. Для координации деятельности всех структурных подразделений Администрации города, обсуждения проблем, требующих оперативного решения, проводятся Аппаратные совещания у мэра города.
3.2.2. Аппаратные совещания подразделяются на ежемесячные, с рассмотрением запланированных основополагающих и контрольных вопросов социально-экономического развития города, и еженедельные - по вопросам текущего характера.
Аппаратные совещания, как правило, носят открытый характер.
3.2.3. Ежемесячные Аппаратные совещания проводятся в понедельник первой недели каждого месяца в малом зале Администрации города в 12 часов.
Еженедельные Аппаратные совещания проводятся в понедельник в кабинете мэра города в 8.30 часов.
3.2.4. Во время отсутствия мэра города по его поручению совещания проводит его первый заместитель.
При этом совещание проводится в кабинете первого заместителя мэра города или малом зале Администрации города в утвержденные Регламентом сроки.
3.2.5. На еженедельных Аппаратных совещаниях присутствуют заместители мэра города, председатель Финансово-казначейского Комитета Администрации города, начальник городского управления внутренних дел, заведующий отделом информационной политики, изучения общественного мнения и связи с общественностью, руководитель службы помощников.
3.2.6. Состав участников ежемесячных Аппаратных совещаний утверждается мэром города по предложению заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
По согласованию в состав участников ежемесячных Аппаратных совещаний включаются начальник ГУВД, руководитель инспекции Министерства РФ по налогам и сборам по городу Кургану.
На Аппаратных совещаниях могут присутствовать прокурор города и председатель городского суда.
3.2.7. В повестку дня ежемесячных Аппаратных совещаний вносится не более 3 вопросов.
Предложения в повестку дня ежемесячных Аппаратных совещаний вносятся заместителями мэра города руководителю службы помощников не позднее 10 числа месяца, предшествующего очередному планируемуму периоду (кварталу).
3.2.8. Не позднее 7 дней до даты проведения ежемесячного Аппаратного совещания должностное лицо, ответственное за внесенный в повестку Аппаратного совещания вопрос, подтверждает заместителю мэра, управляющему делами Администрации города готовность докладчика и предоставляет необходимые материалы и список приглашенных.
3.2.9. Предложения о дополнительных вопросах в повестку ежемесячного Аппаратного совещания могут быть внесены заместителю мэра, управляющему делами Администрации города, заместителями мэра города не позднее, чем за 3 дня до даты совещания.
После согласования в этот же день у мэра города дополнительной повестки ежемесячного Аппаратного совещания заместителю мэра, управляющему делами Администрации города предоставляются все необходимые материалы и список приглашенных.
3.2.10. Оперативное приглашение всех участников и приглашенных на ежемесячное Аппаратное совещание осуществляет служба помощников.
3.2.11. Время для докладов на Аппаратных совещаниях устанавливается до 10 минут, для обсуждения вопроса - до 5 минут.
Количество вопросов к докладчикам не ограничивается.
Проводящий совещание может продлить время для доклада, выступлений и обсуждений. Он вправе взять слово для выступления и задавать вопросы в любое время заседания, постоянные участники совещания и приглашенные - только с его разрешения.
3.2.12. В ходе ежемесячных и еженедельных Аппаратных совещаний руководителем службы помощников ведется и раздается исполнителям протокол, который оформляется в двухдневный срок.
3.2.13. Контроль за выполнением поручений мэра города осуществляется в соответствии с порядком контроля за выполнением правовых актов города и поручений мэра города, установленным настоящим регламентом.
3.3. Подготовка и проведение совещаний, представительских мероприятий Главы городского самоуправления.
3.3.1. Проведение совещаний, представительских мероприятий Главы городского самоуправления включается в план работы Администрации города.
3.3.2. Глава городского самоуправления определяет место проведения, повестку дня, порядок ведения, состав участников и продолжительность: совещаний - по предложению заместителей мэра города, представительских мероприятий - по предложению заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
3.3.3. Участники совещаний и представительских мероприятий приглашаются отраслевыми отделами, при необходимости - организационным отделом Администрации города.
Пригласительные билеты на представительские мероприятия изготавливаются общим отделом Администрации города.
Тиражирование необходимых документов, регистрация участников обеспечивается общим отделом Администрации города, подготовка помещения в здании Администрации города - хозяйственным отделом.
3.3.4. Расходы по проведению совещаний и представительских мероприятий при использовании бюджетных средств согласовываются с Финансово-казначейским комитетом и заместителем мэра, управляющим делами Администрации города и утверждаются специальным распоряжением мэра города.
3.3.5. Организаторская работа по подготовке совещаний, представительских мероприятий мэра города, проводимых вне здания Администрации города, возлагается на отраслевые отделы.
При необходимости к этой работе могут быть привлечены организационный или общий отделы Администрации города по согласованию с заместителем мэра, управляющим делами Администрации города.
3.4. Подготовка и проведение оперативных совещаний заместителями мэра города и руководителями структурных подразделений Администрации города.
3.4.1. Проведение оперативных совещаний заместителями мэра города и руководителями структурных подразделений Администрации города носит, как правило, плановый характер.
3.4.2. Повестка дня, состав участников, место и время проведения совещаний заместителями мэра города и руководителями структурных подразделений устанавливаются, как правило, самостоятельно, исходя из квартального плана работы и еженедельного плана мероприятий Администрации города, указаний и поручений вышестоящего руководителя, производственной необходимости.
3.4.3. Использование для проведения совещаний и других мероприятий малого и большого залов согласовывается с общим отделом Администрации города.
Заявка на подключение усиления и проведение других работ, необходимых для проведения совещания, мероприятия, не позднее, чем за один день, передается руководителю хозяйственной службы Администрации города.
3.4.4. При необходимости регистрации участников, ее проведение обеспечивается силами проводящего мероприятие структурного подразделения.
3.4.5. Тиражирование необходимых материалов для участников совещаний и других мероприятий обеспечивается обычным порядком.
3.4.6. Один комплект подготовленных к совещаниям по наиболее значимым вопросам социально-экономического развития города материалов заблаговременно (не позднее, чем за 2 дня) передается ответственным за проведение руководителем в отдел информационной политики, изучения общественного мнения и связям с общественностью.
3.4.7. Ведение и оформление стенограмм и протоколов осуществляется по необходимости и реализуется силами проводящего совещание структурного подразделения.
4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГОРОДА
4.1. Порядок подготовки правовых актов Администрации города.
4.1.1. Правовые акты Администрации города принимаются для осуществления управленческой деятельности Администрации города Кургана в соответствии, во исполнение и в развитие федерального и областного законодательства, решений Курганской городской Думы, а также по инициативе должностных лиц или структурных подразделений Администрации города в пределах их компетенции.
4.1.2. Мэр города в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством и решениями городской Думы принимает постановления и издает распоряжения, обязательные для исполнения на территории города.
Постановления Администрации города издаются по вопросам нормативного характера.
Распоряжения мэра города издаются по вопросам правоприменения и организации деятельности Администрации города.
4.1.3. В период временного отсутствия мэра города либо досрочного прекращения его полномочий, первый заместитель мэра города подписывает постановления Администрации города и распоряжения мэра города в пределах полномочий, определенных мэром города или Уставом города.
4.1.4. Руководители самостоятельных структурных подразделений Администрации города в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством, решениями городской Думы и правовыми актами мэра города издают приказы.
4.1.5. Издание правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
4.1.6. Правовой акт может быть издан совместно с другими органами городского самоуправления, органами государственной власти и органами местного самоуправления других муниципальных образований, выборными органами профессиональных союзов и других общественных организаций, либо по согласованию с ними.
Совместный правовой акт должен быть подписан всеми должностными лицами, издавшими его. При этом подписи должностных лиц располагаются на одном уровне. Подлинники правовых актов, принятых совместно несколькими должностными лицами (органами), оформляются в количестве, равном числу должностных лиц (органов), подписавших документ.
4.1.7. Подготовка правового акта Администрации города возлагается на одно или несколько структурных подразделений Администрации города с учетом их функций и компетенции. При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.
Сроки подготовки проекта и издания правового документа во исполнение федеральных законов, Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, Администрации области, областных законов и решений городской Думы, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
Для подготовки проектов наиболее важных и сложных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими должностными лицами или органами, могут создаваться рабочие группы.
4.1.8. В процессе работы над проектом правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации и Курганской области, практика применения соответствующих правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные исследований, если таковые проводились.
4.1.9. Структура правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.
При подготовке проектов правовых актов должны строго соблюдаться требования стандартов на организационно-распорядительную документацию, основных положений единой государственной системы делопроизводства и Инструкции по делопроизводству, являющейся приложением к настоящему регламенту.
4.1.9.1. Правовой акт должен иметь заголовок, отражающий содержание вопроса и отвечающий на вопрос "О чем?" Текст документа излагается литературным языком. Сложные предложения заменяются простыми, применяются устойчивые словосочетания делового стиля, употребляются глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.).
4.1.9.2. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.
4.1.9.3. Нормативные предписания (постановляющая часть) оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
4.1.9.4. В постановляющей части правового акта должны быть указаны сроки и должностные лица, ответственные за исполнение содержащихся в тексте поручений, указание на представление информации и должностное лицо, отвечающее за исполнение акта в целом.
Если в правовом акте содержатся указания о выделении финансовых средств, то должен быть указан источник финансирования.
4.1.10. В правовом акте делается ссылка на документ,принявший его орган, дату принятия, номер и заголовок, если он принимается во исполнение федеральных или областных законов, Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, Администрации области, областных законов и решений городской Думы.
При необходимости для полноты изложения вопроса в правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения этих документов со ссылкой на официальный источник их опубликования.
4.1.11. Правовой акт Администрации города должен быть лаконичным, его объем не должен превышать трех печатных листов.
Правила, инструкции, положения, таблицы, графики, схемы, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.
Приложение должно иметь заголовок, определяющий его содержание, а в правом верхнем углу указание на принадлежность к нормативному акту.
Приложения к постановлениям Администрации города и распоряжениям мэра города подписываются заместителем мэра, управляющим делами Администрации города и визируются авторами документа.
Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами (Пример: Приложение N 2 к распоряжению мэра города от ______ N __).
Дата и номер проставляется на приложении при регистрации нормативного акта.
4.1.12. Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных по этому вопросу актов или их частей, которые включаются в текст нового нормативного акта.
Если изменения или дополнения ранее изданного по этому вопросу правового акта значительного объема или вносятся более трех раз, то в целях их упорядочения разрабатывается и вносится правовой акт в новой редакции.
Совместные правовые акты изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с теми должностными лицами, органами, совместно с которыми они изданы.
4.1.13. Проект правового акта подлежит согласованию с соответствующим заместителем мэра города, в структурных подразделениях Администрации города, с предприятиями и организациями, являющимися исполнителями поручений, содержащихся в нормативном акте. Проекты нормативных актов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются Финансово-казначейским комитетом Администрации города. Все правовые акты Администрации города подлежат согласованию с заместителем мэра города, управляющим делами Администрации города и юридическим отделом Администрации города.
Проекты правовых актов согласовываются должностными лицами не более чем в трехдневный срок. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.
4.1.14. Виза включает в себя наименование должности руководителя или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника правового акта или на отдельном листе согласования с полным указанием названия визируемого документа. Возникшие у должностного лица возражения по проекту акта излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту акта, о чем делается отметка рядом с подписью должностного лица на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.
Если в процессе доработки в проект правового акта внесены изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.
4.1.15. Подготовленный проект правового акта в течение одного-пяти дней, в зависимости от степени его готовности, сложности и правовой обоснованности, проверяется на соответствие действующему законодательству, а также правилам русского языка, и визируется юридическим отделом.
4.1.16. Ответственность за несоблюдение установленного порядка подготовки правовых актов города несут руководители структурных подразделений Администрации города, которым поручена его подготовка.
4.1.17. Проекты постановлений Администрации города и распоряжений мэра города с внесенными при согласовании изменениями вносятся автором правового акта заместителю мэра, управляющему делами Администрации города.
Если автор проекта не достиг согласования со всеми исполнителями проекта правового акта, то создается согласительная комиссия с участием соответствующих заместителей мэра города.
Если и в этом случае согласование не достигнуто, то заместителю мэра, управляющему делами Администрации города вносится два проекта (в целом, либо по его отдельным частям) с указанием автора.
4.1.18. Заместитель мэра, управляющий делами Администрации города предоставляет проекты нормативных актов на подпись мэру города ежедневно.
4.1.19. Подписанные мэром города постановления Администрации города и распоряжения мэра города регистрируются в общем отделе Администрации города с присвоением порядковых номеров по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года отдельно для постановлений и распоряжений.
Датой распорядительных документов является дата их подписания.
4.1.20. В Администрации города подлежат регистрации 4 вида распоряжений. В целях улучшения поисковой системы каждому виду распоряжения присвоен свой "литер":
- распоряжения по основной деятельности N-Р
- распоряжения по приватизации
жилья N-П
- распоряжения по личному составу
служащих Администрации города ее
структурных подразделений N-Л
- распоряжения по личному составу
руководителей муниципальных
предприятий N-М
Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы строго запрещено.
4.1.21. Размножение и рассылка подписанных правовых актов производится в трехдневный срок общим отделом Администрации города в соответствии со списком, который напечатан по предложению авторов документа на оборотной стороне каждого акта. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью общего отдела. Общий отдел отвечает за точное соответствие копий подлиннику акта.
Один экземпляр правовых актов Администрации города подлежит отправке в прокуратуру города, один экземпляр - в библиотеку имени В.В.Маяковского, один экземпляр - в юридический отдел.
Передача правовых актов Администрации города для использования в правовых автоматизированных информационных системах осуществляется только по разрешению заместителя мэра, управляющего делами Администрации города через общий отдел.
4.1.22. Правовые акты Администрации города, затрагивающие интересы, права, свободы и обязанности человека, гражданина и юридического лица публикуются в городской газете "Курган и курганцы". Подготовка акта к публикации производится пресс-секретарем Главы городского самоуправления.
4.1.23. Подлинники правовых актов Администрации города, спустя 5 лет после их выпуска, сдаются в государственный архив вместе с оригиналами документов, на основании которых они приняты.
4.1.24. Контроль за сохранностью, качеством и полнотой дел, сдаваемых в архив, осуществляет общий отдел Администрации города.
4.2. Порядок подготовки и внесения проектов правовых актов городской Думы.
4.2.1. Правовые акты городской Думы издаются в виде решений.
4.2.2. Проекты решений городской Думы готовятся на рассмотрение городской Думы, как правило, депутатами Думы, структурными подразделениями Администрации города, прокурором города, Курганским городским судом и арбитражным судом Курганской области.
Проекты решений, исходящие от общественных объединений, граждан, могут быть внесены на рассмотрение городской Думы через лиц, указанных в настоящем пункте.
4.2.3. Проекты решений городской Думы до внесения их в проект повестки дня заседания Думы предварительно рассматриваются постоянными комиссиями городской Думы.
4.2.4. Инициатива в разработке проекта решения, вносимого на рассмотрение городской Думы от имени Администрации города, может исходить от мэра города, его заместителей, руководителей структурных подразделений.
Если инициатива исходит от мэра города, он может лично курировать разработку проекта решения либо поручить это любому должностному лицу Администрации города.
Если инициатива исходит от иных, указанных в части первой настоящего пункта должностных лиц, указанные лица ставят об этом в известность мэра города, который, рассмотрев предложение, либо отклоняет его, либо дает поручение о разработке предлагаемого проекта решения.
При необходимости мэр города может определить сроки представления разрабатываемого документа.
4.2.5. Поручения мэра города по разработке проектов решений городской Думы передаются в организационный отдел Администрации города для включения в квартальный план работы Администрации города.
4.2.6. Предложения о подготовке и внесении на рассмотрение городской Думы проектов ее решений, по вопросам, не включенным в план работы Администрации города, рассматриваются мэром города дополнительно.
4.2.7. Перенос даты рассмотрения проекта решения городской Думы, не подготовленного в установленные сроки, осуществляется мэром города на основании служебной записки ответственного за подготовку вопроса.
4.2.8. Должностное лицо Администрации города, получившее поручение о подготовке проекта решения городской Думы, организует эту работу самостоятельно либо во взаимодействии с заинтересованными подразделениями Администрации города.
На этапе подготовки проекта решения городской Думы разработчик по своей инициативе проводит внутренние согласования разрабатываемого документа с руководителями заинтересованных структурных подразделений Администрации города. Не согласованные документы на рассмотрение постоянных комиссий городской Думы не выносятся.
4.2.9. В процессе подготовки проекта решения городской Думы разработчик руководствуется требованиями, предусмотренными настоящим регламентом для подготовки нормативно-правовых актов Администрации города.
4.2.10. Документы, представленные в организационный отдел для внесения их на предварительное рассмотрение в постоянных комиссиях Думы с нарушением установленных требований, к рассмотрению не принимаются, а должностные лица, виновные в срыве подготовки проектов решений Думы, привлекаются к дисциплинарной ответственности.
4.2.11. При предварительном рассмотрении проектов решений городской Думы в постоянных комиссиях принимают участие должностное лицо Администрации города, ответственное за подготовку проекта решения, и по его усмотрению, другие заинтересованные лица.
4.2.12. Проекты решений городской Думы для включения в повестку дня заседания Думы вносятся организационным отделом Администрации города после предварительного рассмотрения в постоянных комиссиях, как правило, не позднее чем за 5 дней до заседания.
Проекты решений городской Думы по перспективным планам, важнейшим программам социально-экономического развития города, годовым прогнозам развития города, городскому бюджету вносятся Администрацией города, не позднее чем за 10 дней до рассмотрения их на заседании Думы.
4.2.13. К проекту решения городской Думы авторами прилагается список лиц, которых необходимо пригласить на заседание Думы, и лист рассылки решения.
5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
5.1. Контролю за сроками исполнения и выполнению вопросов по существу подлежат законодательные, нормативные и распорядительные документы Российской Федерации, законы и постановления областной Думы, постановления Администрации (Правительства) Курганской области, и распоряжения Губернатора области, решения городской Думы, постановления Администрации города и распоряжения Главы городского самоуправления - мэра города.
5.2. Организационные основы работы по контролю и проверке исполнения базируются и регламентируются нормативными документами городской Думы и Администрации города.
5.3. Система контроля включает в себя обеспечение своевременного исполнения указанных в документах сроков, качественного, полного и точного выполнения поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом должностного лица Администрации города, ответственного за исполнение документа.
Контроль за исполнением документов осуществляется путем проверки состояния дел на местах, заслушивания информаций и отчетов на заседаниях на постоянных депутатских комиссиях городской Думы, аппаратных совещаниях у мэра города, получения справок, других информационных материалов от соответствующих организаций.
5.4. Глава городского самоуправления - мэр города является в пределах своей компетенции лицом, ответственным за исполнение законодательных, нормативных и распорядительных документов Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, областной Думы, Губернатора Курганской области.
Заместители мэра города, являются ответственными лицами за выполнение решений городской Думы, постановлений Администрации города, распоряжений и прямых поручений мэра города согласно утвержденному распределению обязанностей.
Руководители структурных подразделений Администрации города являются по поручению заместителей мэра, непосредственными организаторами исполнения документов, контролируют своевременность исполнения служебных документов по соответствующим отраслям хозяйственной деятельности и направлениям работы, назначают из числа подчиненных муниципальных служащих ответственных за работу по контролю за исполнением документов и ведению по ним делопроизводства.
5.5. Организационный и общий отделы под руководством заместителя мэра, управляющего делами Администрации города обеспечивают единство системы контроля и исполнения документов в целом по Администрации города.
На них возложены обязанности по организационно-методическому обеспечению контрольной деятельности структурных подразделений Администрации города.
Ежеквартально организационный и общий отделы до 10 числа месяца, следующего за отчетным, представляют заместителю мэра, управляющему делами Администрации города для последующего доклада мэру аналитическую справку о ходе выполнения поставленных на контроль документов и перечень контролируемых постановлений областной и решений городской Думы, постановлений Администрации (Правительство) Курганской области и распоряжений Губернатора области, постановлений Администрации города и распоряжений мэра города.
5.6. Общий отдел ведет регистрацию документов, поступающих из органов государственной власти, в т.ч. областных, а также правовых актов, принятых Администрацией города и мэром, заносит их в базу данных и с визой мэра или первого заместителя мэра передает документы исполнителям.
С решениями городской Думы эту работу осуществляет орготдел.
5.7. Руководитель службы помощников обеспечивает контроль за исполнением поручений мэра города должностными лицами по итогам рассмотрения вопросов на аппаратных совещаниях, а также вопросов, поступивших при проведении "прямого провода с населением города" и через газету "Курган и курганцы".
5.8. Отдел информационной политики, изучения общественного мнения и связей с общественностью обеспечивает своевременную публикацию необходимых документов в газете "Курган и курганцы".
5.9. Ответственные за исполнение документов и организацию контроля должностные лица, руководители и специалисты подразделений Администрации города вправе:
- организовать проверку исполнения документа на местах;
- запросить от руководителей и других ответственных работников структурных подразделений Администрации города, предприятий, учреждений, организаций документы и материалы о ходе исполнения или исполнении контролируемых документов;
- внести предложения о включении вопросов контроля в план работы Администрации города.
- внести предложения по совершенствованию системы организации контроля;
- внести предложения по привлечению к ответственности должностных лиц и муниципальных служащих за нарушение сроков исполнения и невыполнение контролируемых документов.
5.10. Организация контроля и проверки исполнения.
5.10.1. Документы Президента, Правительства Российской Федерации и других федеральных органов.
Федеральные Законы, Указы Президента России, постановления Правительства Российской Федерации, правовые акты федеральных органов государственной власти общий отдел регистрирует, с визой мэра города передает исполнителям и об этом извещается организационный отдел, осуществляет контроль за их исполнением.
5.10.2. Законы Курганской области и постановления областной Думы, постановления Администрации (Правительства) Курганской области и распоряжения Губернатора области.
Документы областной Думы и Администрации области, требующие исполнения и контроля, с визой мэра города общим отделом передаются исполнителям и об этом извещается организационный отдел.
Организационный отдел ведет учет контролируемых документов, заводит контрольные карточки, следит за прохождением сроков контроля и своевременностью представления информаций в Администрацию области.
Получив сообщение о снятии постановления с контроля, сообщает об этом исполнителям и принимает документы в архив для последующей передачи на хранение в общий отдел.
Работники структурных подразделений, контролирующие постановления, заводят на них контрольное дело, готовят информации, которые визируют их руководители и заместители мэра. Информации в Областную Думу и Администрацию области об исполнении документа подписывает мэр города, в его отсутствие - первый заместитель.
5.10.3. Постановления Администрации города и распоряжения мэра города.
Контроль за выполнением постановлений Администрации города и распоряжений мэра города осуществляют заместители мэра города в соответствии с распределением обязанностей, которые определяют исполнителей и сроки работы с документами, если они не оговорены в самом правовом акте.
В структурном подразделении Администрации города на каждый взятый на контроль документ заводится контрольное дело, в котором должны быть следующие документы:
- контролируемый правовой акт;
- план мероприятий по организации его выполнения;
- отчеты, справки, информации;
- итоговая справка за подписью руководителя структурного подразделения о конкретных результатах работы по выполнению документа с предложением о снятии с контроля, завизированная заместителем мэра города.
Правовой акт снимает с контроля мэр города.
Если правовой акт или его отдельные пункты не могут быть выполнены в установленный срок, руководители структурных подразделений за 7 дней до истечения срока по согласованию с заместителем мэра, контролирующим его, обращаются к мэру города с обоснованной просьбой о продлении срока.
После снятия с контроля контрольное дело передается в организационный отдел для сдачи в архив.
5.10.4. Решения городской Думы.
Решения городской Думы, требующие контроля, передаются орготделом для организации работы по их выполнению структурным подразделениям Администрации города, указанным в контрольных пунктах решения.
В сроки, указанные в решениях, подразделения Администрации города информируют Думу на ее заседании о ходе или полном выполнении решений Думы.
Ежеквартально на первое очередное заседание Думы орготдел представляет справочный материал о состоянии дел по выполнению решений Думы.
5.11. Все участники контроля в Администрации города за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Если нормативный документ или поручение адресованы одновременно нескольким должностным лицам, ответственность за своевременное выполнение и представление информации об исполнении несет руководитель органа или должностное лицо, указанное первым. Все другие исполнители в равной степени отвечают за качественное и своевременное исполнение документа и представление необходимых материалов.
Перед уходом в отпуск или увольнением работник обязан передать неисполненные документы назначенному временно исполнять его обязанности работнику или руководителю подразделения.
Мэр города вправе принять решение о депремировании руководителей и специалистов структурных подразделений за нарушение дисциплины при исполнении документов.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
6.1. Организация работы по учету корреспонденции, поступающей в Администрацию города и исходящей из нее, осуществляется общим отделом.
6.2. Корреспонденция, поступившая в общий отдел Администрации города, подлежит регистрации в день ее поступления.
6.2.1. После регистрации в соответствии с распределением обязанностей формируется почта мэру города (в электронном виде), заместителям мэра города и управляющему делами Администрации города.
Документы, поступившие через Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Курганскую областную Думу, Администрацию области, депутатов всех уровней, а также поступившие повторно готовятся в почту мэра города.
6.2.2. Руководители Администрации города, ее структурных подразделений должны рассматривать почту ежедневно. Не допускается прием писем руководителями Администрации города без предварительной регистрации в общем отделе. Руководитель знакомится с содержанием письма, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.
В резолюции даются указания по исполнению документа. В ней содержатся: фамилия исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
6.2.3. После рассмотрения руководителями Администрации города почта возвращается в общий отдел для отметки в регистрационной карточке резолюции, после чего направляется исполнителям. Не допускается передача писем руководителями Администрации города исполнителям без предварительной отметки в общем отделе, а также переадресация напрямую другим лицам исполнение письма. Передача письма может быть произведена только с разрешения мэра города с соответствующей на то резолюцией.
6.2.4. При резолюции "Подготовить ответ заявителю" текст ответа готовит исполнитель на бланке Администрации города за подписью мэра города или его заместителей (в зависимости от того, чья была резолюция), визируя 2-й экземпляр ответа. Все ответы с первоначальным материалом также передаются через общий отдел.
При резолюции "Для ответа заявителю и Администрации" исполнитель дает ответ заявителю и в копии - Администрации города.
6.2.5. Ответы в Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Совет Федерации, аппарат полномочного представителя Президента РФ в Уральском Федеральном округе, Главному Федеральному инспектору по Курганской области готовятся только за подписью мэра города.
6.2.6. Исполнители работают с письмами в срок до 10 дней, с телеграммами от 2 до 10 дней, с правительственными телеграммами в течение 3-х дней, с протестами прокуратуры в течение 10 дней, если в резолюции руководителя срок не оговорен дополнительно.
В тех случаях, когда для решения вопроса необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены мэром города или его заместителями, но не более, чем на 10 дней. О продлении срока должно быть сообщено заявителю. Если по каким-то причинам, исполнитель не может дать ответ заявителю в десятидневный срок, ему сообщается об этом в устном или письменном виде либо дается промежуточный ответ.
Ответы на письма, поступившие исполнителям через вышестоящие органы, представляются в Администрацию города не позднее, чем за 3 дня до окончания срока, указанного в регистрационном штампе вышестоящего органа.
Если ответ возвращается на доработку руководством Администрации города, исполнитель обязан доработать его в 3-х дневный срок.
6.2.7. В ответе должны быть конкретно даны ответы на все вопросы, поставленные заявителем. Ответы, содержащие обещания, ставятся в общем отделе на контроль, в адрес исполнителя отправляется контрольная карточка.
6.2.8. Все письма после окончательного решения и их исполнения списываются "В дело", хранятся в общем отделе по номенклатуре дел. В дело принимаются только полностью исполненные документы, закрытые мэром города, его заместителями, управляющим делами Администрации города с указанием даты закрытия.
6.3. Отправляемому из Администрации города документу:
- присваивается исходящий номер;
- на последнем листе в левом нижнем углу исходящего документа указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;
- исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой;
- в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;
- служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями;
- представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов;
6.4. В случае приема или передачи служебных документов по каналам факсимильной связи действует следующий порядок:
- служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается официальным документом;
- запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненной на писчей бумаге формата А4 (210х297) черным цветом, не должен превышать 5-ти листов;
- подлежащий передаче материал регистрируется общим отделом в журнале установленной формы;
- подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки и передаются в общий отдел по общим правилам.
Официальный номер факсимильного аппарата установлен в отделе информационной политики, изучения общественного мнения и связей с общественностью.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ
ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
7.1. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан осуществляется общим отделом Администрации города.
7.2. Все письменные обращения граждан, поступившие в Администрацию города, регистрируются в день поступления в общем отделе. Не допускается прием руководителями Администрации города письменных обращений граждан без регистрации в общем отделе, а также возврат обращений без ведома общего отдела в те организации, откуда они поступили.
7.3. При регистрации письменных обращений информация о них вносится в базу данных письменных обращений граждан; по каждому заявлению выясняются справочные данные (принадлежность объекта или организация, в чьей компетенции находится разрешение поставленных вопросов); при повторных обращениях приобщается имеющийся первичный материал.
(Примечание: повторным обращением считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом).
7.4. Если в обращении поставлены вопросы, не относящиеся к ведению Администрации города, общий отдел в пятидневный срок готовит ответ разъяснительного характера.
Анонимные обращения регистрируются и рассматриваются на усмотрение Главы городского самоуправления, мэра города.
7.5. После регистрации в соответствии с распределением обязанностей формируется почта мэру города (в электронном виде) и заместителям мэра города.
Письма граждан, поступившие через Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Совет Федерации, аппарат Полномочного представителя Президента РФ в Уральском Федеральном округе, Главного Федерального инспектора по Курганской области, Курганскую областную Думу, Администрацию области, депутатов всех уровней, средства массовой информации, а также повторные и коллективные направляются в почту мэра города.
7.6. Руководители Администрации города и ее структурных подразделений рассматривают почту с заявлениями граждан ежедневно.
Руководитель знакомится с содержанием обращения и прилагаемыми документами, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.
Не допускается передача обращений граждан должностными лицами Администрации города исполнителям без предварительной отметки в общем отделе, а также переадресация заместителями мэра города обращения, направленного им мэром города, другим заместителям.
7.7. При необходимости, в недельный срок мэр города и его заместители проводят совещания по вопросам, поставленным в письменных обращениях граждан, после чего, на основании протоколов, готовят тексты ответов.
Протоколы совещаний, проводимых мэром города с участием специалистов по вопросам, поставленным в заявлениях, ведет и оформляет служба помощников Главы городского самоуправления. Протоколы совещаний, проводимых заместителем мэра города, ведет и оформляет по его поручению работник одного из отделов, участвующих в совещании (который готовит затем и текст ответа).
7.8. После рассмотрения руководителями Администрации города обращения возвращаются в общий отдел, который после отметки в регистрационной карточке направляет в тот же день обращение исполнителю.
7.9. Уведомление граждан о принятых мерах по письму с резолюцией "Для ответа заявителю" осуществляет исполнитель.
При резолюции "Для ответа заявителю и Администрации города" исполнитель дает ответ автору и в копии - Администрации города, при этом сроки исполнения обращения контролируются общим отделом Администрации города.
7.10. При резолюции "Подготовить ответ заявителю" уведомление граждан о принятых мерах производит Администрация города. Исполнитель готовит текст ответа на бланке Администрации города за подписью мэра города или его заместителя (в зависимости от того, чья была резолюция), визируя 2-й экземпляр ответа.
7.11. Исполнители проводят работу с обращениями в сроки, установленные законом - 15 дней, для обращений военнослужащих - 7 дней, если в резолюции руководителя срок не оговорен дополнительно.
В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения заявления могут быть в порядке исключения продлены мэром города, или его заместителем, но не более, чем на 1 месяц. О продлении срока должно быть сообщено заявителю.
7.12. Исполнители письменных обращений граждан представляют в общий отдел ответ на обращение, где к нему приобщают все имеющиеся материалы и знакомят с ним автора резолюции.
7.13. В ответе должны быть конкретно и полно, по возможности со ссылкой на законы и нормативные акты даны разъяснения на все поставленные вопросы.
Если ответ возвращен на доработку, исполнитель обязан доработать его в 3-х дневный срок.
Ответы и заявления, поступившие исполнителям через Администрацию области, представляются в городскую Администрацию, не позже, чем за 3 дня до окончания срока, указанного в регистрационном штампе Администрации области.
7.14. Письменные обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в устной или письменной форме.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" или "На контроль", если указан срок обещания и личная подпись должностного лица, принявшего решение.
Ответы, содержащие обещания, ставятся в общем отделе на повторный контроль.
При поступлении ответов о выполнении обещания обращение снимается с контроля с визой "с контроля снять".
7.15. Личный прием граждан ведут мэр города и его заместители, а также руководители структурных подразделений в соответствии с графиком приема посетителей.
Ответственность за организацию приема граждан несет должностное лицо Администрации города, ведущее прием; за ведение делопроизводства по личному приему руководителей Администрации города, контроль за выполнением решений по устным обращениям граждан ответственность лежит на общем отделе Администрации города.
7.16. Прием граждан ведется по предварительной записи лично или по телефону. При этом с гражданами проводится беседа для выявления существа вопроса и определения должностного лица или органа, в компетенции которого находится разрешение обращения, к каким должностным лицам или органам уже обращался заявитель и какое решение было принято.
На личный прием к руководителям Администрации города заявитель записывается, если вопрос уже рассматривался в структурных подразделениях Администрации города, к компетенции которых относится разрешение обращения, и он не согласен с принятым по его вопросу решением.
7.17. Накануне приема в почту руководителям Администрации города представляется список граждан с указанием вопросов, по которым они хотят обратиться на прием, с приложением документов по первичным обращениям заявителя в Администрацию города.
7.18. После беседы и ознакомления с документами посетителя должностное лицо, ведущее прием, принимает решение по обращению:
- решение об удовлетворении обращения. При этом, как правило, дается указание исполнителю в письменной или устной форме с указанием сроков;
- решение о передаче обращения для рассмотрения в структурные подразделения Администрации города, городские службы, предприятия, учреждения, организации. При этом в резолюции указывается исполнитель, действия, которые необходимо предпринять, и сроки исполнения;
- решение об отклонении обращения или разъяснение. При этом заявителю сообщаются причины отказа, даются ссылки на закон, разъясняются соответствующие положения закона.
7.19. Допускается одновременный прием нескольких посетителей по их просьбе по одному вопросу. При этом учетная карточка приема граждан заполняются на каждого.
7.20. Решения руководителя по устным обращениям граждан записываются самим руководителем в учетную карточку, которые после окончания приема при необходимости ставятся на контроль.
На основании решения руководителя общий отдел готовит письма исполнителям за подписью руководителя, ведущего прием, или снимает копию карточки с резолюций руководителя для отправки исполнителю.
Дальнейшая работа проводится в соответствии с инструкцией по рассмотрению письменных обращений граждан.
7.21. Сведения о содержании и сроках исполнения обращений граждан, поступивших в Администрацию города, по существующей форме ежемесячно обобщаются общим отделом по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются заместителю мэра, управляющему делами Администрации города и мэру города.
Вопрос о работе с обращениями граждан не реже одного раза в квартал рассматривается на аппаратном совещании Администрации.
Примечание: В отделах и управлениях Администрации города работа по рассмотрению письменных и устных обращений граждан ведется аналогично.
7.22. Должностные лица Администрации города и муниципальные служащие принимают участие в рассмотрении обращений граждан, адресованных Главе городского самоуправления через газету "Курган и курганцы" и "прямой провод с населением города".
7.23. Прием граждан руководителями всех муниципальных предприятий и учреждений проводится еженедельно в пятницу.
Организацию приема обеспечивает руководитель муниципального предприятия или учреждения.
Контроль за проведением приема граждан руководителями муниципальных предприятий, учреждений осуществляет общий отдел совместно с отраслевыми структурными подразделениями Администрации города.
8. ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИНОПИСНЫХ И МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
8.1. Выполнение машинописных работ, формирование распорядительных документов Администрации города в электронном виде, машинописные работы для мэра города, его заместителей и отделов Администрации города выполняются общим отделом Администрации города.
8.2. Выполнение машинописных работ для самостоятельных структурных подразделений Администрации города (Департамента муниципального имущества и потребительского рынка, Департамента социальной политики, Департамента по управлению жилищно-коммунальным, дорожным хозяйством и благоустройству, Финансово-казначейского комитета, Департамента развития городского хозяйства осуществляют работники указанных подразделений, используя имеющиеся технические средства.
8.3. Для печати принимаются только служебные материалы. 8.4. Печатание под диктовку не допускается.
8.5. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется общим отделом по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.
8.6. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, чернилами черного или синего цвета с одной стороны листа.
Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, для печатания не принимаются.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
Рукописи должны иметь реквизиты: подписи исполнителя и руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, наименование бланка документа, указание о требуемом количестве экземпляров.
8.7. Рукопись визируется заведующим общим отделом и сдается в машинописное бюро.
8.8. В конце отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется фамилия исполнителя, номер его служебного телефона и наименование файла.
8.9. Копировально-множительные работы.
8.9.1. Копировально-множительные работы (размножение документов) в Администрации города осуществляются общим отделом.
Размножению подлежат только служебные документы и материалы. Размножение производится по заказу, подписанному заведующим общим отделом.
Самостоятельные структурные подразделения копировально-множительные работы выполняют самостоятельно.
8.9.2. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
8.9.3. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
В общем отделе ведется учет произведенных работ по размножению документов.
9. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ
В АРХИВ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Обязанности по оперативному хранению документов и формированию архивных дел возлагаются на руководителей структурных подразделений Администрации города.
Организацию и методическое обеспечение этой работы в Администрации города и ее структурных подразделениях осуществляет общий отдел.
9.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.
9.2.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Администрации города и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.
9.2.2. В номенклатуру дел включаются дела и документы, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Администрации города.
9.2.3. Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок дела и срок хранения, в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения.
Номенклатура разрабатывается в последнем квартале предшествующего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется общим отделом, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
При изменении структуры Администрации города в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.
9.2.4. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется заведующим общим отделом Администрации города на основании номенклатур дел подразделений, согласованных с руководителем подразделения, и утверждается заместителем мэра, управляющим делами Администрации города.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации города получают выписку соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.3. Формирование дел в подразделениях Администрации города. Оформление документов, законченных делопроизводством.
9.3.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении Администрации города, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
9.3.2. Исполненные документы формируются в отдельные дела. Документы постоянного и временного срока хранения формируются отдельно.
9.3.3. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел. Сроки хранения дел, содержащих документы временного хранения, определяются по номенклатуре дел Администрации города.
9.3.4. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в подразделениях Администрации города, затем сдаются в общий отдел.
9.3.5. Дела годичного, трехлетнего срока хранения уничтожаются отраслевыми и общим отделами Администрации города по акту установленной формы, который утверждается заместителем мэра, управляющим делами.
9.3.6. Законченные делопроизводством дела длительного и постоянного хранения всех структурных подразделений Администрации города подлежат проведению экспертизы ценности внутри дела (удаляются копийные и черновые экземпляры, проверяется наличие подписей, приложений). После проведения экспертизы ценности документы подшиваются, нумеруются, на обработанные дела составляются описи, а на дела с истекшими сроками хранения составляются акты об уничтожении.
Эти дела хранятся в текущем архиве Администрации города и через пять лет (кроме дел по личному составу) сдаются общим отделом на хранение в Государственный архив.
Самостоятельные структурные подразделения Администрации города проводят эту работу аналогично.
9.3.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации города работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение 2- месяцев с момента принятия решения о ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в текущий архив независимо от сроков хранения.
9.4. Использование архивных документов.
9.4.1. Дела и копии документов, хранящихся в текущем архиве, предоставляются муниципальным служащим для работы во временное пользование.
Муниципальные служащие несут ответственность за сохранность и правильное использование архивных документов. Изъятие документов из архивных дел, внесение в них поправок запрещается.
9.4.2. Подлинники постановлений Администрации города, распоряжений мэра города не выдаются.
9.4.3. При увольнении или переводе на другую работу муниципальные служащие передают дела и документы работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, по акту установленной формы.
9.5. Руководители структурных подразделений Администрации города и работники, отвечающие за делопроизводство и архив, несут ответственность за сохранность документов и дел в соответствии с законом Курганской области "Об архивном фонде Курганской области и архивах".
10. ОТТИСКИ ПЕЧАТЕЙ НА ДОКУМЕНТАХ
10.1. Оттиск печати проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, содержащих обязательства, гарантии или удостоверяющих чьи-либо права. Наряду с подписью ответственного должностного лица оттиск печати является дополнительной гарантией подлинности документа.
10.2. Оттиск печати проставляется так, чтобы им были захвачены часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.
10.3. В Администрации города применяется несколько печатей:
- круглая гербовая печать Администрации города;
- круглая печать общего отдела Администрации города;
- круглая печать управления персоналом Администрации города;
- круглая печать бухгалтерии Администрации города;
- факсимиле Главы городского самоуправления, мэра города и заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
10.4. Оттиски печатей Администрации города проставляются:
10.4.1. Круглая гербовая печать Администрации города - только на документы с подписью Главы городского самоуправления, мэра города и его заместителей. Эти документы подтверждают права юридических и физических лиц, расходование денежных средств и материальных ценностей, выборные документы, договоры, а также на удостоверениях должностных лиц Администрации города, (в том числе командировочные), муниципальных служащих, руководителей муниципальных предприятий и учреждений.
10.4.2. Круглая печать общего отдела Администрации города - на копии всех нормативно-правовых актов города и прилагаемых к ним документах, на подпись заведующих общим и организационным отделами;
10.4.3. Круглая печать бухгалтерии Администрации города - на подпись заместителя мэра, управляющего делами Администрации города и главного бухгалтера. Такими документами могут быть договоры с юридическими лицами, контракты с физическими лицами, заявки, наряды, акты, другие бухгалтерские документы;
10.4.4. Круглая печать управления персоналом Администрации города проставляется на подпись начальника управления на справках, подтверждающих стаж работы, справках с места работы, доверенностях на получение заработной платы, в трудовых книжках и на выписках из них, на копиях документов об образовании и других документах для личных дел муниципальных служащих.
10.5. Круглая гербовая печать Администрации города и факсимиле Главы городского самоуправления - мэра города и заместителя мэра, управляющего делами хранятся у заместителя мэра, управляющего делами Администрации города, остальные печати и штампы - в соответствующих структурных подразделениях Администрации города.
11. ИНФОРМИРОВАНИЕ НАСЕЛЕНИЯ ГОРОДА О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
11.1. Организация и координация работы по информированию населения города о деятельности Администрации города и ее структурных подразделений осуществляется отделом информационной политики, изучения общественного мнения и связей с общественностью.
11.2. Формами информирования населения о деятельности Администрации города и ее структурных подразделений являются:
- публикации в городской газете "Курган и курганцы" нормативных актов города, затрагивающих права, свободы и обязанности граждан, юридических лиц в полном объеме;
- брифинги и пресс-конференции мэра города и его заместителей со средствами массовой информации;
- ежегодный отчет мэра города перед населением о своей деятельности через средства массовой информации.
- выступления руководителей Администрации города и ее структурных подразделений в средствах массовой информации;
- "прямой провод с населением города" мэра города;
- "Колонка мэра" в газете "Курган и курганцы";
- пресс-релизы, составляемые пресс-секретарем Главы городского самоуправления для средств массовой информации по итогам совещаний, проводимых мэром города;
11.3. Ответственность за информационное обеспечение рабочих поездок, встреч и других мероприятий с участием Главы городского самоуправления возлагается на его пресс-секретаря.
11.4. Материалы пресс-конференций, брифингов, "прямых линий", встреч с жителями города, проводимых мэром города и его заместителями, обобщаются и систематизируются отделом информационной политики, изучения общественного мнения и связей с общественностью, который совместно со службой помощников Главы городского самоуправления осуществляет сбор материалов по реализации замечаний и предложений, высказанных населением, и информирует жителей города через средства массовой информации.
11.5. Пресс-секретарь Главы городского самоуправления ежемесячно проводит анализ выступлений средств массовой информации о проблемах жизнедеятельности города и до 25 числа каждого месяца готовит информационно-аналитический материал, содержание которого доводит до сведения мэра города, его заместителей и заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
12. РЕЖИМ РАБОТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
12.1. Режим работы Администрации города утверждается Главой городского самоуправления - мэром города, контроль за его соблюдением осуществляет заместитель мэра, управляющий делами Администрации города.
12.2. Рабочее время Администрации города устанавливается продолжительностью 8 часов с 8.30 до 17.30 часов местного времени с перерывом на обед с 12 до 13 часов при сохранении ненормированного рабочего дня для отдельных муниципальных служащих.
12.3. Работники Администрации города,(а также работники:
- Департамента государственного имущества и промышленной политики Курганской области;
- Территориального органа Федеральной службы России по финансовому оздоровлению и банкротству в Курганской области;
- Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе;
- Сектора специальной документальной связи Администрации (Правительства) Курганской области, расположенных в здании Администрации города) имеют право на свободный вход в здание для исполнения служебных обязанностей в рабочие дни с 7 до 20 часов по предъявлению служебного удостоверения установленного образца.
Пропуск в здание Администрации города работников Администрации города и области и других областных и городских структур в выходные и праздничные дни осуществляется специальным подразделением УВД в исключительных случаях по специальному разрешению заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
12.4. Свободный вход граждан в здание Администрации города соблюдается в рабочие дни и только в рабочее время.
В другое время рабочего дня вход граждан производится с разрешения наряда спецподразделения УВД и после личной встречи посетителя работником Администрации города или других органов государственной власти, расположенных в здании, в фойе здания.
12.5. Ключи от кабинетов работники Администрации города получают перед началом рабочего времени и сдают при уходе с работы дежурному спецподразделения УВД.
Получение и сдача ключей от кабинетов с установленной охранной сигнализацией, а также опечатанных кабинетов производится под роспись в журнале. При срабатывании сигнализации сотрудники этих кабинетов вызываются на работу для выяснения причин в любое время суток.
12.6. Использование большого и малого залов Администрации города для проведения заседаний, совещаний и других мероприятий согласовывается с общим отделом Администрации города. Ответственность за содержание залов в надлежащем состоянии и постоянной технической готовности возлагается на руководителя хозяйственной службы Администрации города.
12.7. Время работы гардероба устанавливается руководителем хозяйственной службы в зависимости от погодных условий на полный рабочий день без перерыва на обед и ненормируемым рабочим днем в период проведения длительных мероприятий.
12.8. Стоянка личного транспорта работников Администрации города во дворе Администрации города производится с разрешения заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
13. ПОРЯДОК ВЫЕЗДА ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЗА ПРЕДЕЛЫ ГОРОДА
13.1. Выезды на служебном транспорте должностных лиц Администрации города за пределы города согласуются с мэром города, после чего об этом извещаются заместителем мэра, управляющий делами Администрации города и заведующим хозяйственного отдела.
13.2. Выезды руководителей структурных подразделений Администрации города (включая выходные и праздничные дни) за пределы города согласовываются с мэром города и соответствующим заместителем мэра города или заместителем мэра, управляющим делами Администрации города.
14. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЖУРСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
14.1 Дежурство в Администрации города осуществляется круглосуточно службой "О54".
14.2. Дежурство в нерабочие, предпраздничные и праздничные дни дополнительно осуществляют заместители мэра города и руководители структурных подразделений Администрации города.
Дежурство организует заведующий общим отделом Администрации города.
Заместитель мэра города,
управляющая делами
Администрации города Р.А. Новоселова
Приложение № 1 к Регламенту Администрации города
СХЕМА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ, ЗАСЕДАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
|
|
Понедельник
|
Вторник |
Среда |
Четверг |
Пятница |
|||||
|
Первая неделя месяца |
8.30 |
Аппаратное совещание у мэра города |
10.00 |
Собеседование у мэра города с вновь принимаемыми работниками |
9.00 |
Заседание комиссии по делам несовершеннолетних (Серков В.В.) |
8.30 |
Аппаратное совещание у мэра руководителей курируемых им отделов |
8.30 |
“Прямой провод” мэра с населением города |
|
|
8.30 |
Аппаратное совещание у мэра руководителей департаментов, управлений, комитетов, отделов Администрации |
10.00 |
Совещание с руководителями спортивных организаций |
9.00 |
Совещание у мэра города по реализации программы “Лицо города” |
10.00 |
Заседание административной комиссии (Хайсаров А.Ф.) |
14.15. |
Встречи мэра с руководителями предприятий, учреждений, общественных организаций города |
|
|
9.30 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра Хайсарова А.Ф. |
10.00 |
Cовещание с руководителями дорожных предприятий |
10.00 |
Заседание межведомственной комиссии по ценовой и |
10.00 |
Заседание комиссии по формированию муниципального заказа (Разумцев В.В.) |
16.00 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра, управляющей делами |
|
|
9.30 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра, директора ДЖКХ |
11.00 |
Совещание у мэра города по вопросам коммунального хозяйства |
|
тарифной политике (Разумцев В.В.) |
10.00 |
Заседание комиссии по вопросам градостроительства и земельных отношений (Хайсаров А.Ф.) |
|
Администрации города Новоселовой Р.А. |
|
|
10.00 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра Пшеничникова Н.Д. |
11.00 |
Заседание комиссии по торговле, общепиту и мелкорозничной сети (Пшеничников Н.Д.) |
10.00 |
Комиссия по распределению земельных участков для |
11.00 |
Совещание с руководителями МУ музыкальных и школ искусств |
|
|
|
|
10.00 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра Разумцева В.В. |
14.30 |
Совещание с руководителями строительных предприятий (Хайсаров А.Ф.) |
|
строительства гаражей и хозблоков |
14.00 |
Заседание комиссии по нарушениям градостроительного законодательства |
|
|
|
|
11.00 |
Аппаратное совещание у первого заместителя мэра Серкова В.В.
|
|
|
14.15 |
Заседание городской Думы |
14.20 |
Совещание по вопросам газификации города (Хайсаров А.Ф.) |
|
|
|
Вторая неделя |
8.30 |
Аппаратное совещание у мэра города |
10.00 |
Совещание с руководителями МУ культуры |
9.00 |
Заседание комиссии по делам |
8.30 |
Аппаратное совещание у мэра руководителей курируемых им |
8.30 |
“Прямой провод” мэра с населением города |
|
месяца |
9.30 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра Хайсарова А.Ф. |
10.00 |
Заседание комиссии по мелкорозничной торговле (Хайсаров А.Ф.) |
|
несовершеннолетних (Серков В.В.) |
|
отделов |
16.00 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра, управляющей делами |
|
|
9.30 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра, директора ДЖКХ |
10.00 |
Собеседование у мэра города с вновь принимаемыми работниками |
10.00 |
Комиссия по распределению земельных участков для |
10.00 |
Совещание с руководителями МП бытового обслуживания, торговли и общепита |
|
Администрации города Новоселовой Р.А. |
|
|
10.00 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра |
10.00 |
Совещание с руководителями дорожных предприятий |
|
строительства гаражей и хозблоков |
10.00 |
Заседание административной комиссии (Хайсаров А.Ф.) |
|
|
|
|
|
Пшеничникова Н.Д. |
10.30 |
Совещание с руководителями МП жилищно-коммунального хозяйства |
10.00 |
Заседание художественного Совета |
10.00 |
Заседание координационного Совета предпринимателей (Разумцев В.В.) |
|
|
|
|
10.00 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра Разумцева В.В. |
11.00 |
Совещание у мэра города по вопросам экономики и управлению муниципальным имуществом |
14.15 |
Заседания постоянных депутатских комиссий |
10.00 |
Заседание комиссии по вопросам градостроительства и земельных отношений (Хайсаров А.Ф.) |
|
|
|
|
11.00 |
Аппаратное совещание у первого заместителя мэра Серкова В.В. |
14.15 |
Совещание с руководителями МУ здравоохранения |
|
|
14.00 |
Заседание комиссии по нарушению градостроительного законода- тельства |
|
|
|
|
|
|
14.30 |
Совещание с руководителями строительных предприятий (Хайсаров А.Ф.) |
|
|
14.00 |
Совещание по вопросам газификации города (Хайсаров А.Ф.) |
|
|
|
|
|
|
15.00 |
Заседание лицензионной комиссии (Пшеничников Н.Д.) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
16.00 |
Заседание координационного совета автотранспортников (Разумцев В.В.) |
|
|
|
|
|
|
|
|
Понедельник
|
Вторник |
Среда |
Четверг |
Пятница |
|||||
|
Третья неделя месяца |
8.30 |
Аппаратное совещание у мэра города |
9.00 |
Заседание комиссии по распределению мест в детские дошкольные учреждения |
9.00 |
Заседание комиссии по делам несовершеннолетних (Серков В.В.) |
8.30 |
Аппаратное совещание у мэра руководителей курируемых им отделов |
8.30 |
“Прямой провод” мэра с населением города |
|
|
9.30 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра Хайсарова А.Ф. |
10.00 |
Собеседование у мэра города с вновь принимаемыми работниками |
10.00 |
Заседание межведомственной комиссии по ценовой и тарифной политике (Разумцев В.В.) |
9.30 |
Совещание с руководителями МУ дошкольного образования |
10.00 |
Заседание комиссии по регулированию транспортных услуг (Разумцев В.В.) |
|
|
9.30 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра, директора ДЖКХ |
10.00 |
Заседание комиссии по налогам (Разумцев В.В.) |
10.00 |
Заседание художественного Совета |
10.00 |
Заседание административной комиссии (Хайсаров А.Ф.) |
14.15 |
Встречи мэра с руководителями предприятий, учреждений, общественных организаций города |
|
|
10.00 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра Пшеничникова Н.Д. |
10.00 |
Совещание с руководителями дорожных предприятий |
10.00 |
Комиссия по распределению земельных участков для строительства гаражей и хозблоков |
10.00 |
Заседание комиссии по вопросам градостроительства и земельных отношений (Хайсаров А.Ф.) |
16.00 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра, управляющей делами Новоселовой Р.А. |
|
|
10.00 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра Разумцева В.В. |
11.00 |
Совещание у мэра города по вопросам коммунального хозяйства |
13.00 |
Прием избирателей депутатами городской Думы |
14.00 |
Заседание комиссии по нарушению градостроительного законодательства |
|
|
|
|
11.00 |
Аппаратное совещание у первого заместителя мэра Серкова В.В. |
14.30 |
Совещание с руководителями строительных предприятий (Хайсаров А.Ф.)
|
14.15 |
Заседание городской Думы |
14.20 |
Совещание по вопросам газификации города (Хайсаров А.Ф.) |
|
|
|
Четвертая неделя месяца |
8.30 |
Аппаратное совещание у мэра города |
10.00 |
Собеседование у мэра города с вновь принимаемыми работниками |
9.00 |
Заседание комиссии по делам несовершеннолетних (Серков В.В.) |
8.30 |
Аппаратное совещание у мэра руководителей курируемых им отделов |
8.30 |
“Прямой провод” мэра с населением города |
|
|
9.30 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра Хайсарова А.Ф. |
10.00 |
Совещание с руководителями дорожных предприятий |
10.00 |
Комиссия по распределению земельных участков для |
9.30 |
Совещание с руководителями МУ образования |
14.15 |
Встречи мэра с руководителями предприятий, учреждений, общественных |
|
|
9.30 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра, директора ДЖКХ |
10.00 |
Заседание комиссии по оплате труда работников муниципальных предприятий (Разумцев В.В.) |
|
строительства гаражей и хозблоков |
10.00 |
Заседание административной комиссии (Хайсаров А.Ф.) |
|
организаций города |
|
|
10.00 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра |
10.30 |
Совещание с руководителями МП жилищно-коммунального хозяйства |
10.00 |
Заседание художественного Совета |
10.00 |
Заседание рабочих групп Союза промышленников (Разумцев В.В.) |
16.00 |
Аппаратное совещание у заместителя мэра, |
|
|
10.00 |
Пшеничникова Н.Д.
Аппаратное совещание у |
11.00 |
Совещание у мэра города по вопросам экономики и управлению муниципальным имуществом |
14.15 |
Заседания постоянных депутатских комиссий |
|
|
|
управляющей делами Администрации города Новоселовой Р.А. |
|
|
|
заместителя мэра Разумцева В.В. |
14.15 |
Совещание с руководителями МУ здравоохранения |
|
|
14.00 |
Заседание комиссии по нарушению градостроительного |
|
|
|
|
11.00 |
Аппаратное совещание у первого заместителя мэра |
14.30. |
Совещание с руководителями строительных предприятий (Хайсаров А.Ф.) |
|
|
14.20 |
законодательства Совещание по вопросам газификации города (Хайсаров |
|
|
|
|
|
Серкова В.В.
|
|
|
|
|
|
А.Ф.) |
|
|
|
|
13.15 |
Заседание опекунского Совета (Серков В.В.) |
15.00 |
Заседание лицензионной комиссии (Пшеничников Н.Д.) |
|
|
|
|
|
|
Приложение № 2 к Регламенту Администрации города Кургана
РЕГЛАМЕНТ
приема граждан по личным вопросам должностными лицами Администрации города Кургана
|
№ п/п |
Фамилия, имя, отчество |
Занимаемая должность |
Дни приема |
Время приема |
Запись на прием (№ кабинета) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
1. |
Ельчанинов Анатолий Федорович |
Глава городского самоуправления - мэр города Кургана
|
второй и четвертый понедельник |
с 14.15 час. |
35 |
|
2. |
Серков Виктор Владимирович |
Первый заместитель мэра города, директор Департамента социальной политики
|
второй и четвертый вторник |
с 14.15 час. |
32, 76 |
|
3. |
Разумцев Виктор Владиславович |
Заместитель мэра города
|
второй, четвертый четверг
|
с 14.15 час. |
35 |
|
4. |
|
Заместитель мэра города, директор Департамента по управлению жилищно-коммунальным, дорожным хозяйством и благоустройству
|
первый и третий понедельник |
с 14.15 час. |
8, 32 |
|
5. |
Пшеничников Николай Дмитриевич |
Заместитель мэра города, директор Департамента муниципального имущества и потребительского рынка
|
вторник |
с 16 до 18 час. |
вход с торца здания (4-й этаж, приемная) |
|
6. |
Хайсаров Анатолий Фаридович |
Заместитель мэра города, директор Департамента развития городского хозяйства |
первый и третий четверг |
с 16 до 18 час. |
49 |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
7. |
Новоселова Руфина Александровна |
Заместитель мэра города, управляющая делами Администрации города Кургана
|
Четверг |
с 11 до 13 час. |
53 |
|
8. |
|
Председатель Финансово-Казначейского Комитета Администрации города
|
Понедельник |
с 15 до 18 час. |
ул.Климова, 63-а |
|
9. |
Светус Валентина Алексеевна |
Председатель Комитета экономической и промышленной политики, транспорта и связи Администрации города
|
Четверг |
с 15 до 18 час. |
18 |
|
10. |
Исакова Вера Федоровна |
Заведующая лицензионно-регистрационным отделом Администрации города |
Понедельник, Вторник, Четверг |
с 9 до 12 час. |
14 (вход с торца здания) |
Приложение N 3
к Регламенту Администрации города,
утвержденному распоряжением мэра
города от 20.02.2001 N 735-р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации города Кургана
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в Администрации города Кургана.
1.2. Основные положения Инструкции разработаны в соответствии со следующими нормативно-методическими документами:
- "Инструкция по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации" от 08.11.2000 г.N1234.
- "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", М., 1991.
1.3. Делопроизводство в Администрации города организуется с использованием автоматизированной системы “Клерк”, предназначенной для учета и сопровождения документов.
1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в Администрации города осуществляется общим отделом.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации города возлагается на их руководителей.
Ведение делопроизводства в подразделениях осуществляется общим отделом. Заведующий общим отделом руководит сотрудниками этого отдела, несет ответственность за выполнение возложенных на службу функций, а также осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в подразделении.
На общие отделы подразделений возлагаются следующие основные функции:
- прием и учет поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделениям, количеству документов, зарегистрированных в электронной базе, а также правильности их регистрации, передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
- контроль за прохождением документов в подразделении;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
- ввод в электронную базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;
- контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел подразделения;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в текущий архив, Государственный архив;
- ознакомление сотрудников подразделений с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений) Президента РФ, актов (постановлений и распоряжений) Правительства РФ, актов (постановлений) областной Думы, актов (постановлений, распоряжений) Администрации области, актов (постановлений, распоряжений) Администрации города, другими документами и информационными материалами, поступившими в подразделение;
- организация использования в подразделении средств копировальной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;
- подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача.
1.6. При работе с документами в Администрации города не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей инструкцией.
1.7. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.8. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.9. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей.
1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать через общий отдел находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.
1.11. При увольнении или переходе на работу в другие подразделения сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в общий отдел.
1.12. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения, в общий отдел. По распоряжению руководителя подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется заместитель мэра города, управляющая делами и заведующая общим отделом Администрации города.
1.13. Переписка между подразделениями в Администрации города запрещается, за исключением случаев, определенных указаниями руководителей Администрации города.
1.14. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется только через отдел информационной политики, изучения общественного мнения и связей с общественностью.
1.15. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому руководителю структурного подразделения под расписку заведующей общим отделом подразделения.
1.16. Сотрудники Администрации города несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.17. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции
2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции в Администрацию города производится в общем отделе. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку “Вручить лично” вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе, второй приобщается к поступившему материалу, а третий - направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурным на посту Администрации города.
2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N1 к настоящей Инструкции.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются только один раз: входящие и исходящие - в день получения или отправки - постановления, распоряжения в день подписания или утверждения.
2.3. Регистрация поступивших документов производится в общем отделе с вводом информации о них в систему “Клерк”.
На зарегистрированных документах в нижней левой части оборотной стороны последнего листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер, а также количество листов основного документа и количество листов приложения к нему. Здесь же указываются фамилия и инициалы руководителя, которому направляется документ.
При регистрации поступившего документа в системе “Клерк” в регистрационную карточку вводятся необходимые данные о документе и одновременно печатаются учетные карточки документа (в двух экземплярах), одна вместе с документом направляется по назначению, другая остается в картотеке общего отдела.
В графе "входящий документ" указывается дата получения документа общим отделом Администрации города, порядковый номер, присвоенный документу общим отделом.
В графе "корреспондент" пишется полное название организации, предприятия, учреждения, фамилия, имя, отчество руководителя. В графе "номер поступившего документа" указывается номер, присвоенный документу отправителем.
В графе "содержание" пишется заголовок или краткое содержание поступившего документа. Резолюция полностью переносится на карточку. Указывается автор и дата резолюции. Общий отдел делает в карточке отметку об отправлении (кому направлен документ и дата отправления).
Запись об исполнении документа состоит из отметки о решении вопроса по существу, даты, номера дела по номенклатуре.
На лицевой стороне вверху карточки, над датой получения документа, пишется информация о поступившем ответе, дата и номер ответного документа. Запись производится общим отделом.
Карточка используется для записей, отражающих движение документов.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе “Клерк” не менее 5 лет.
2.4. Распределение входящей корреспонденции осуществляется общим отделом в соответствии с распределением обязанностей между мэром города, его заместителями, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений.
Обращения граждан передаются по назначению в общий отдел.
Документы с грифом “Для служебного пользования” регистрируются в общем отделе.
В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки. Пакет с корреспонденцией с пометкой “Вручить лично” вскрывается самим адресатом или уполномоченным им мэром.
Зарегистрированные документы, а также нерегистрированные документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Документы, поступившие непосредственно работникам Администрации города, должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в общий отдел.
Все документы, в том числе, рассмотренные мэром города и его заместителями, направляются для исполнения в подразделения только через общий отдел, где производится переотметка документов. Все отметки о дальнейшем прохождении и исполнении документов фиксируются в регистрационных карточках.
Если документ подлежит возврату, то на нем в правом верхнем углу первой страницы делается отметка "подлежит возврату".
Ответственность за делопроизводство в подразделениях Администрации города возлагается на лиц, специально закрепленных руководителями данных подразделений. Прием и учет, поступивших в подразделение документов, ведется в журналах установленной формы.
Руководители подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручение исполнителям дается в форме резолюции. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документы передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, направляется подлинник документа с оригиналом поручения.
Документ списывает в дело должностное лицо, давшее поручение.
3. Организация работы с документами в подразделениях
3.1. Корреспонденция, поступившая на имя мэра города, рассматривается, анализируется и направляется в департаменты, управления, отделы для проработки, подготовки.
Все документы, рассмотренные мэром города и его заместителями, направляются для исполнения в подразделения только через общий отдел. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделения (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в общий отдел.
3.2.Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через общий отдел в следующем порядке:
переадресация документов с поручениями мэра города, заместителей мэра города производится с разрешения руководителя, давшего поручение;
переадресация документов, направленных после регистрации непосредственно в департаменты и отделы, производится по договоренности между руководителями подразделений либо по согласованию с заместителем мэра, курирующим вопросы подразделения, которому переадресовывается документ.
При переадресации документа общим отделом на оборотной стороне последнего листа основного документа указывается фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ.
3.3. В подразделениях учет поступления документов ведется в электронных карточках и в журналах установленной формы.
О поступивших в подразделение документах докладывается руководителю подразделения. Общим отделом в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.
3.4. Руководители подразделений рассматривают документы в следующем порядке:
документы, поступившие с 10.00 до 17.00 текущего рабочего дня рассматриваются по мере их поступления;
документы, поступившие в подразделения после 17.00 рабочего дня рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня.
Поступившие в подразделения документы с резолюцией мэра города “Срочно переговорить”, “Срочно принять меры” рассматриваются руководителем подразделения (лицом, его замещающим) в течение трех часов после их поступления.
Руководитель подразделения дает указания непосредственным исполнителям по организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланке.
Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятся общим отделом в электронные и учетные карточки. После чего документы передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя подразделения.
3.5. Общий отдел контролирует прохождение документов и информирует об этом руководителей Администрации.
3.6. Исполнители не реже одного раза в неделю докладывают о ходе исполнения документов заведующим отделов и регулярно представляют информацию об этом в общий отдел, где вносят соответствующие данные в электронные и устные карточки документов.
3.7. Количественному учету в Администрации города подлежат все входящие и исходящие документы, а также обращения граждан.
В общем отделе при приеме или отправке - учет объема входящих и исходящих документов, учет количества постановлений, распоряжений по основной деятельности,приватизации жилья.
В управлении персоналом - учет распоряжений по личному составу руководителей муниципальных предприятий и учреждений. Учет распоряжений по личному составу работников Администрации города и ее структурных подразделений производит заместитель мэра города, управляющая делами Администрации города.
Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителям в общий отдел для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
4. Реквизиты документов
4.1. При оформлении документов используются реквизиты:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дата;
- индекс;
- место принятия акта;
- ссылка на индекс и дату входящего документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- печать;
- виза.
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.
4.2. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.
Бланки документов
Документы Администрации города оформляются на бланках установленного образца форматов А4 (210 х 297) и А5 (210 х 148).
Постановления Администрации города и распоряжения мэра города оформляются на специально разработанных для этих видов документов бланках (приложения N 2, 3).
На формате А5 (210х148) оформляются бланки-визовки, для ежедневного пользования мэром города, его заместителями и заместителем мэра города, управляющим делами Администрации города:
"Глава городского самоуправления, мэр города Кургана" (приложение N 4);
"Заместитель мэра города Кургана" (приложение N 5);
"Первый заместитель мэра города Кургана, директор Департамента социальной политики" (приложение N 6);
"Заместитель мэра города, директор Департамента по управлению жилищно-коммунальным, дорожным хозяйством и благоустройству" (приложение N 7);
"Заместитель мэра города, директор Департамента муниципального имущества и потребительского рынка" (приложение N 8);
“Заместитель мэра города, директор Департамента развития городского хозяйства” (приложение N9)
"Заместитель мэра города, управляющий делами Администрации города Кургана" (приложение N 10).
Письма оформляются на бланках:
- Администрация города Кургана (приложение N 11);
- Департамент муниципального имущества и потребительского рынка (приложение N 12);
- Департамент социальной политики (приложение N 13);
- Департамент по управлению жилищно-коммунальным, дорожным хозяйством и благоустройству (приложение N 14).
- Департамент развития городского хозяйства (приложение N15).
- Управление персоналом (приложение N 16);
- юридический отдел (приложение N 17);
- лицензионно-регистрационный отдел (приложение N 18);
- финансово-казначейский Комитет (приложение N 19);
- отдел жилищной политики и строительства Департамента развития городского хозяйства (приложение N 20);
- отдел архитектуры и градостроительства Департамента развития городского хозяйства (приложение N21);
- инспекция государственного архитектурно-строительного надзора Департамента развития городского хозяйства (приложение N22);
- отдел образования Департамента социальной политики (приложение N23);
- отдел здравоохранения Департамента социальной политики (приложение N24);
- отдел по делам культуры, спорта и молодежи Департамента социальной политики (приложение N25).
- отдел опеки, попечительства и защиты прав несовершеннолетних Департамента социальной политики (приложение N26).
Бланки являются отчетными документами. Каждый вид бланков имеет единый порядковый номер. Учет и хранение бланков обеспечиваются в Администрации и Департаментах заведующей общим отделом. Выдаются они по мере необходимости под личную подпись.
Исполнители, получившие бланки, несут ответственность за их сохранность и правильность использования.
При переписке внутри аппарата Администрации города бланк не используется.
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля.
Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать с помощью средств оперативной полиграфии.
Первый экземпляр правовых актов должен быть оформлен только на белой бумаге шрифтом размером 14 кегля и выведен на лазерном принтере или ширным шрифтом.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф секретности или пометка “Для служебного пользования” с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
Заголовок к тексту документа
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже (“Об отмене..., “Об организации...”, “О состоянии...”, “О некоторых вопросах...”. Если после заголовка идет ссылка на N, то последняя строка заголовка подчеркивается.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст документа
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Подпись
Подпись документа является обязательным реквизитом любого подлинного документа, в том числе и документа, являющегося приложением. Подписание документов производится в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Администрации города.
В подпись включается:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка личной подписи.
Инициалы имени ставятся перед фамилией.
Протоколы, финансовые и некоторые планово-отчетные документы имеют две подписи.
Внутренние документы информационно-справочного и аналитического содержания подписываются исполнителями.
Документы, направляемые в Администрацию Президента РФ, Правительства РФ, Государственную Думу, Совет Федерации, Аппарат полномочного представителя Президента РФ в Уральском Федеральном округе, Главному Федеральному инспектору по Курганской области, подписываются мэром города Кургана, в Курганскую областную Думу, Администрацию области, депутатам всех уровней - подписываются мэром города Кургана, либо его заместителями, или зам.мэра города, управляющим делами Администрации города.
Документы, направляемые другим организациям, подписывают мэр города Кургана, его заместители, зам.мэра города, управляющий делами Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города.
Письма на бланках "Администрация города" подписываются мэром города Кургана, его заместителями, заместителем мэра города, управляющей делами Администрации города.
Если должностное лицо, подпись которого указана в проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (если письмо отпечатано не на бланке, то подписи заверяются печатями).
Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите “Подпись” печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи в реквизите “Подпись” располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Дата
Датой документа является дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая словесно-цифровым способом (например: 20 марта 1997 года) либо цифровым способом, тремя парами арабских цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 12.01.2001). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датировании правовых актов, записок, справок, финансовых и других служебных документов. Цифровой способ датирования используется при оформлении резолюций, виз, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях.
Если число месяца или порядковый номер месяца в году является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль. Например: 01.04.2001. Все проставляемые на документе отметки обязательно датируются (резолюции, визы, отметки о регистрации и т.д.).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Индекс (номер) документа
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.
Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии
приложения
Многострочные реквизиты “Гриф утверждения”, “Гриф согласования”, слово “ПРИЛОЖЕНИЕ” со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.
Слова “УТВЕРЖДЕНО”, “ОДОБРЕНО”, “СОГЛАСОВАНО”, “ПРИЛОЖЕНИЕ” отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочными интервалами (остальные строки реквизита печатаются через 1 интервал).
Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
Визы
Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.
Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа в нижней его части.
Письма визируются на экземплярах, остающихся в Администрации города, на лицевой стороне последнего листа документа.
Резолюция
Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.
Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Фамилия исполнителя и номер его телефона
Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.
Идентификатор электронной копии документа
Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на последней странице документа в левой части нижнего поля размером N8.
4.3.Составление текста служебных документов
Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения. Текст документа должен быть кратким,точным, не допускающим различных толкований. При подготовке текстов документов следует использовать форму изложения от первого лица единственного числа - в распорядительных документах (приказах, распоряжениях), например: "Приказываю", "Предлагаю" и от третьего лица единственного числа и первого лица множественного числа, если автором документа является коллегиальный орган (например, "Комиссия просит рассмотреть вопрос...". "Просим рассмотреть вопрос ...").
При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) их следует нумеровать арабскими цифрами.
Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1).
Пункты нумеруют в пределах раздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1.). Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.1.3).
В текстах документов рекомендуется употреблять дату в таком варианте: 03.12.2001.
При ссылке в тексте на другой документ необходимо соблюдать следующую последовательность: наименование документа, наименование органа, издавшего документ, дата (издания, подписания, утверждения), номер (без предлога "за"), заголовок к тексту. Например:
"В соответствии с Постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 29 января 1992 г. N 66 "Об ускорении приватизации государственных и муниципальных предприятий".
Документы, составляемые на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них или иметь в конце приписку "Основание" с указание наименования, даты, номера и заголовка документа.
4.4. Решение.
Решение - акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов.
Проекты решений должны иметь следующие реквизиты: наименование органа, издающего решение (если решение издается совместно несколькими органами, указываются наименования их всех); графу для проставления даты и номера решения; место издания; заголовок к тексту (краткую формулировку содержания);
текст решения, подписи; визы; приложения (если они имеются).
Текст проекта любого решения, как правило, должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые решением действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть решения излагается в повелительной форме. Она должна начинаться с наименования органа, принимающего решение, с последующим словом РЕШИЛ(А), и т.д.
Слово РЕШИЛ(А) должно печататься без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).
Распорядительная часть может делиться на пункты, если решение предписывает несколько различных по характеру действий.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.
В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу. Должность исполнителя, структурное подразделение, название организации, фамилия исполнителя пишутся в дательном падеже.
Проект решения независимо от того, каким органом принимается должен быть завизирован составителем и руководителем структурного подразделения, вносящего проект решения.
Требования по оформлению проектов решений городской Думы утверждены регламентом Думы.
Образец общего вида решения Думы:
Российская Федерация
Курганская область
КУРГАНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
РЕШЕНИЕ
от “____” __________________ № ______
Курган
О бюджете города Кургана на 2001 год
Руководствуясь статьей 23 Устава муниципального образования города Курган, Курганская городская Дума р е ш и л а:
1. Бюджет города Кургана на 2001 год утвердить по доходам в сумме __ рублей, по расходам в сумме рублей.
Глава городского самоуправления,
мэр города Кургана А. Ельчанинов
4.5. Постановление.
Постановления Администрации города издаются по вопросам нормативного характера. Проекты постановлений должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных постановлений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего постановления.
Постановления Администрации города и распоряжения мэра имеют следующие реквизиты:
- “Российская Федерация”;
- “Курганская область”;
- наименование органа, издавшего документ - Администрация города Кургана;
- наименование вида акта - постановление Администрации города Кургана, распоряжение мэра города Кургана.
- дата, место принятия правового акта, его регистрационный номер.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается центрованным способом. Отделяется от наименования вида акта как правило двумя межстрочными интервалами.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака “N” и порядкового номера документа, например: N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква “р”, например: N 123-р
Место издания отделяется от реквизитов “Дата” и “Номер” двумя межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с одинарным межстрочным интервалом и выделяется полужирным шрифтом. Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.
Текст печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границе текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,2 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания постановления. Если основанием к изданию постановления является законодательный, нормативный или распорядительный документ вышестоящего органа или должностного лица, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер,заголовок. Если проект постановления подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного постановления, то в констатирующей части указываются дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого постановления. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Преамбула в проектах постановления Администрации завершается словами Администрация города Кургана п о с т а н о в л я е т:. Последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение постановления предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания) или при разбивке этого действия или задания на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта постановления содержит только одно задание (одну работу) и с одним конкретным сроком исполнения.
Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты (подпункты) распорядительной части проекта постановления должны нумероваться только арабскими цифрами.
При составлении проекта постановления необходимо:
- увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
- излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
- намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
- обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, объединений, предприятий, организаций и учреждений;
- указывать структурные подразделения и должностные лица, на которые возлагается контроль за исполнением данного постановления.
При подготовке проекта постановления необходимо не допускать дублирования ранее изданных актов, указывать акты, подлежащие отмене, утратившие силу в части.
Проект постановления долен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. В тексте проекта постановления нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования.
При наличии приложений к распоряжению, постановлению Администрации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов: Мэр города Кургана, инициалы имени и фамилия. Слова Мэр города Кургана печатаются от левой границы текстового поля, а инициал имени и фамилия мэра города печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам постановлений, распоряжений печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжений, постановлений.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка “согласно приложению”, то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово “ПРИЛОЖЕНИЕ”, ниже через 1,5 интервала дается ссылка на постановление или распоряжение Администрации города. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N2
к постановлению Администрации
города Кургана
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см. Длина черты 2-3 см.
При наличии в тексте акта формулировки “Утвердить” (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово “УТВЕРЖДЕНО” или “УТВЕРЖДЕНA” со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации
города Кургана
Слова “УТВЕРЖДЕНО” и “УТВЕРЖДЕН” согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1) . Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Администрации города. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Проекты постановлений (кроме постановлений по личному составу) должны, как правило, завершаться пунктом о возложении контроля за их исполнением, иметь заголовок, тщательно редактироваться и печататься на общих или специальных бланках.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образец
Российская Федерация
Курганская область
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от “____” __________________ г. N_ _____
Курган
О льготах при оплате электрической энергии
На основании предложения МУП “Городские электрические сети” в связи с празднованием 55-летия Победы в Великой Отечественной войне Администрация города Кургана п о с т а н о в л я е т:
1. Установить с 1 октября ...
2. Порядок предоставления льготы осуществляется ...
Мэр города Кургана А.Ельчанинов
4.6. Распоряжение.
Распоряжения мэра города издаются по вопросам правоприменения и организации деятельности Администрации города.
Подготовка и оформление распоряжений производится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления постановлений.
Текст проекта распоряжения, как правило, начинается преамбулой, раскрывающей цели или причины его издания. Часть текста, в которой перечисляются предписываемые действия, излагается в повелительной форме, краткими, точными фразами.
Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его исполнением на соответствующее структурное подразделение или должностное лицо.
Образец
Российская Федерация
Курганская область
ГЛАВА ГОРОДСКОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, МЭР ГОРОДА КУРГАНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от “___” _______________ г.N _______
Курган
О ремонте жилого дома по ул.Советская, 140
В связи с необходимостью устранения ....
1.
2.
3.
Мэр города Кургана А.Ельчанинов
rasp12
4.7. Приказ
Приказ департаментов печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N14.
Приказ имеет следующие реквизиты:
Наименование органа - Администрация города Кургана, департамент
Название вида документа - приказ
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака “N” и порядкового номера приказа, например: от 15 июня 1999 г. N 621.
Заголовок (оформляется при необходимости) должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:
О порядке подготовки и оформления документов
в Администрации города Кургана
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами “в целях”, “в соответствии”, “во исполнение” и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом “п р и к а з ы в а ю:”, которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то последний пункт распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами “Признать утратившим силу...”.
В приказ не следует включать пункт “Приказ довести до сведения ______”. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Приложения к приказам оформляются аналогично приложениям к постановлению (распоряжению) Администрации города.
Визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату.
Место расположения виз аналогично их расположению на постановлениях Администрации города.
Подпись состоит из слов “Директор Департамента, инициала имени и фамилии директора Департамента.
Слова “Директор Департамента” печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал.
Слова “Директор Департамента” печатаются от левой границы текстового поля, а слова “Администрации города Кургана” по центру относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия директора Департамента печатаются от правой границы текстового поля.
Образец
Российская Федерация
Курганская область
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА
ДЕПАРТАМЕНТ СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ
П Р И К А З
от “____” ___________ г. N ____
О порядке использования средств компьютерной,
копировально-множительной техники в Департаменте
социальной политики Администрации города Кургана
В целях упорядочения использования средств компьютерной, копировально-множительной техники в Департаменте социальной политики Администрации города Кургана п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке использования средств компьютерной, копировально-множительной техники, установленных в Департаменте социальной политики Администрации города Кургана.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заведующую общим отделом Департамента социальной политики.
Директор Департамента социальной политики
Администрации города Кургана И.Фамилия
4.8. Инструкция.
Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные вопросы деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц.
В текст инструкции включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности организаций и должностных лиц.
Текст инструкции начинается с раздела "Общие положения", в котором могут указываться цели и причины издания инструкции, область распространения, основание для разработки и другие сведения общего характера.
Текст инструкции может быть типовым, если в инструкции изложены правила для групп однородных учреждений в определенной сфере деятельности.
Инструкция должна быть утверждена руководителем организации или соответствующим организационно-распорядительным документом. При утверждении инструкции руководителем гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование учреждения), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Если инструкция утверждается организационно-распорядительным документом (приказом), то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования документа, утвердившего инструкцию (включая наименование учреждения), и даты.
4.9. Положение.
Положение - акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы городской Думы, Администрации города, ее структурных подразделений, комиссий, групп, внебюджетных и целевых фондов.
В соответствии с действующей Унифицированной системой организационно-распорядительной документации в Положении должны быть предусмотрены следующие разделы:
- Общие положения;
- Основные задачи;
- Функции;
- Права и ответственность;
Так, например, в положении о структурном подразделении Администрации города в разделе “Общие положения” указывается точное название подразделения, на основании какого документа образован, определяется его место в организационной структуре, в чьем непосредственном подчинении оно находится, кем возглавляется.
Устанавливается порядок назначения на должность и освобождения от должности его руководителя. Должна быть приведена также внутренняя структура подразделения, распределение функций между частями подразделения, указание их подчиненности и взаимодействия. Устанавливается порядок утверждения структуры и штатов подразделения. Приводится перечень основных нормативных документов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности.
Раздел “Основные задачи” содержит формулировку основных задач подразделения, пространство его управленческого воздействия, которое обеспечивает достижение общих целей, стоящих перед подразделением.
Раздел “Функции” является основным разделом положения. В нем должны быть отражены основные функции и виды работ, которые необходимо осуществить, чтобы выполнить сформулированные выше задачи, причем наиболее эффективным и экономичным способом. Проводятся анализ и рационализация информационных связей и документопотоков; уточняется роль подразделения в подготовке проходящих через него документов; устанавливается круг вопросов, по которым подразделение принимает решения самостоятельно.
Раздел “Права и ответственность” основывается на материалах предыдущих разделов. В нем устанавливается компетенция подразделения, и закрепляются права, необходимые для выполнения соответствующих функций, в том числе и право на издание определенных актов и подготовку определенных документов, определяется мера ответственности за их выполнение в полном объеме и надлежащим образом.
Права подразделения осуществляются его руководителем, а также другими должностными лицами, которым он передает часть своих полномочий.
4.10. Протокол.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Протоколы печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размером N14.
Протокол имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - протокол.
Вид заседания, совещания, например:
совещания у заместителя мэра города Кургана
И.И.ФАМИЛИЯ
При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:
наименование вида документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N17 и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами (24 пт), печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания у заместителя мэра.
Печатается через 2 межстрочных интервала (24 пт) после реквизита “вид заседания, совещания”, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала (24 пт) ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола совещания состоит из знака N, инициалов имени и фамилии председательствовавшего, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например: N ВР-21.
Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.
Дата и номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и подчеркиваются.
Например: от 10 января 2001 г. N 4
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово “ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ” печатается центрованно прописными буквами, под ним 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже - должность председательствовавшего, затем 1,5 интервалами (18 пт) ниже - также центрованно инициалы и фамилия прописными буквами.
Слово “Присутствовали” печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие - “Присутствовали:”. Затем 1-2 межстрочными интервалами (12-24 пт) ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (межстрочный интервал -1). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, например: заместители мэра города Кургана, ответственные работники Администрации города.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога “О” (“Об”), которое печатается центрованно шрифтом размером N15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт) и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и Фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Образец
П Р О Т О К О Л
совещания у заместителя мэра города
И.П.ИВАНОВА
Курган
от 21 января 2001 г. N ИИ-22 пр
Присутствовали:
Заведующая отделом экономической
политики - В.И.Петрова
Заместитель заведующего - А.Л. Сидорова
и т.д.
1. О мерах по усилению межведомственной координации
и контроля за финансовыми и товарными потоками...
(Сидорова, Иванов, Петров)
1. Принять к сведению информацию отдела ,,,(Н.Н.Николаева)
по данному вопросу.
2. Разработать мероприятия до 1 мая 2001 г. .........
Заместитель мэра города Кургана И.Иванов
4.11. Акт.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.
Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание актируемого факта или события, например: "Проверка финансово-хозяйственной деятельности объединения...".
Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта при перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются должности, название организации, где они работают, инициалы и фамилии. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
В констатирующей части акта должны излагаться цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться установленные факты, события.
При необходимости допускается заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт.
В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения, которые помещаются перед ссылкой на приложение к акту или перед подписями, если приложений к акту нет.
Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов.
При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.
Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий или состояний.
Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
Оформление актов
Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги шрифтом размером N14 и имеет следующие реквизиты:
Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта. Гриф утверждения включает слово “УТВЕРЖДАЮ”, которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.
Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.
Слово “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочным интервалам (18 пт).
Наименование виде документа - АКТ. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт), печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.
Номер оформляется арабскими цифрами и печатается после слова “АКТ” на той же строке.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт), печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос о чем составлен акт, например:
О выделении к уничтожению документов и дел,
не подлежащих дальнейшему хранению
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (36 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт).
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.
Вводная часть текста акта начинается словом “Основание:”, после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже.
С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово “Составлен”, ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии, например:
Составлен: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.
или
Составлен:
Председатель Фамилия И.О.
Члены комиссии: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.,
Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.
В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.
Например:
Составлен в двух экземплярах:
1-й экземпляр - общий отдел
2-й экземпляр - Департамент социальной политики.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт).
Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, например:
Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии подпись И.О.Фамилия
подпись И.О.Фамилия
Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой “Замечания прилагаются”.
Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к нему.
Образец
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель мэра города,
управляющая делами
Администрации города
подпись Р.Новоселова
дата
А К Т N ____
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих дальнейшему хранению
Основание: (название документа, его дата и номер).
Составлен: (инициалы и фамилии лиц, составивших акт).
Присутствовали: (инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта).
Руководствуясь перечнем документов, подлежащих хранению до одного года, отобрали подлежащие к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:
_________________________________________________________
(наименование подразделения)
|
NN пп |
Год |
Заголовок и номер дела |
Количество дел |
N статьи по перечню |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
Итого за _____ год в акт N ____ внесено ___________ дел
(прописью)
(подписи лиц, составивших
________________________
акт)
_________________________
Документы сданы на переработку ______________________________
(подпись лица, уничтожившего документы)
4.12. Извещение.
Извещение о заседании, совещании, конференции - документ, информирующий о предстоящем мероприятии с предложением принять в нем участие.
Текст извещения должен содержать сведения о времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения.
Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В обращение должны входить фамилия, имя и отчество лица, которому посылается извещение.
В текст извещения может включаться просьба о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии, если извещение адресуется учреждению.
4.13. Докладная записка.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с исполнением поручения вышестоящего органа, под заголовком под чертой в скобках указываются дата и номер поручения.
Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Докладные записки, направляемые в вышестоящий орган, должны быть подписаны руководителем учреждения и иметь индекс (номер).
Предложение - разновидность докладной записки, содержащее перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Подготовка и оформление предложения должны производиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления докладной записки.
4.14. Служебное письмо.
Письмо, как правило, состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства и заключения. Во введении указываются причины, вызвавшие письмо; в доказательствах приводятся факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами и ссылками; в заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание получателя письма, могут использоваться и другие схемы составления текста, в которых какой-либо из перечисленных логических элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Письмо имеет следующие реквизиты:
Дата - оформляется словесно-цифровым способом.
Исходящий номер в письмах за подписью руководства Администрации города состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года.
В письмах, подписанных руководителем подразделения, исходящий номер состоит из индекса подразделения и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например: 02-15.
Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами (36 пт) ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочными интервалами (18 пт).
Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав адресата входит наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - инициалы и фамилия лица.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:
Администрация Курганской области
При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже: например:
Курганская областная Дума
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.
При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Председателю Курганской
областной Думы
И.О.Фамилия
Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:
Ректору Московской государственной
медицинской академии
профессору И.О.Фамилия
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:, например:
Руководителям структурных
подразделений Администрации города
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:
Иванову П.П.
640000, г.Курган, ул.Перова,
д.8, кв.15
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово “Копия(и)” не указывается.
Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.
При необходимости рассылки копий письма подразделениям Администрации города наименования подразделений приводятся в указателе рассылки, прилагаемом к письму независимо от количества адресатов.
Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал, последняя строка заголовка подчеркивается, если далее следует ссылка на N.
Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длинной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала (18 пт).
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от 3 лица единственного числа (Департамент представляет и т.д.).
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый _______________ !
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Слово “Приложение” отделяется от текста 1,5-2 межстрочными интервалами, печатается с красной строки и подчеркивается. После слова “Приложение” ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.
Если письма оформляются на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициал имени и фамилию:
Директор Департамента И.Петров
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным интервалом 1,5 (18 пт), например:
Начальник Департамента Начальник Управления
государственной службы и кадров делопроизводства и архива
подпись И.Фамилия подпись И.Фамилия
Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Образец
Российская Федерация
Курганская область
АДМИНИСТРАЦИЯ Курганская областная
Дума
ГОРОДА КУРГАНА
“____”__________ г.
N_________
Курган
О внесении проекта Закона
Курганской области “О земле”
В соответствии .......................................................................................................................................
Приложения: 1. Текст .... на 3 л.
2. Пояснительная записка на 2 л.
Мэр города Кургана А.Ельчанинов
Телеграммы печатаются согласно установленной форме. Текст телеграммы излагается кратко без переноса слов, абзацев, исправлений. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указывается должность, инициалы имени и фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Исходящий номер на телеграмму проставляется в общем отделе.
5. Организация работы с обращениями граждан в
Администрации города
5.1. В Администрации города организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных предложений, заявлений и жалоб (далее - обращений) граждан осуществляется общим отделом.
5.2. Письма (телеграммы) граждан, адресованные мэру города, его заместителям, зам. мэра, управляющему делами, а также переданные с личного приема (кроме имеющих пометку "Лично") вскрываются, прочитываются, аннотируются, проверяются на повтор. Конверты от писем граждан, сохраняются и прикладываются к обращениям.
Делается отметка о количестве вложенных листов.
На лицевой стороне первого листа письма (телеграммы) в правом верхнем углу проставляется штамп с указанием даты его поступления, а в правом нижнем углу - регистрационный номер, состоящий из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера письма в течение календарного года (например Д-401).
В случае повторного обращения автора по одному и тому же вопросу в текущем году, присваивается первоначальный номер текущего года (например Д-401 (п) 97 г.), если были обращения в прошлые годы, то присваивается очередной номер текущего (например Д-402 (п) 96 г.; Д-402 (п) 95 г. - индекс (п) означает повтор).
5.3. Регистрация обращений осуществляется в общем отделе в автоматизированной системе путем заполнения регистрационной карточки с указанием регистрационного номера, даты поступления, фамилии и инициалов заявителя, его категории (инвалид, мать-одиночка, вынужденный переселенец и т.д.), названия коллектива, общественного объединения, адреса, тематики, типа и характера обращения, аннотации и в дальнейшем - результатов рассмотрения. Одновременно оформляется алфавитная карточка для справочной картотеки.
Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.
Если поручение по обращению дано нескольким должностным лицам или подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует должностное лицо или подразделение, указанное в резолюции первым.
Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного подразделения в другое производится через общий отдел с учетом требований пункта 3.2 настоящей Инструкции.
5.4. Обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца (если не указан срок) со дня регистрации в общем отделе, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не более 15 дней со дня их регистрации в общем отделе.
Решения по обращениям граждан, исполнение которых невозможно в установленные законом сроки, ставятся руководителями администрации, давшими поручение, на дополнительный контроль, но не более чем на месяц, с уведомлением заявителя.
В случае необходимости, указанный срок может быть продлен до окончательного решения вопроса при наличии письменного обоснования.
5.5. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и приняты необходимые меры, заявителям дан ответ в письменной или устной форме. В ответах в вышестоящие органы указывается кем, когда и в какой форме извещен заявитель.
Об уведомлении автора письменного обращения в устной форме исполнителем делается запись в правом нижнем углу первого листа письменного обращения, либо на отдельном листе с указанием даты уведомления.
Документы, связанные с рассмотрением обращений граждан, а также ответы, списанные в "Дело" руководителями Администрации города, давшими поручения, направляются в общий отдел для корректировки базы данных автоматизированной системы и оформления дел в текущий архив.
5.6. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных исполнителям, осуществляют заместители мэра, давшие поручения.
5.7. Прием посетителей и запись их на личный прием к мэру города, его заместителям, зам.мэра, управляющему делами осуществляют работники общего отдела ежедневно, кроме выходных дней, согласно утвержденному графику.
Порядок учета и работы с устными предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется аналогично письменным.
5.8. Общий отдел ведет анализ и обобщение характера поступающей корреспонденции, систематически готовит данные о сроках их рассмотрения, а также представляет справочно-информационный материал по законченным делопроизводством обращениям граждан.
5.9. Запрещается использование и распространение сведений о частной жизни лица, ставших известными в связи с рассмотрением обращения, без его согласия.
5.10. Обращения граждан и ответы на них хранятся в текущем архиве общего отдела в течение пяти лет, после чего, по заключению экспертной комиссии Администрации города, уничтожаются. Справки, статистический отчет подлежат постоянному хранению.
6. Формирование дел, передача их в архив,
использование архивных документов
6.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.
Номеклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием срока их хранения (приложения N27,28).
6.1.1. Номенклатура дел структурных подразделений Администрации города сводятся в единую (сводную) номенклатуру дел Администрации города. В сводную номенклатуру дел должны включаться все документы, образующиеся в деятельности этих подразделений.
6.1.2. Организационно-методическое руководство разработкой сводной номенклатуры дел осуществляет общий отдел Администрации города.
6.1.3. Номенклатура дел подразделения Администрации города на следующий год разрабатывается до 15 декабря текущего года и после согласования с заведующей общим отделом Администрации города и архива подписывается руководителем подразделения.
6.1.4. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом на основании номенклатуры дел подразделений, подписывается заведующей общим отделом, утверждается зам.мэра, управляющей делами и передается на согласование в экспертную архивную комиссию.
После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации города в подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.
6.1.5. Номенклатура дел составляется в соответствии с "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (М. 1989г), штатным расписанием Администрации города и оформляется согласно ГОСТУ 6.38-90. Датой номенклатуры дел является дата ее утверждения. Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера в его пределах.
Наименование дел в пределах структурного подразделения располагается по степени их значимости.
6.1.6. Заголовки включаемых в номенклатуру дел должны точно определять вид документа и вопросы деятельности структурных подразделений Администрации города, а также давать сведения об авторе документа, корреспондентах, датах событий, о подлинности или копийности документов дела.
6.1.7. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.
6.1.8. В течение календарного года с разрешения заведующей общим отделом в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
В случае изменения структуры Администрации города в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, вплоть до ее нового составления, согласования, утверждения.
6.1.9. Сводная номенклатура дел Администрации города в конце каждого календарного года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
6.2. Формирование дел.
6.2.1. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии с номенклатурой дел.
6.2.2. Формирование в дела подлежат только исполненные документы одного календарного года, кроме переходящих дел (личные дела работников Администрации города, руководящих работников комитетов, управлений и отделов).
6.2.3. Включаемые в дела документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Не допускается включать в дела черновики, размноженные копии документов, а также подлежащие возврату документы.
Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела. Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.
Документы подшиваются в дела переписки того календарного года, в котором решен вопрос.
В каждом деле должно быть сброшюровано не более 150 листов.
6.2.4. Предложения, заявления и жалобы граждан и переписка по ним формируются в дела за период календарного года по порядковым номерам.
6.2.5.Переписка систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом -запросом. Переписка с правительственными органами, министерствами, областной Думой, отделами Администрации области, органами местного самоуправления формируется по основным вопросам деятельности в пределах одного календарного года.
6.2.6. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов.
Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова, сложные синтаксические обороты, не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований. Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел.
6.2.7. Начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем, конечная дата - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящего документа, дата справки подразделения, дата соответствующего акта Администрации города. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа.
При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюции, списания документов дела и дела в архив.
6.2.8. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Лист большого формата, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
6.2.9. Законченные делопроизводством дела переписки постоянного срока хранения по окончании календарного года передаются в общий отдел.
6.2.10. Дела временного срока хранения в течение года хранятся в подразделении, а затем уничтожаются по акту установленной формы, который согласовывается с общим отделом и утверждается руководителем подразделения.
6.3. Сотрудники аппарата Администрации города допускаются к работе с архивными делами и документами, находящимися на хранении в общем отделе.
Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам подразделений для работы в помещении под расписку в журнале выдачи документов.
Сотрудники аппарата Администрации города несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов в соответствии с действующим законодательством.
Запрещается изъятие документов из дел, передача сотрудниками подразделений архивных документов или их копий сотрудникам других организаций.
При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
6.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Экспертиза научной и практической ценности документов.
Экспертиза ценности документов - это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) Администрации города. Экспертная комиссия назначается мэром города и возглавляется управляющим делами Администрации города. Заседания ЭК протоколируются и проводятся по мере необходимости.
Экспертная комиссия выполняет следующие задачи:
- рассматривает проекты номенклатур дел Администрации города и структурных подразделений;
- организует ежегодный отбор документов и дел на хранение и к уничтожению;
- рассматривает описи на дела постоянного хранения, описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), выносит решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Государственного архива;
- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
Непосредственный отбор дел на постоянное и временное хранение, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения проводят сотрудники структурных подразделений Администрации города, ответственные за делопроизводство. Результаты этой работы проверяются членами ЭК и рассматриваются на заседаниях комиссии.
Отбор документов к уничтожению оформляется актом. Акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются председателем и членами комиссии.
Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК Государственного архива.
7. Изготовление и использование печатей и штампов
7.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации города, производится по решению зам.мэра, управляющего делами.
Заявка на изготовление печатей и штампов подписывается зам.мэра города, управляющим делами.
7.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в лицензионно-регистрационном отделе и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
7.3. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации разрешается иметь в Администрации города, во всех департаментах Администрации города, финансово-казначейском Комитете, при выполнении ими отдельных государственно-властных полномочий.
Гербовая печать Администрации города ставится:
- финансовые документы (платежки, чеки, доверенности, соглашения):
- Приветственные адреса, Почетные грамоты, Благодарственные письма Администрации города;
- наградные листы на государственные и правительственные награды;
- удостоверения на проезд детям-инвалидам детства;
- удостоверения к медали за доблестный труд в годы Великой Отечественной войны;
- ходатайства Администрации города на присвоение звания “Ветеран труда”;
- разрешение на изготовление печатей и штампов;
- договоры: безвозмездной передачи жилых квартир в долевую собственность, купли-продажи квартир в муниципальный жилищный фонд, о безвозмездной передаче квартир в муниципальный жилищный фонд, аренды земли;, об обязательстве предпринимателей об использовании помещений по назначению, о передаче средств в фонд развития городского хозяйства;
- акты выбора и обследования земельного участка;
- разрешение на перепланировку жилого или нежилого помещения;
- заключение о переводе из состава жилого фонда в нежилой и наоборот;
- паспорта: на киоски, торговые павильоны, остановочные комплексы, на благоустройство, уборку и содержание участка городской территории;
- уставы и учредительные договора юридических лиц;
- лицензии;
- свидетельства: о государственной регистрации (перерегистрации) юридических лиц, о государственной регистрации предприятий, частных предпринимателей, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица, о регистрации хозяйствующего субъекта, занимающегося розничной продажей пива и алкогольной продукцией в ночное время;
- постановления и планы работы Комиссии по чрезвычайным ситуациям.
Простые круглые печати имеют следующие структурные подразделения:
- общий отдел Администрации города;
- лицензионно-регистрационный отдел;
- Управление персоналом;
- Департамент социальной политики;
- отдел здравоохранения Департамента социальной политики;
- отдел образования ДСП;
- отдел опеки, попечительства и защиты прав несовершеннолетних ДСП;
- бухгалтерия ДЖКХ;
- общий отдел ДМИиПР;
- бухгалтерия ДМИиПР;
- отдел аренды муниципального недвижимого имущества ДМИиПР;
- отдел жилищной политики и строительства ДРГХ;
- отдел архитектуры и градостроительства ДРГХ;
- инспекция госархстройнадзора ДРГХ.
Печать общего отдела ставится на копиях постановлений Администрации, всех видов распоряжений мэра города, писем, уставов, учредительных договоров, на больничных листах, на архивных справках, на командировочных листах.
Печать управления персоналом ставится в трудовых книжках, больничных листах, выписках из трудовых книжек.
Простые круглые мастичные печати, без изображения государственной символики, ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, справках.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
7.4. Об утере печати или штампа незамедлительно ставить в известность заместителя мэра города, управляющего делами Администрации города.
7.5. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в лицензионно-регистрационный отдел, где они уничтожаются по акту.
7.6. Контроль за использованием печатей и штампов, их сохранность возлагается на руководителей подразделений.
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
ПЕРЕЧЕНЬ
нерегистрируемых документов
1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.
2. Статистические отчеты, бюллетени, сборники.
3. Сводки.
4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, кроме
присланных из вышестоящих организаций.
5. Книги, газеты, журналы.
6. Рекламные материалы.
7. Графики, заявки, разнарядки.
8. Учебные планы, программы (без сопроводительных писем).
9. Документы на иностранных языках без перевода.
10. Планы основных мероприятий управлений, комитетов, отделов.
Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
“____” ______________ г. N ________
Курган
+ +
Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
ГЛАВА ГОРОДСКОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, МЭР ГОРОДА КУРГАНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
“____” ______________ г. N ______
Курган
+ +
Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
ГЛАВА ГОРОДСКОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, МЭР ГОРОДА КУРГАНА
Вх. N____ “____” _________________ 200__г.
Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА ГОРОДА КУРГАНА
Вх. N____ “____” _________________ 200__г.
Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА ГОРОДА КУРГАНА,
ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ
Вх. N____ “____” _________________ 200__г.
Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА ГОРОДА КУРГАНА,
ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА ПО УПРАВЛЕНИЮ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНЫМ,
ДОРОЖНЫМ ХОЗЯЙСТВОМ И БЛАГОУСТРОЙСТВУ
Вх. N____ “____” _________________ 200__г.
Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА ГОРОДА КУРГАНА,
ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА И
ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО РЫНКА
Вх. N____ “____” _________________ 200__г.
Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА ГОРОДА КУРГАНА,
ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА РАЗВИТИЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА
Вх. N____ “____” _________________ 200__г.
Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА ГОРОДА КУРГАНА,
УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
Вх. N____ “____” _________________ 200__г.
Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА
КУРГАНА
640000, г.Курган,
площадь им.Ленина,
телефон 41-76-51
___________ N _____
на ________________
Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
ДЕПАРТАМЕНТ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ИМУЩЕСТВА И ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО
РЫНКА
640000, г.Курган,
площадь им.Ленина,
телефон 41-77-68
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
ДЕПАРТАМЕНТ СОЦИАЛЬНОЙ
ПОЛИТИКИ
640000, г.Курган,
площадь им.Ленина,
телефон 41-78-04
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
ДЕПАРТАМЕНТ ПО УПРАВЛЕНИЮ
ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНЫМ, ДОРОЖНЫМ
ХОЗЯЙСТВОМ И БЛАГОУСТРОЙСТВУ
640000, г.Курган,
площадь им.Ленина,
телефон 41-79-26
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
ДЕПАРТАМЕНТ РАЗВИТИЯ
ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА
640000, г.Курган,
площадь им.Ленина,
телефон 41-78-40
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
640000, г.Курган,
площадь им.Ленина,
телефон 42-19-61
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
640000, г.Курган,
площадь им.Ленина,
телефон 41-71-49
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
ЛИЦЕНЗИОННО-РЕГИСТРАЦИОННЫЙ
ОТДЕЛ
640000, г.Курган,
площадь им.Ленина,
телефон 2-38-25
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
ФИНАНСОВО-КАЗНАЧЕЙСКИЙ
КОМИТЕТ
640000, г.Курган,
ул.Климова,63а,
телефон 41-71-49
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
Департамент развития
городского хозяйства
ОТДЕЛ ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКИ
И СТРОИТЕЛЬСТВА
640000, г.Курган,
площадь им.Ленина,
телефон 42-10-60
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
Департамент развития
городского хозяйства
ОТДЕЛ АРХИТЕКТУРЫ
И ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА
640000, г.Курган,
ул.Пушкина,83,
телефон 5-32-82
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 22
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
Департамент развития
городского хозяйства
ИНСПЕКЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО
АРХИТЕКТУРНО-СТРОИТЕЛЬНОГО
НАДЗОРА
640000, г.Курган,
ул.Пушкина,83,
телефон 5-45-30
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 23
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
Департамент социальной политики
ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ
640000, г.Курган,
пл.им.Ленина,
телефон 2-71-89
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 24
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
Департамент социальной политики
ОТДЕЛ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
640000, г.Курган,
ул.Томина,44
телефон 2-76-66
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 25
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
Департамент социальной политики
ОТДЕЛ ПО ДЕЛАМ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА
И МОЛОДЕЖИ
640000, г.Курган, пл.им.Ленина,
телефон 2-86-20
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N 26
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
Российская Федерация
Курганская область
Администрация города Кургана
Департамент социальной политики
ОТДЕЛ ОПЕКИ, ПОПЕЧИТЕЛЬСТВА И
ЗАЩИТЫ ПРАВ НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ
640000, г.Курган,
ул.Пушкина,161
телефон 42-16-43
_____________ N ____________
на _________________________
Приложение N27
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
(наименование подразделения)
на ___________ год
|
Индекс подраз- деления |
Индекс вопроса |
Заголовок дела |
Срок хранения |
Примечания |
|
|
|
|
|
|
Директор Департамента И.Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Зав.общим отделом
Администрации города И.Фамилия
Приложение N 28
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Кургана
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Администрации города Кургана
на ___________ год
______________________________________________________
наименование раздела
|
Индекс подраз- деления |
Индекс вопроса |
Заголовок дела |
Срок хранения |
Примечания |
|
|
|
|
|
|
Зав.общим отделом
Администрации города И.Фамилия
ОДОБРЕНО
Протокол заседания Экспертной архивной комиссии
от “____” ___________________ г. N __________